Удержание подотчетных сумм из зарплаты: лимит 20%, разъяснение Роструда в 2026 году
Удержание из зарплаты за подотчет: сколько можно удержать и как не нарушить закон
📌 Введение: когда подотчет становится проблемой
Ситуация, знакомая каждому бухгалтеру и кадровику: сотруднику выдали деньги под отчет, но он не отчитался и не вернул остаток. Возникает вопрос — можно ли удержать эту сумму из его заработной платы и в каком размере? Можно ли забрать всю зарплату, чтобы погасить долг?
Роструд в своем разъяснении дал четкий ответ: нельзя удерживать всю заработную плату за невозвращенные подотчетные суммы. На практике это означает, что даже при наличии законных оснований для удержания, работодатель обязан соблюдать ограничения, установленные Трудовым кодексом. В этой статье мы детально разберем, как правильно удерживать подотчетные суммы из зарплаты, какие лимиты действуют и как избежать нарушения трудового законодательства.
1. Правовое основание для удержания подотчетных сумм
Основанием для удержания из заработной платы невозвращенных подотчетных сумм является статья 137 Трудового кодекса РФ.
1.1. Что говорит статья 137 ТК РФ
Согласно статье 137 ТК РФ, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться:
для возмещения неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы;
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность;
в других случаях, предусмотренных законом.
Таким образом, невозвращенные подотчетные суммы прямо относятся к случаям, когда работодатель вправе произвести удержание.
1.2. Условия для законного удержания
Для того чтобы удержание было законным, необходимо соблюдение двух ключевых условий:
Условие
Содержание
Срок
Решение об удержании должно быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса
Согласие
Работник не оспаривает основания и размеры удержания
Важно: если работник не согласен с удержанием или пропущен месячный срок, взыскать задолженность можно только через суд. При этом работодатель обязан получить письменное согласие работника на удержание.
2. Главное ограничение: 20% от зарплаты
2.1. Общее правило
Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику после удержания налогов. Это правило прямо установлено статьей 138 Трудового кодекса РФ.
Важно: лимит в 20% применяется ко всем удержаниям по инициативе работодателя, включая удержание подотчетных сумм.
2.2. Что означает 20% на практике
Это означает, что работодатель не может единовременно удержать всю сумму долга из одной заработной платы. Например:
Если заработная плата работника составляет 50 000 рублей, за один раз можно удержать не более 10 000 рублей.
Оставшаяся часть долга удерживается в последующие месяцы, пока задолженность не будет погашена полностью.
2.3. Исключения из правила 20%
В исключительных случаях, предусмотренных федеральными законами, размер удержаний может достигать 50%. Однако это касается удержаний по исполнительным документам (алименты, возмещение вреда и т.п.) и не распространяется на удержание подотчетных сумм.
Важно: лимит в 20% действует при каждой выплате заработной платы. Если зарплата выплачивается двумя частями (аванс и окончательный расчет), удерживать можно не более 20% от каждой выплаты.
3. Пошаговый порядок действий для работодателя
Шаг 1. Установите срок для отчета
При выдаче денег под отчет установите срок, в течение которого сотрудник обязан отчитаться. Обычно это 3 рабочих дня после окончания срока, на который выданы деньги.
Шаг 2. Зафиксируйте факт невозврата
Если сотрудник не отчитался в установленный срок и не вернул остаток, зафиксируйте этот факт документально.
Шаг 3. Примите решение об удержании
Работодатель вправе принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса.
Шаг 4. Получите согласие работника
Удержание допускается при условии, что работник не оспаривает основания и размеры удержания. Если работник не согласен — только суд.
Шаг 5. Издайте приказ
Оформите приказ об удержании, ознакомьте с ним работника под подпись.
Шаг 6. Произведите удержание
Удерживайте не более 20% от каждой выплаты заработной платы до полного погашения долга.
4. Ответы на частые вопросы
Вопрос 1: Можно ли удержать всю зарплату, если долг большой?
