статьи кадры

Смена паспорта: как оформить трудовой договор — разъяснения Роструда 2026

Смена паспорта и трудовой договор: разъяснения Роструда

Введение: почему вопрос актуален

Кадровики и бухгалтеры регулярно сталкиваются с ситуацией: сотрудник меняет паспорт в 20 или 45 лет, а новый документ ещё не получен. Можно ли заключать трудовой договор по старому паспорту? Как быть, если старый паспорт уже сдан? Нужно ли перезаключать договор после получения нового документа? Эти вопросы создают неопределённость и риски для работодателей.
Роструд в официальных разъяснениях дал чёткие ответы на все эти вопросы. Ведомство подтвердило: старый паспорт остаётся действительным 90 дней, и в этот период трудовой договор можно спокойно оформлять на основании старого документа. А если паспорт уже сдан, на помощь приходит временное удостоверение личности, которое выдаётся территориальным органом МВД.
В этой статье разберём пошаговый алгоритм действий для работодателя, нормативное обоснование и ответы на самые частые вопросы.

1. Нормативная база: что говорит закон

1.1. Трудовой кодекс РФ

Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, в трудовом договоре обязательно указываются сведения о документах, удостоверяющих личность работника. При этом статья 65 ТК РФ устанавливает, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Это означает, что работодатель не обязан требовать именно паспорт — закон допускает использование других документов, подтверждающих личность.

1.2. Положение о паспорте гражданина РФ

Ключевой документ, регулирующий сроки действия паспорта, — Положение о паспорте гражданина Российской Федерации, утверждённое постановлением Правительства РФ от 23 декабря 2023 г. № 2267.
Согласно пункту 24 этого Положения, старый паспорт остаётся действительным:
  • до дня оформления нового паспорта;
  • но не более 90 календарных дней после наступления обстоятельств, требующих замены паспорта.
Такими обстоятельствами являются достижение 20-летнего или 45-летнего возраста, а также смена фамилии, имени или отчества.

1.3. Исключение для граждан за пределами РФ

Если гражданин находится за пределами России, срок действия старого паспорта продлевается до 30 календарных дней после прибытия на территорию Российской Федерации.

2. Заключение трудового договора по старому паспорту

2.1. Главное правило: 90 дней — законный срок

Роструд разъяснил, что в течение 90 дней после наступления обстоятельств, требующих замены паспорта, можно заключать трудовой договор по старому паспорту.
Это означает, что если сотрудник достиг 20 или 45 лет, но новый паспорт ещё не оформил, работодатель вправе:
  • принять его на работу на основании старого паспорта;
  • внести в трудовой договор старые паспортные данные.
Важно: паспорт считается действительным в течение всего этого срока, поэтому никаких нарушений трудового законодательства в этом нет.

2.2. Что делать после получения нового паспорта

После того как сотрудник получит новый паспорт, работодатель обязан внести изменения в сведения о документе, удостоверяющем личность, указанные в трудовом договоре.
Изменения вносятся путём зачеркивания старых паспортных данных и указания новых. На практике это оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору или путём внесения исправлений непосредственно в текст договора с заверением подписями сторон.

3. Если старый паспорт сдан, а новый ещё не получен

3.1. Временное удостоверение личности — выход из ситуации

Если сотрудник уже сдал старый паспорт для замены, а новый ещё не получил, он не может предъявить паспорт. Однако это не препятствие для заключения трудового договора.
Роструд разъяснил: в этой ситуации работник вправе предъявить иной документ, удостоверяющий личность. В частности, временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации.

3.2. Как получить временное удостоверение личности

Временное удостоверение личности выдаётся территориальным органом МВД России на период оформления нового паспорта.
Порядок получения:
  1. Обратиться в отделение по вопросам миграции МВД России.
  2. Предъявить заявление о выдаче временного удостоверения.
  3. Документ выдаётся в день обращения.
  4. Удостоверение действует до получения нового паспорта.

3.3. Работодатель не вправе отказать

Важно: работодатель не имеет права отказать в приёме на работу только на том основании, что у соискателя вместо паспорта временное удостоверение личности. Этот документ имеет такую же юридическую силу для подтверждения личности.

4. Как правильно внести изменения в трудовой договор

4.1. Когда нужно вносить изменения

Изменения в трудовой договор вносятся после получения работником нового паспорта. В этот момент старые паспортные данные теряют актуальность, и их необходимо заменить на новые.

4.2. Способы внесения изменений

Способ Описание
Дополнительное соглашение Наиболее распространённый способ. Стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются новые паспортные данные
Исправление в тексте договора Старые данные зачёркиваются, новые вписываются, исправление заверяется подписями сторон

4.3. Нужно ли оформлять приказ

При смене паспортных данных не требуется издавать отдельный приказ о внесении изменений в трудовой договор. Однако при изменении фамилии работника необходимо издать приказ о внесении соответствующих изменений в документы по учёту труда (личную карточку и другие кадровые документы).

4.4. Обязанность работника уведомить работодателя

Рекомендуется включить в трудовой договор условие о том, что работник обязан известить работодателя о смене паспортных данных в установленный срок. Это позволит работодателю своевременно внести необходимые изменения в кадровые документы.

5. Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли заключить трудовой договор по старому паспорту, если прошло уже 60 дней после дня рождения?

Ответ: Да, можно. Старый паспорт остаётся действительным в течение 90 календарных дней после наступления обстоятельств, требующих замены. В этот период трудовой договор можно заключать на основании старого документа.

Вопрос 2: Что делать, если работник принят по старому паспорту, а новый так и не получил?

Ответ: Работодатель должен периодически напоминать работнику о необходимости получения нового паспорта и внесения изменений в трудовой договор. Если работник уклоняется от этой обязанности, рекомендуется зафиксировать это документально (служебная записка, акт).

Вопрос 3: Нужно ли перезаключать трудовой договор после получения нового паспорта?

Ответ: Нет, перезаключать договор не нужно. Достаточно внести изменения в сведения о документе, удостоверяющем личность.

Вопрос 4: Можно ли принять на работу по временному удостоверению личности?

Ответ: Да, можно. Временное удостоверение личности является документом, удостоверяющим личность, и работодатель не вправе отказать в приёме на работу на этом основании.

Вопрос 5: Что будет, если работодатель не внесёт изменения в трудовой договор после смены паспорта?

Ответ: Формально это не является грубым нарушением, но может создать проблемы при проверках. Рекомендуется вносить изменения своевременно, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.

6. Пошаговый алгоритм для работодателя

Шаг Действие Пояснение
1 Проверьте срок действия паспорта Если паспорт действителен (в т.ч. в течение 90 дней после наступления обстоятельств), можно принимать сотрудника
2 Если паспорт сдан — запросите временное удостоверение Работник обращается в МВД, получает удостоверение в день обращения
3 Заключите трудовой договор Внесите данные из предъявленного документа (паспорта или временного удостоверения)
4 После получения нового паспорта — внесите изменения Оформите дополнительное соглашение или исправьте данные в тексте договора
5 Обновите личную карточку и другие кадровые документы При изменении фамилии издайте соответствующий приказ

Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY

Евгений Красавин — руководитель учебного центра PRO-ABILITY, эксперт в сфере трудового права, кадрового делопроизводства и управления персоналом.
«Разъяснение Роструда по вопросу смены паспорта — это долгожданная ясность для кадровых служб. Раньше многие работодатели боялись принимать сотрудников по старому паспорту или в период его замены, опасаясь, что это будет расценено как нарушение. Теперь позиция регулятора чётко зафиксирована: в течение 90 дней старый паспорт — законный документ.
Что важно понять кадровикам
  1. 90 дней — это не рекомендация, а законодательный срок. Пункт 24 Положения о паспорте (Постановление № 2267) прямо устанавливает этот период. В течение этого времени паспорт считается действительным, и никаких рисков для работодателя нет.
  2. Временное удостоверение личности — полноценная замена паспорту. Если сотрудник сдал старый паспорт, а новый ещё не получил, не нужно ждать — достаточно запросить временное удостоверение. Оно выдаётся в день обращения и действует до получения нового паспорта. Отказ в приёме на работу на основании временного удостоверения — это нарушение трудового законодательства.
  3. Изменения в трудовой договор — это не перезаключение. Многие ошибочно полагают, что нужно расторгать старый договор и заключать новый. Это не так. Достаточно оформить дополнительное соглашение или внести исправления в текст договора.
Практический совет
Включите в трудовой договор условие об обязанности работника уведомлять работодателя о смене паспортных данных в течение определённого срока (например, 5 рабочих дней). Это поможет вам своевременно вносить изменения и избежать проблем при проверках.
Ошибка, которую стоит избегать
Самая частая ошибка — игнорирование необходимости внесения изменений после получения нового паспорта. Да, формально трудовой договор не становится недействительным, но в кадровых документах и личной карточке должны быть актуальные данные. Своевременное обновление информации — это не просто формальность, а защита от возможных споров и претензий».

Заключение: что нужно запомнить

Роструд разъяснил порядок оформления трудового договора при смене паспорта. Ключевые выводы:
Вопрос Ответ
Можно ли заключить договор по старому паспорту? Да, в течение 90 дней после наступления обстоятельств, требующих замены
Что делать, если паспорт сдан, а новый не получен? Использовать временное удостоверение личности гражданина РФ
Нужно ли перезаключать договор после получения нового паспорта? Нет, достаточно внести изменения
Как оформляются изменения? Дополнительным соглашением или исправлением в тексте договора
Нормативный документ Постановление Правительства РФ от 23.12.2023 № 2267
Главные правила для работодателей:
  1. В течение 90 дней после наступления обстоятельств, требующих замены паспорта, старый документ действителен — можно смело заключать трудовой договор.
  2. Если старый паспорт сдан — требуйте от сотрудника временное удостоверение личности, выдаваемое МВД.
  3. После получения нового паспорта — внесите изменения в трудовой договор и личную карточку.
  4. Не отказывайте в приёме на работу из-за отсутствия паспорта, если есть другой документ, удостоверяющий личность.
2026-07-31 15:42