Электронная подпись во время больничного: можно ли подписывать документы
Правовой статус работника на больничном
Нахождение на больничном листе — это период временной нетрудоспособности, когда работник по закону освобожден от исполнения своих трудовых обязанностей. Согласно Трудовому кодексу РФ, время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению . Этот принцип распространяется и на период болезни.
Хотя электронная подпись технически позволяет подписывать документы из любого места, юридически нахождение на больничном означает, что работник не должен выполнять свою работу. Подписание служебных документов, включая протоколы подведения итогов закупок и проекты контрактов по 44-ФЗ, считается исполнением трудовой функции, что прямо запрещено во время болезни .
Риски использования ЭП во время больничного
Использование электронной подписи сотрудником, находящимся на больничном, создает серьезные правовые риски как для самого работника, так и для работодателя.
Для работника: Факт подписания документов может быть расценен как нарушение режима больничного листа, что может повлечь за собой снижение размера пособия по временной нетрудоспособности. Для работодателя:
Споры о законности закупки. Контрагент или контролирующий орган могут оспорить действительность контракта, если будет установлено, что он подписан неуполномоченным лицом или лицом, которое в момент подписания не имело права выполнять трудовые функции. В указывается, что несовпадение фактического подписанта с лицом, указанным в преамбуле контракта, может стать основанием для споров о его заключенности.
Административная ответственность. Возможно привлечение к ответственности за нарушение трудового законодательства.
Законные альтернативы для подписания документов
Наиболее безопасный и законный путь — заблаговременно выстроить в организации систему замещения ключевых сотрудников. Вот несколько правильных вариантов:
Оформление доверенности. Руководитель организации может выдать доверенность другому сотруднику (например, заместителю) на право подписания определенных документов в сфере закупок . Это прямое и прозрачное решение.
Издание приказа о временном замещении. Если трудовой договор и должностная инструкция сотрудника предусматривают возможность замещения, можно издать приказ о возложении его обязанностей на другого работника на период болезни.
Заказ ЭП на уполномоченное лицо. Для участия в электронных процедурах по 44-ФЗ требуется усиленная квалифицированная электронная подпись . На время отсутствия основного специалиста можно оперативно оформить такую подпись на сотрудника, который будет его замещать.
Важно: передавать свою личную электронную подпись другому человеку запрещено законом, так как она является персональным средством идентификации и ее владелец обязан обеспечивать конфиденциальность ключа .
Что делать, если документы нужно подписать срочно
Если возникла срочная необходимость подписать документ по 44-ФЗ, а ответственный сотрудник на больничном, алгоритм действий должен быть следующим:
Определить сотрудника, уполномоченного на подписание. Это должен быть работник, в чьи должностные обязанности входит данная функция, либо на которого оформлена доверенность.
Убедиться, что у этого сотрудника есть действующая ЭП. Для работы в ЕИС и на электронных площадках требуется именно квалифицированная электронная подпись .
Подписать документ правильной ЭП. Протоколы и контракты по 44-ФЗ должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика .
Заключение
Использование электронной подписи специалистом по закупкам во время нахождения на больничном листе является нарушением трудового законодательства и связано с значительными рисками для организации. Такой шаг может поставить под сомнение легитимность всей проведенной закупочной процедуры.
Грамотное кадровое планирование, заблаговременное оформление доверенностей и наличие электронных подписей у нескольких уполномоченных сотрудников позволят обеспечить соблюсти все требования закона.