Ответ:Нет. Даже если долг превышает сумму заработной платы, работодатель не имеет права удерживать более 20% от каждой выплаты. Остаток долга удерживается в последующие месяцы.
Вопрос 2: Можно ли удержать больше 20%, если работник согласен?
Ответ:Нет. Статья 138 ТК РФ устанавливает императивное ограничение — не более 20% от выплаты. Согласие работника не отменяет это ограничение.
Вопрос 3: Можно ли удержать подотчетные суммы из отпускных?
Ответ: Да, но с соблюдением того же ограничения — не более 20% от суммы отпускных.
Вопрос 4: Что делать, если месячный срок для удержания пропущен?
Ответ: Если работодатель не принял решение об удержании в течение одного месяца со дня окончания срока возврата аванса, взыскать задолженность можно только через суд.
Вопрос 5: Нужно ли удерживать НДФЛ с удержанной суммы?
Ответ: Удержание производится из суммы заработной платы после удержания НДФЛ. Сначала исчисляется и удерживается НДФЛ, а от оставшейся суммы рассчитывается 20% для удержания.
Вопрос 6: Можно ли удержать подотчетную сумму, если работник увольняется?
Ответ: Да, но при увольнении также действует ограничение в 20% от всех выплат, причитающихся работнику (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.). Полностью лишить сотрудника расчета при увольнении нельзя.
5. Практические рекомендации
Для работодателей
Соблюдайте сроки — решение об удержании должно быть принято в течение месяца.
Получайте согласие работника — без него удержание незаконно.
Не превышайте лимит 20% — даже если работник согласен на большее.
Документируйте все этапы — фиксируйте факт невозврата, приказ об удержании, ознакомление работника.
При пропуске срока — обращайтесь в суд — иной способ взыскания невозможен.
Для работников
Знайте свои права — работодатель не может удержать более 20% от вашей зарплаты.
Не соглашайтесь на незаконное удержание — даже если вы должны, удержание должно быть законным.
Оспаривайте нарушения — если работодатель удержал больше 20% или без вашего согласия, обращайтесь в трудовую инспекцию или в суд.
6. Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY
Евгений Красавин — руководитель учебного центра PRO-ABILITY, эксперт в сфере трудового права, кадрового делопроизводства и управления персоналом.
«Разъяснение Роструда по удержанию подотчетных сумм — это важный сигнал для всех работодателей. Многие компании пытаются удержать всю сумму долга из зарплаты сотрудника, считая, что раз он не отчитался, то и права на деньги не имеет. Это грубая ошибка.
Почему нельзя удерживать всю зарплату
Статья 138 ТК РФ устанавливает императивное ограничение — не более 20% от выплаты. Это правило действует независимо от размера долга и независимо от согласия работника. Даже если работник согласен на удержание всей суммы, работодатель не имеет права нарушать этот лимит. Исключений для подотчетных сумм нет.
Главные риски для работодателя
Если удержать больше 20% — это нарушение трудового законодательства. Работник может обратиться в трудовую инспекцию, и работодателя оштрафуют по статье 5.27 КоАП РФ.
Если пропустить месячный срок — удержать можно только через суд. А судебное взыскание — это время, деньги и репутационные риски.
Если не получить согласие работника — удержание может быть признано незаконным, даже если сумма не превышает 20%.
Что я рекомендую работодателям
Соблюдайте процедуру. Установите срок для отчета, зафиксируйте невозврат, примите решение в течение месяца, получите согласие работника, издайте приказ. Пропуск любого этапа может сделать удержание незаконным.
Не пытайтесь «обойти» лимит 20%. Некоторые работодатели пытаются удержать больше, оформляя это как «добровольное согласие» работника. Это не работает — суд признает такое удержание незаконным.
Если долг большой — растягивайте удержание на несколько месяцев. Это законно и безопасно.
Обучайте сотрудников. В PRO-ABILITY мы разбираем эту тему на практических занятиях. Понимание правил удержания подотчетных сумм — это навык, который защищает и работодателя, и работника».