Все чаще организации задаются вопросом: можно ли полностью перейти на электронный документооборот и использовать электронный табель учета рабочего времени (форма № 0504421) в целях бухгалтерского учета?
Министерство финансов Российской Федерации дало официальный ответ на этот вопрос в своем письме от 28.02.2025 № 02-07-10/19634. Рассмотрим ключевые положения этого документа.
Обязательно ли оформление табеля в бумажной форме?
Согласно требованиям законодательства, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
К обязательным реквизитам такого документа относятся:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители (количественные и денежные);
- должности лиц, ответственных за совершение и оформление операции;
- их подписи с расшифровкой фамилий и инициалов.
Может ли табель быть электронным?
Да, может. В письме Минфин указывает, что табель учета использования рабочего времени (форма № 0504421) может быть оформлен в виде электронного документа, если соблюдены следующие условия:
- Электронный документ содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством.
- Подписи уполномоченных лиц проставлены с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
- Процедура документооборота определена в учетной политике учреждения с учетом требований приложения № 2 к стандарту «Учетная политика», утвержденному приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н.
Какие нормативные акты регулируют использование электронных документов?
Вопрос применения электронных документов в бухгалтерском учете регулируется следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон № 402-ФЗ — основной закон о бухгалтерском учете;
- Приказ Минфина России № 256н от 31.12.2016 — стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности»;
- Приказ Минфина России № 274н от 30.12.2017 — стандарт «Учетная политика»;
- Письмо Минфина России от 28.02.2025 № 02-07-10/19634 — разъяснение по применению электронных табелей.
Какие преимущества у электронного табеля?
Переход на электронный табель учета рабочего времени дает ряд преимуществ:
- упрощается процесс сбора и согласования данных;
- повышается скорость обработки информации;
- сокращается объем бумажного документооборота;
- облегчается хранение и поиск документов;
- снижается риск ошибок при вводе данных.
Что должно содержать решение об использовании электронного табеля?
Чтобы легально использовать электронную форму табеля, организация должна:
- внести соответствующее положение в свою учетную политику;
- определить порядок формирования, подписания и хранения электронных документов;
- обеспечить наличие технической возможности и программного обеспечения для работы с КЭП;
- ознакомить сотрудников с новым порядком учета рабочего времени.
Заключение
Минфин РФ подтвердил возможность использования электронного табеля учета рабочего времени (форма № 0504421), при условии соблюдения всех требований законодательства, включая наличие квалифицированной электронной подписи и закрепление порядка документооборота в учетной политике организации.
Это позволяет бюджетным и другим организациям внедрять цифровые технологии, повышать эффективность внутреннего документооборота и снижать административные издержки.
Если вы планируете переход на электронный табель, обязательно проконсультируйтесь с юристом и бухгалтером, чтобы избежать ошибок и несоответствий.