статьи кадры

Учёт рабочего времени дистанционных сотрудников: законные способы и нюансы доказательств — Определение Первого КСОЮ № 88‑7805/2026

Можно ли вести учёт рабочего времени дистанционного сотрудника с помощью ПО? Разбор судебной практики и законодательства 2026

📌 Введение

Удалённая работа стала привычной реальностью. Однако с ней пришли и новые вызовы для работодателей — прежде всего в части учёта рабочего времени и оплаты труда. Использование специализированного программного обеспечения (ПО) для контроля за дистанционным сотрудником — это эффективный инструмент, но его данные могут быть оспорены в суде.
Спор между дистанционным работником и работодателем о взыскании невыплаченной зарплаты дошёл до Первого кассационного суда общей юрисдикции (Первый КСОЮ). В определении от 10 марта 2026 года № 88‑7805/2026 судьи разобрали ключевую коллизию: можно ли полагаться исключительно на ПО для фиксации рабочего времени и расчёта заработной платы.
В этой статье мы детально разберём правовую позицию суда, требования закона к учёту труда удалёнщиков и дадим практические рекомендации, как избежать финансовых потерь и судебных исков.

⚖️ Фабула дела и правовая позиция Первого КСОЮ

1.1. Что произошло

Работник, трудящийся дистанционно, обратился в суд с требованием взыскать с работодателя невыплаченную заработную плату. Свои требования он обосновал тем, что работал в соответствии с установленным трудовым договором режимом (40-часовая рабочая неделя). Следовательно, он имел право на оплату в полном объёме.
Работодатель возражал. Он утверждал, что расчёт производился исходя из фактически отработанного времени. Для его фиксации применялось специализированное программное обеспечение (ПО), которое, по мнению компании, объективно отражало присутствие сотрудника на «рабочем месте» и время его активности.

1.2. Основные доводы сторон

Сторона Аргумент
Работник (Истец) Зафиксировал своё рабочее время с помощью скриншотов из программного обеспечения. Доказывал, что отработал полный месяц.
Работодатель (Ответчик) Представил собственные скриншоты, которые, по его мнению, доказывали, что сотрудник неоднократно отсутствовал на рабочем месте в течение рабочего дня. Данные ПО расходились с утверждениями истца.

1.3. Решение суда

Изучив доказательства, суд обратил внимание на три ключевых обстоятельства:
  1. Несовпадение данных. Скриншоты, представленные работником и работодателем, не совпадали. Это указывало на возможную некорректную работу ПО или на возможность вмешательства в его показатели.
  2. Отсутствие первичных документов. Главный недостаток — работодатель не вёл надлежащим образом табели учёта рабочего времени (Т-13 или 0504421 для бюджетников) и не оформлял служебные записки, акты об отсутствии. Все утверждения о неполной отработке часов основывались исключительно на показаниях ПО.
  3. Презумпция полной отработки. Суд указал, что поскольку трудовым договором установлена 40-часовая рабочая неделя, а табели учёта времени работодателем не представлены, то у суда нет оснований сомневаться в добросовестности работника. Следовательно, оплата труда должна быть произведена за полностью отработанное время.
Ключевой вывод суда: ПО может использоваться, но его данные должны подкрепляться первичными документами бухгалтерского и кадрового учёта (табелями, актами).

🧾 Нормативная база: учёт времени — обязанность, а не право

Позиция суда базируется на императивных нормах Трудового кодекса РФ.

Статья 91 ТК РФ: обязанность вести учёт

Согласно статье 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Исключений для дистанционных работников закон не делает.
Это означает, что работодатель не может отмахнуться от ведения табеля. Учёт должен быть организован в принципе — будь то в бумажном виде или в электронном. Данные ПО могут служить основанием для заполнения табеля, но не заменяют его как первичный учётный документ.

Статья 312.4 ТК РФ: режим труда удалёнщика

Согласно части 1 статьи 312.4 ТК РФ, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается по его усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.
В данном случае условие о 40-часовой неделе было зафиксировано в договоре. Значит, работник имел право требовать полной оплаты, если работодатель не доказал обратное.

Статья 56 ГПК РФ: бремя доказывания

Согласно статье 56 ГПК РФ, каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается. В данном споре работодатель утверждал, что работник отработал не все часы. Доказывать это должен был именно работодатель.
Однако он не смог этого сделать, так как его «доказательства» (скриншоты ПО) были оспорены, а надлежащих первичных документов не было.

