Минтруд переводит договоры материальной ответственности в цифру с 2025 года
📌 Ключевые изменения в договорах материальной ответственности с 1 сентября 2025 года
На основании Приказа Минтруда от 16.04.2025 № 251н с 1 сентября 2025 года вводятся обновленные правила оформления договоров о полной материальной ответственности (индивидуальной и коллективной). Главное новшество — легализация электронного документооборота для таких договоров. При этом перечни материально ответственных должностей и работ остаются без изменений.
🔍 Суть нововведений
Электронные договоры как полноценная альтернатива бумажным
Договоры можно заключать, изменять и расторгать в цифровом формате через системы электронного документооборота (например, 1С, Контур).
Для электронных версий действуют специальные правила:
Изменения/расторжение оформляются только электронным соглашением сторон.
При коллективной ответственности заявления о вступлении/выходе из бригады подписываются работодателем в электронном виде.
Новые типовые формы договоров
Утверждены 4 приложения к Приказу № 251н:
Приложение 1: Перечень должностей для индивидуальной ответственности (кассиры, завскладами, продавцы и др.).
Приложение 2: Перечень работ для коллективной ответственности (складские операции, перевозка ценностей и т.д.).
Приложение 3–4: Типовые формы договоров (индивидуальный и бригадный).
Сохранение преемственности
Перечни должностей и работ полностью соответствуют действовавшим по Постановлению Минтруда № 85 от 2002 года. Например:
Коллективная ответственность: работы по хранению грузов, обслуживанию торговых автоматов, выращиванию животных.
⚠️ Что осталось без изменений?
Требования к работникам:
Договоры заключаются только с совершеннолетними сотрудниками, непосредственно работающими с ценностями (деньги, товары, имущество).
Нельзя возлагать полную ответственность на должности, не входящие в перечень (например, системных администраторов).
Условия ответственности:
Основания для взыскания ущерба (умысел, недостача ценностей, разглашение тайн) регулируются ст. 243 ТК РФ и не меняются.
💼 Практические последствия для работодателей
Действующие договоры не нужно перезаключать
Договоры, оформленные по старым формам (Постановление № 85), сохраняют силу после 1 сентября 2025 года.
Электронный документооборот — право, а не обязанность
Работодатель самостоятельно выбирает между бумажным и цифровым форматом.
Риски при смешанном оформлении:
Если договор изначально заключен электронно, все последующие действия (допсоглашения, расторжение) должны быть только в цифре. Бумажные приложения недействительны.
📅 Алгоритм перехода на новые правила
До 1 сентября 2025:
Проверить актуальность перечней материально ответственных должностей в компании.
Обновить локальные акты (например, Положение о материальной ответственности), указав ссылки на Приказ № 251н.
После 1 сентября 2025:
Для новых сотрудников использовать типовые формы из Приложений 3–4. При внедрении электронных договоров:
Настроить в СЭД (1С, Контур) шаблоны для подписания ЭП;
Обеспечить хранение электронных версий 5 лет.
⚠️ Санкции за нарушения
Незаключение договора с материально ответственным лицом:
Работник несет только ограниченную ответственность (в пределах среднего заработка) даже при крупной недостаче.
Ошибки в оформлении электронных договоров:
Риск признания договора недействительным и отказа во взыскании ущерба через суд.
💡 Рекомендации
Для бухгалтеров и кадровиков:
Используйте типовые формы Приказа № 251н — они адаптированы под электронный оборот.
Для IT-отдела:
Интегрируйте новые шаблоны договоров в корпоративную СЭД до сентября 2025 года.
Для юристов:
Включайте условие о материальной ответственности в трудовой договор для заместителей руководителей и главбухов — отдельный договор им не нужен.
Пример: После перевода кладовщика на электронный документооборот все допсоглашения о изменении зоны его ответственности оформляются через ЭП. Бумажное заявление о расширении склада будет недействительно.
🔚 Заключение
Реформа 2025 года упрощает документооборот, но требует от работодателей:
Актуализировать локальные акты до 1 сентября 2025 года.
Четко определить формат работы (бумажный/цифровой) для избежания юридических конфликтов.
Обучить кадровые службы работе с электронными договорами.
Новые правила действуют до 1 сентября 2031 года, что дает бизнесу долгосрочную определенность. Для детализации перечней материально ответственных должностей см. Приложение 1 к Приказу № 251н.