Учебный отпуск и дни проезда: обязан ли работодатель продлевать отпуск и оплачивать дорогу
Учебный отпуск и дни проезда в 2026 году: обязан ли работодатель продлевать отпуск и оплачивать дорогу
Работник, совмещающий работу с обучением в другом городе, часто сталкивается с дилеммой: сессия начинается в среду, а дорога занимает сутки. Должен ли работодатель продлить учебный отпуск на дни проезда? И обязан ли он оплатить дорогу к вузу и обратно? Роструд дал однозначные разъяснения, которые важно учитывать и работникам, и кадровикам.
Короткий ответ: дни проезда к месту учебы и обратно не увеличивают продолжительность учебного отпуска, но работодатель обязан оплатить проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно — один раз в учебном году для заочников, успешно осваивающих аккредитованные программы бакалавриата, специалитета или магистратуры.
Это разъяснение имеет принципиальное значение. Ошибка в расчёте учебного отпуска или отказ в оплате проезда могут привести к трудовому спору, жалобе в ГИТ и административному штрафу.
В этой статье разберём:
что говорит статья 173 ТК РФ об учебном отпуске и оплате проезда;
почему дни проезда не увеличивают отпуск;
какова позиция Роструда и судебная практика;
как правильно оформить учебный отпуск и оплату проезда;
типичные ошибки работодателей;
экспертное мнение руководителя учебного центра PRO-ABILITY Евгения Красавина.
Что говорит статья 173 ТК РФ: учебный отпуск и оплата проезда
Статья 173 ТК РФ устанавливает гарантии работникам, совмещающим работу с получением высшего образования по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета или магистратуры.
Продолжительность учебного отпуска
Работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка для:
прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах — по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов — по 50 календарных дней (при освоении программ в сокращённые сроки на втором курсе — 50 календарных дней);
прохождения государственной итоговой аттестации — до четырёх месяцев в соответствии с учебным планом.
Оплата проезда к месту учёбы
Работникам, успешно осваивающим аккредитованные программы бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной форме обучения, работодатель один раз в учебном году оплачивает проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно.
Важно: для студентов очно-заочной формы обучения оплата проезда не предусмотрена — это гарантия только для заочников.
Почему дни проезда не увеличивают учебный отпуск
Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф» разъяснил: время, затраченное на поездку к вузу и обратно, не продлевает срок учебного отпуска.
Пример
Если в справке-вызове указан период с 9 по 22 августа, то отпуск будет оформлен строго на эти даты. Дополнительные сутки на дорогу не прибавляются.
Что это означает на практике
Работник вправе уехать раньше или вернуться позже, однако эти дни не будут считаться частью оплачиваемого учебного отпуска. Они могут быть оформлены как:
отпуск без сохранения заработной платы — по согласованию с работодателем;
ежегодный оплачиваемый отпуск — если работник хочет присоединить его к учебному;
отгулы — если они есть в наличии.
Позиция Роструда: отпуск определяется справкой-вызовом
Ведомство подчёркивает: даты начала и окончания учебного отпуска указаны в справке-вызове образовательной организации, и работодатель не вправе переносить эти даты.
Исключение: когда дни проезда всё же добавляются
Существует важное исключение из общего правила. Согласно статье 173.1 ТК РФ, для работников, осваивающих программы подготовки научно-педагогических кадров (аспирантура, адъюнктура и т.д.), к дополнительному отпуску добавляется время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно, с сохранением среднего заработка.
Ключевой вывод: для бакалавриата, специалитета и магистратуры дни проезда не добавляются, для аспирантуры — добавляются.
Судебная практика: оплата проезда вне зависимости от дат выезда
Судебная практика подтверждает: работодатель обязан оплатить проезд к месту учёбы и обратно, даже если работник выехал к месту учёбы задолго до начала сессии.
Дело № 88-2704/2024 (Девятый КСОЮ)
Работница трудилась инженером и заочно училась в колледже. Учебный отпуск был предоставлен с 27 октября по 30 ноября 2022 года. Авиабилет она купила 20 сентября, а фактически выехала к месту учёбы 7 октября — за 20 дней до начала сессии.
Работодатель отказал в оплате проезда, ссылаясь на ранний выезд. Однако суды трёх инстанций встали на сторону работницы: в законодательстве нет ограничений к сроку и порядку приобретения билетов, а также к выезду в учебный отпуск. Работодатель обязан компенсировать стоимость проезда вне зависимости от того, на какие дни приходятся отъезд и возвращение.
Вывод для работодателей: не отказывайте в оплате проезда только потому, что работник выехал раньше начала сессии. Закон этого не запрещает.
Как правильно оформить учебный отпуск и оплату проезда
Шаг
Действие
Что важно
Для учебного отпуска
1
Получить справку-вызов от образовательной организации
Указывает период и основание отпуска
2
Проверить наличие государственной аккредитации программы
Без аккредитации гарантии не действуют
3
Издать приказ о предоставлении учебного отпуска
Указать даты строго по справке-вызову
4
Рассчитать средний заработок
За дни учебного отпуска
5
Оформить отпуск без сохранения зарплаты на дни проезда (если необходимо)
По согласованию с работником
Для оплаты проезда
1
Получить заявление от работника об оплате проезда
С приложением проездных документов
2
Проверить, является ли работник заочником
Только для заочной формы обучения
3
Проверить, оплачивался ли проезд в текущем учебном году
Один раз в учебном году
4
Возместить стоимость проезда
По фактическим расходам, подтверждённым документами
5
Сохранить документы
Для подтверждения обоснованности расходов
Типичные ошибки работодателей
Ошибка 1. Продление учебного отпуска на дни проезда
Некоторые кадровики по инерции добавляют к учебному отпуску дни на дорогу. Это не соответствует закону — продолжительность отпуска определяется справкой-вызовом.
