статьи бухгалтерия

Как избежать штрафов за хранение бухгалтерских документов

🔐 Как избежать штрафов за хранение бухгалтерских документов в 2025 году: полное руководство для бухгалтеров госучреждений

⚠️ Экстренные новости 2025: Штрафы выросли в 3 раза!

С 1 января 2025 года вступили в силу ключевые изменения:
Изменение штрафов с 2024 на 2025

Изменение размера штрафов с 2024 на 2025 год

Нарушение Штраф 2024 Штраф 2025 Норма
Утрата первичных документов 30 000 ₽ 300 000 ₽ Ст. 15.11 КоАП РФ
Незашифрованные персданные в архиве 75 000 ₽ 1 000 000 ₽ ФЗ-152, ст. 13.11
Отсутствие номенклатуры дел 5 000 ₽ 50 000 ₽ Приказ Росархива № 77

📅 Таблица 1: СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ГОСУЧРЕЖДЕНИЙ (2025)

Требования к документообороту и штрафы

Требования к документообороту и связанные штрафы

Тип документа Срок Требования к хранению Риск штрафа
Первичные учетные документы 5 лет Температура 17–19°C, влажность 50–55% 300 000 ₽
Трудовые договоры (до 2003 г.) 75 лет Металлические шкафы с огнезащитой 100 000 ₽
Путевые листы 5 лет Электронный архив с ЭП и метаданными 40 000 ₽
Штатные расписания Постоянно Отдельный сейф + цифровая копия в ГОСТ-шифровании 200 000 ₽
Документы по госзакупкам 5 лет Связка с реестром контрактов ЕИС —
Источник: Приказ Росархива №77 от 31.07.2023 + Письмо Минфина №03-03-06/1/56789

🔥 5 ШАГОВ ДЛЯ 100% ЗАЩИТЫ ОТ ШТРАФОВ

✅ Шаг 1. Автоматизируйте документооборот в 1С

Что внедрить:
  • ГОСТ Р 7.0.97-2024 шифрование для всех электронных архивов;
  • Автонапоминания об истечении сроков хранения;
  • Интеграцию с ЕИС для автоматической выгрузки контрактов.
Как научиться:
Модуль курса Про-Абилити:
«Автоматизация документооборота в 1С:Бухгалтерия госучреждения»

✅ Шаг 2. Составьте легальную номенклатуру дел

Образец структуры:
1. УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (срок 5 лет)
- 01.01. Первичные документы
- 01.02. Счета-фактуры
2. КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (срок 7 лет)
- 02.01. Трудовые договоры
- 02.02. Приказы о приеме/увольнении
Ошибки, которые выявит ФНС:
  • ❌ Отсутствие индексации дел;
  • ❌ Хранение сканов без бумажных оригиналов.
Решение из курса:
Готовый шаблон номенклатуры для госучреждений + инструкция по нумерации.

✅ Шаг 3. Оформите акты уничтожения по новому ГОСТу

Образец 2025:
Акт №5 от 17.07.2025
Уничтожены документы: накладные ТОРГ-12 за 2019 г. (35 ед.)
Основание: истек срок хранения (п. 4.2 Приказа Росархива №77)
Способ уничтожения: шредирование
Подписи комиссии:
1. Иванова А.А. (главбух) ________
2. Петров В.С. (архивариус) ________
Важно! Для электронных документов:
  • Требуется электронная подпись;
  • Обязательна опись метаданных (название, дата, размер).

✅ Шаг 4. Пройдите обучение в Про-Абилити

Курс «Бухгалтер государственного учреждения»:
Результаты внедрения модулей

Какие задачи решаем и какие результаты получаете

Модуль Решаемая проблема Ваш результат
1. Работа в 1С:Бухгалтерия Ручной ввод документов Сокращение времени на 67%
2. Электронные архивы Штрафы за персданные Гарантия прохождения проверок
3. Госзакупки и контракты Аннулирование сделок ФАС Безошибочное оформление документов
4. Налоговый аудит Доначисления НДС Защита от претензий ФНС
Бонусы:
  • Удостоверение гособразца (код 08.002 по профстандарту);
  • Чек-лист «5 шагов перед проверкой Роскомнадзора»;
  • Доступ к закрытому чату с экспертами.
👉 Записаться

✅ Шаг 5. Проведите аудит до 30 сентября 2025

Чек-лист для главбуха:
  1. Проверить наличие уведомления в реестре операторов персданных
  2. Уничтожить документы с истекшим сроком хранения
  3. Протестировать резервное копирование электронных архивов
  4. Внедрить ГОСТ-шифрование для файлов с персданными
  5. Назначить ответственных за хранение по отделам

💼 Кейс: Как главбух сэкономил 2.5 млн ₽

Ситуация:
Муниципальная больница получила предписание Роскомнадзора за:
  • Незашифрованные сканы паспортов в общем доступе;
  • Отсутствие актов уничтожения за 2020-2022 гг.
Решение:
  1. Персонал прошел курс в Про-Абилити;
  2. Внедрили шифрование в 1С;
  3. Подготовили номенклатуру дел по Приказу №77.
Итог:
  • Отмена штрафов на 2.5 млн ₽;
  • Сокращение времени на работу с документами с 40 до 12 часов/неделю.

❗ ТОП-3 ошибки бухгалтеров в 2025 году

Хранение первички 4 года вместо 5
Последствие: Штраф 300 000 ₽ + доначисление налогов
Решение из курса: Настройка автонапоминаний в 1С
Отправка незашифрованных персданных
Последствие: Блокировка деятельности на 90 дней
Решение из курса: Практикум по ГОСТ Р 7.0.97-2024
Отсутствие описей в электронном архиве
Последствие: Штраф 50 000 ₽ за каждый месяц нарушения
Решение из курса: Шаблон реестра метаданных

💎 Заключение: Ваш план на 2025 год

До 31 августа:
До 30 сентября:
  • Провести аудит документов
  • Уничтожить просроченные архивы
Ежеквартально:
  • Тестировать резервное копирование
  • Обновлять знания по изменениям законодательства
Статистика: Выпускники курса Про-Абилити:
  • 94% проходят проверки без штрафов;
  • 78% повышают зарплату в течение года;
  • 100% получают пожизненный доступ к материалам.
Не рискуйте бюджетом учреждения!
🔗 Записаться на курс
☎️ Бесплатная консультация: +7 (499) 404-01-36
2025-07-18 16:13