Ознакомление с СОУТ через ЭДО с 2026 года: новые разъяснения Минтруда и Роструда
Ознакомление с СОУТ через ЭДО с 2026 года: новые разъяснения Минтруда и Роструда
⚠️ Что изменилось: Минтруд разрешил ознакомление с СОУТ через ЭДО
С 1 сентября 2023 года отчет о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ) может оформляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа. Однако долгое время оставался открытым вопрос: можно ли знакомить работников с результатами СОУТ через систему электронного документооборота (ЭДО)?
Минтруд России в письме от 8 мая 2026 года № 15-4/ООГ-782 дал однозначный ответ: ДА, можно. При наличии у работодателя системы ЭДО работники могут знакомиться с результатами спецоценки и подписывать карты электронной подписью.
Позднее Минтруд уточнил свою позицию в письме от 17 июня 2026 года № 15-4/В-2106, а также подтвердил, что вновь принятым сотрудникам не требуется подписывать карту СОУТ — достаточно ознакомления в порядке, установленном локальным актом. Аналогичную позицию ранее высказывал и Роструд.
📋 Что говорит закон: нормативная база
Федеральный закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»
Основные требования к ознакомлению с результатами СОУТ установлены статьей 4 и статьей 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ.
Норма
Требование
Ч. 2 ст. 4
Работодатель обязан ознакомить работника в письменной форме с результатами СОУТ на его рабочем месте
Ч. 5 ст. 15
Ознакомление под роспись в срок не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчета
Статья 22.1 ТК РФ
Вводит понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений и устанавливает, что кадровые документы могут оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи.
Приказ Минтруда № 817н от 21.11.2023
Утверждает форму отчета о проведении СОУТ и Инструкцию по ее заполнению, включая порядок заполнения карты СОУТ.
📊 Ключевые разъяснения Минтруда: что можно делать через ЭДО
1. Ознакомление с результатами СОУТ — можно через ЭДО
При наличии у работодателя системы электронного документооборота (ЭДО) работники могут знакомиться с результатами спецоценки и подписывать карты электронной подписью.
Важно: порядок такого ознакомления работодателю необходимо закрепить во внутренних документах организации.
2. Срок ознакомления — 30 календарных дней
Ознакомление должно быть проведено в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении СОУТ. В этот срок не включаются периоды:
временной нетрудоспособности работника;
нахождения в отпуске;
командировки;
междувахтового отдыха.
3. Некоторым сотрудникам подпись в карте не требуется
Подпись в карте СОУТ требуется только от тех сотрудников, которые фактически работали на данном рабочем месте на момент ее составления.
Вновь принятым или переведенным из другого подразделения работникам подписывать существующую карту не нужно. Достаточно провести ознакомление с результатами спецоценки в соответствии с локальным нормативным актом работодателя.
📋 Как внедрить ознакомление через ЭДО: пошаговая инструкция
Шаг
Действие
Основание
1
Внедрить или подтвердить наличие системы электронного документооборота (ЭДО) в организации
Ст. 22.1 ТК РФ
2
Разработать и утвердить локальный нормативный акт, закрепляющий порядок ознакомления с результатами СОУТ через ЭДО
Ст. 8 ТК РФ
3
Определить вид электронной подписи, которая будет использоваться при ознакомлении (простая или квалифицированная)
Письмо Минтруда № 15-4/ООГ-782
4
Провести ознакомление в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета о СОУТ
Ч. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ
5
Для новых сотрудников — ознакомить с результатами СОУТ в порядке, установленном локальным актом (без подписи карты)
Письмо Минтруда № 15-4/В-2106
📋 Чего делать нельзя: распространенные ошибки
Ошибка
Последствие
Как избежать
Ознакомление через ЭДО без локального акта
Нарушение порядка, риск при проверке
Закрепить порядок в локальном нормативном акте
Использование ЭДО для сотрудников, которые должны подписывать карту лично
Карта считается неподписанной
Подпись в карте требуется только от тех, кто работал на момент составления
Пропуск 30-дневного срока ознакомления
Нарушение ч. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ
Учитывать периоды болезни, отпуска, командировок
Неознакомление новых сотрудников с результатами СОУТ
Нарушение ч. 2 ст. 4 Закона № 426-ФЗ
Ознакомить в порядке, установленном локальным актом
💼 Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY
«Разъяснения Минтруда от 8 мая и 17 июня 2026 года — это долгожданная ясность для работодателей, которые уже внедрили электронный документооборот или только планируют это сделать. Раньше многие опасались, что ознакомление с результатами СОУТ через ЭДО может быть признано нарушением, и дублировали информацию на бумаге. Теперь Минтруд и Роструд подтвердили: электронный формат полностью соответствует закону.
Первое, на что я обращаю внимание работодателей — необходимость закрепить порядок ознакомления через ЭДО в локальном нормативном акте. Без этого даже при наличии системы ЭДО проверяющие могут признать ознакомление несостоявшимся. Пропишите в положении: какой вид электронной подписи используется, как фиксируется факт ознакомления, какие сроки соблюдаются.
Второе — важное уточнение для кадровиков: новые сотрудники освобождены от подписи в карте СОУТ. Если спецоценка уже проведена, и вы принимаете человека на уже оцененное рабочее место, ему не нужно ставить подпись в карте. Достаточно ознакомить его с результатами в порядке, установленном локальным актом. Это существенно снижает нагрузку на кадровые службы и исключает лишний документооборот.
Третье — не забывайте про сроки. 30 календарных дней на ознакомление отсчитываются со дня утверждения отчета. Но в этот срок не включаются периоды болезни, отпуска, командировок и междувахтового отдыха. Если сотрудник был в отпуске, срок для него продлевается — это важно учитывать при планировании.
Четвертое — позиция Роструда совпадает с позицией Минтруда. Оба ведомства сходятся в том, что ключевым является сам факт доведения информации до сведения работника, а не форма его подписи. Это даёт работодателям уверенность: если вы всё оформили правильно, претензий не будет.
Что я рекомендую? Первое — проверьте, есть ли у вас локальный акт, регулирующий ознакомление через ЭДО. Если нет — срочно разработайте. Второе — убедитесь, что в акте прописаны все процедуры: вид подписи, сроки, порядок фиксации. Третье — для новых сотрудников настройте процесс ознакомления без подписи карты, но с обязательной фиксацией факта ознакомления. Четвертое — не забывайте про 30-дневный срок и исключаемые периоды.
Мы в PRO-ABILITY на своих обучающих мероприятиях детально разбираем вопросы охраны труда и кадрового делопроизводства. Потому что цена ошибки здесь — не только штрафы, но и репутационные потери для учреждения.»
📌 Итоговый чек-лист: 5 главных выводов
№
Вывод
Что делать
1
Ознакомление с СОУТ через ЭДО допускается при наличии системы электронного документооборота
Внедрить ЭДО или использовать существующий
2
Порядок ознакомления через ЭДО должен быть закреплён в локальном акте
Разработать и утвердить положение
3
Новым сотрудникам подпись в карте СОУТ не требуется
Достаточно ознакомления в порядке, установленном локальным актом
4
Срок ознакомления — 30 календарных дней без учёта болезни, отпуска, командировок
Учитывать исключаемые периоды
5
Позиция Минтруда и Роструда совпадают
Руководствоваться письмами № 15-4/ООГ-782 и № 15-4/В-2106