Ошибка 2. Отказ в оплате проезда из-за «раннего» выезда
Судебная практика однозначна: ранний выезд к месту учёбы не является основанием для отказа в оплате проезда. Работодатель обязан возместить расходы.
Ошибка 3. Оплата проезда очно-заочникам
Гарантия по оплате проезда предусмотрена только для заочной формы обучения. Очно-заочникам проезд не оплачивается.
Ошибка 4. Оплата проезда более одного раза в учебном году
Проезд оплачивается один раз в учебном году. Если работник ездил на сессию дважды, оплачивается только одна поездка.
Ошибка 5. Требование документов, не предусмотренных законом
Для оплаты проезда достаточно заявления работника, проездных документов и справки-вызова. Требование дополнительных документов (например, справки с места учёбы о том, что работник действительно был на сессии) не предусмотрено законом.
Чек-лист: учебный отпуск и оплата проезда
№
Вопрос
Ответ
1
Программа имеет государственную аккредитацию?
Если нет — гарантии не действуют
2
Форма обучения — заочная?
Оплата проезда — только для заочников
3
Работник успешно осваивает программу?
Обязательное условие
4
Учебный отпуск оформлен по справке-вызову?
Даты строго по справке
5
Дни проезда добавлены к отпуску?
Нет, не добавляются
6
Проезд оплачен один раз в учебном году?
Да, не более
7
Работник выехал раньше начала сессии?
Это не основание для отказа в оплате
8
Сохранены документы?
Заявление, билеты, справка-вызов
Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY
Евгений Красавин, руководитель учебного центра PRO-ABILITY, эксперт по кадровому учёту и трудовому праву:
«Разъяснение Роструда — это важное напоминание для кадровиков и бухгалтеров: не путайте продолжительность учебного отпуска и оплату проезда. Это две разные гарантии, и они регулируются по-разному.
Первое, на что я хочу обратить внимание: дни проезда не увеличивают отпуск. Это правило действует для бакалавриата, специалитета и магистратуры. Работник может уехать раньше или вернуться позже, но эти дни не будут оплачены как учебный отпуск. Если он хочет получить за них деньги — нужно оформлять ежегодный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты. Кадровик должен чётко объяснить это работнику, чтобы избежать конфликта.
Второе: оплата проезда — это отдельная обязанность работодателя. Даже если дни в пути не входят в учебный отпуск, расходы на дорогу подлежат компенсации. Причём, как показывает судебная практика, ранний выезд не является основанием для отказа. Работник купил билет за месяц до сессии? Это его право. Закон не устанавливает требований к срокам приобретения билетов.
Третье: оплата проезда — только для заочников. Очно-заочная форма обучения не даёт права на компенсацию проезда. Это важно проверять при оформлении.
Четвёртое: проезд оплачивается один раз в учебном году. Если работник ездил на сессию дважды, компенсируется только одна поездка. Работодатель вправе выбрать, какую именно, но на практике оплачивается первая поездка в учебном году.
Пятое: для аспирантов — особые правила. Статья 173.1 ТК РФ прямо предусматривает, что к учебному отпуску аспиранта добавляется время на проезд с сохранением среднего заработка. Это исключение, и его нужно знать.
Шестое: не требуйте лишних документов. Для оплаты проезда достаточно заявления, билетов и справки-вызова. Требование дополнительных подтверждений от вуза — избыточно и может быть расценено как нарушение.
Мой совет кадровикам и бухгалтерам: проверьте свои локальные акты и практику. Если у вас есть работники-заочники, убедитесь, что вы правильно оформляете учебные отпуска и оплачиваете проезд. Ошибка в расчёте может привести к спору, а отказ в оплате проезда — к жалобе в ГИТ. И самое главное — объясните работникам их права. Многие не знают, что проезд можно оплатить даже при раннем выезде. Одна консультация может сэкономить часы споров».
Итог: коротко о главном
Дни проезда к месту учёбы не увеличивают учебный отпуск — продолжительность определяется справкой-вызовом (ст. 173 ТК РФ).
Работодатель обязан оплатить проезд заочникам, успешно осваивающим аккредитованные программы бакалавриата, специалитета или магистратуры, один раз в учебном году.
Ранний выезд к месту учёбы не является основанием для отказа в оплате проезда (судебная практика: определение Девятого КСОЮ от 28.03.2024 № 88-2704/2024).
Для очно-заочной формы оплата проезда не предусмотрена.
Для аспирантов дни проезда добавляются к учебному отпуску с сохранением среднего заработка (ст. 173.1 ТК РФ).
Дни проезда могут быть оформлены как отпуск без сохранения зарплаты или ежегодный отпуск — по согласованию сторон.
Для оплаты проезда достаточно заявления, билетов и справки-вызова.
Чек-лист: проверьте аккредитацию, форму обучения, успеваемость, сроки и документы.
Учебный отпуск и оплата проезда — это две разные гарантии, и их нельзя смешивать. Дни проезда не продлевают отпуск, но работодатель обязан компенсировать дорогу заочникам. Соблюдайте эти правила — и вы защитите и работника, и организацию от споров и штрафов.