🧠 Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY

Евгений Красавин, руководитель учебного центра PRO-ABILITY, эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству:
«Это определение — важный сигнал для всех, кто перевёл сотрудников на удалёнку. Многие работодатели ошибочно полагают, что установка системы мониторинга (например, трекера активности или ПО для снятия скриншотов) полностью решает проблему учёта времени. Данное дело показывает, что это не так.
Судьи ясно дали понять: программное обеспечение — это лишь технический инструмент для сбора данных. Юридическую силу и доказательственную ценность они приобретают только при условии, что эти данные систематически и своевременно переносятся в официальные первичные документы — табель учёта рабочего времени.
Что нужно сделать работодателям, чтобы обезопасить себя:
1. Прописать в трудовом договоре или локальном акте, что учёт рабочего времени дистанционного работника ведётся с помощью определённого ПО (указать его название).
2. Зафиксировать порядок снятия и верификации данных, исключающий возможность их фальсификации (например, использовать ПО с функцией видеофиксации или с неизменяемым логом).
3. Обязать работника в конце каждого рабочего дня (или недели) подтверждать свою активность электронной подписью или отчётом.
4. Ежемесячно составлять табель учёта рабочего времени (Т-13 или 0504421), где количество отработанных часов будет соответствовать данным ПО.
5. При обнаружении неполной отработки — составлять акты или служебные записки и знакомить с ними работника под подпись.
Если вы не будете соблюдать эти формальности, суд, как и в данном деле, встанет на сторону работника. Вы просто не сможете доказать, что он не работал, так как по закону бремя доказывания лежит на вас. Инвестируйте время в настройку кадрового документооборота — это дешевле, чем платить зарплату за неотработанные часы и оплачивать судебные издержки».

📋 Пошаговая инструкция для работодателя

Чтобы избежать ошибок, следуйте этому алгоритму.
№ Действие Почему это важно
1 Установите в локальном акте или трудовом договоре обязанность работника использовать корпоративное ПО для учёта времени. Это легализует использование данных ПО в качестве доказательств. Без этого работник может отказаться от установки программы.
2 Ежемесячно на основании данных ПО заполняйте табель учёта рабочего времени по форме Т-13 (для коммерческих организаций) или 0504421 (для бюджетных). Табель — первичный учётный документ, которому суды доверяют больше, чем «голым» скриншотам.
3 Если ПО фиксирует отсутствие работника в рабочее время — составляйте акт об отсутствии или служебную записку. Документальное фиксирование нарушения дисциплины (прогула или отвлечения) — основание для неоплаты.
4 Знакомьте работника с актами и табелями под подпись (в электронном виде с УКЭП или через защищённый канал связи). Работник не сможет в суде утверждать, что не знал о претензиях к его работе и режиму.
5 Выбирайте ПО, которое формирует неизменяемый лог событий (журнал активности) с привязкой к времени. Это исключит возможность обвинений в подделке данных с вашей стороны.

❓ Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Должен ли работник давать согласие на установку ПО для учёта времени?

Ответ: Если работник использует оборудование работодателя (выданный ему ноутбук), то согласие не требуется. Работодатель вправе устанавливать на свою технику любое ПО, в том числе для контроля, без согласия сотрудника.
Если же сотрудник использует личное оборудование, установка ПО возможна только с его письменного согласия.

2. Какое ПО считается «надлежащим» с точки зрения доказательств?

Ответ: Идеальное ПО с точки зрения судебной практики должно обладать тремя свойствами:
  • Фиксировать время бездействия и активность (клики, набор текста).
  • Формировать неизменяемый лог (журнал событий), защищённый от редактирования.
  • Позволять идентифицировать пользователя (пароль, ЭП).

3. Можно ли оплачивать только часы, зафиксированные ПО, если в договоре указана почасовая оплата?

Ответ: Да, можно, но только если в трудовом договоре или допсоглашении прямо указано, что оплата производится исходя из данных ПО. Если же в договоре установлен оклад за 40-часовую неделю, а ПО фиксирует меньше — вы обязаны оплатить полный оклад, так как не сможете доказать, что переработка была по инициативе работника.

💎 Заключение и главные выводы

Определение Первого КСОЮ № 88‑7805/2026 чётко разграничило понятия «технический инструмент» (ПО) и «юридический документ» (табель).
Главные выводы 2026 года:
Для кого Ключевой вывод
Для работодателей ✅ Использовать ПО для учёта времени дистанционных сотрудников можно и нужно. ⚠️ Данные ПО обязательны к переносу в табель учёта рабочего времени (Т‑13/0504421) и акты. Без них вы проиграете спор об оплате.
Для работников ✅ Если работодатель не вёл табель и не подписывал с вами акты об отвлечениях, требовать полную оплату. Даже данные ПО против вас не будут приняты судом, если они противоречивы.
Для бухгалтеров и кадровиков 📌 Организовать ежемесячное формирование табеля на дистанционных сотрудников обязательно. Это не рекомендация, а прямое требование ст. 91 ТК РФ.
2026-06-08 10:15