Как бюджетной организации обосновать расходы на проезд работника к месту командировки: разбор требований Минфина
Введение
Для организаций бюджетной сферы вопрос корректного документального оформления командировочных расходов имеет первостепенное значение. Ошибка в комплекте документов может привести к претензиям со стороны контролирующих органов и невозможности принять расходы к учету. Министерство финансов России в своем письме от 23.05.2025 № 02-06-10/50956 дало важные разъяснения, касающиеся подтверждения затрат на проезд авиационным и железнодорожным транспортом. Эта статья подробно разберет эти требования и предоставит бюджетным учреждениям пошаговый алгоритм действий.
1. Нормативная база: на что опираться в 2025 году
Основными документами, регулирующими порядок направления работников в служебные командировки, являются:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 166-168): Определяет основные гарантии и состав возмещаемых расходов .
- Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749: Утверждает Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Несмотря на то, что с 1 сентября 2025 года вступает в силу новое Постановление № 501, ключевые принципы подтверждения расходов на проезд остаются неизменными .
- Письмо Минфина России от 23.05.2025 № 02-06-10/50956: Дает непосредственные разъяснения по документальному оформлению проезда авиа- и ж/д транспортом.
Важно: Бюджетные учреждения для ведения бухгалтерского учета используют Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Именно этот документ является сводным обоснованием всех произведенных сотрудником расходов, к которому прикладываются первичные оправдательные документы.
2. Документы для подтверждения расходов на авиаперелет
Для того чтобы бюджетная организация могла без претензий принять к учету расходы на авиабилеты, сотрудник по возвращении из командировки должен предоставить в бухгалтерию следующий комплект документов :
✅ Обязательный комплект для авиаперелета
Маршрут/квитанция электронного билета:
- Что это: Распечатка электронного документа, полученная при покупке билета.
- Требование: В квитанции должна быть указана стоимость перелета. Этот документ подтверждает факт приобретения билета и его стоимость.
Посадочный талон:
- Что это: Документ, подтверждающий факт совершения перелета работником по указанному маршруту.
- Формы представления:
- Бумажный посадочный талон с отметкой (штампом) о прохождении предполетного досмотра.
- Электронный посадочный талон (например, в мобильном приложении авиакомпании). В этом случае необходимо приложить документ, полученный из электронной базы данных досмотра авиаперевозчика, который также подтверждает факт перелета.
Критически важный момент: Наличие посадочного талона является ключевым доказательством того, что перелет был фактически совершен. Без него налоговые органы могут счесть расходы неподтвержденными.
3. Документы для подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом
Процедура подтверждения поездки на поезде значительно упрощена, что отдельно разъяснил Минфин и подтвердили в РЖД.
✅ Обязательный комплект для ж/д перевозки
Контрольный купон электронного проездного документа (билета):
- Что это: Распечатка электронного билета, приобретенного онлайн (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками).
- Требование: Данного документа, в котором указана стоимость поездки, достаточно для подтверждения расходов.
Упрощенный порядок посадки:
- Законодательством не установлена обязанность распечатывать специальные посадочные талоны или проставлять какие-либо штампы на ж/д билетах.
- Факт поездки подтверждается самим электронным билетом, а посадка в поезд осуществляется по документу, удостоверяющему личность (паспорту), на который был куплен билет.
Это означает, что для ж/д перевозок бюджетному учреждению и сотруднику достаточно сохранить и предоставить в бухгалтерию распечатанный электронный билет.
4. Что делать в случае утери документов?
Ситуация с утерей проездных документов (особенно посадочного талона на самолет) является нештатной, но разрешимой.
- Железнодорожные перевозки: Риски минимальны, так как факт поездки легко проверяется по базе данных РЖД по номеру билета и паспортным данным.
- Авиаперевозки: Руководитель бюджетной организации вправе, но не обязан, разрешить возместить сотруднику стоимость проезда. Для этого необходимо :
- Заявление работника: Сотрудник пишет заявление с указанием реквизитов поездки (дата, рейс, маршрут, стоимость билета) и причин утраты документа.
- Распоряжение руководителя: На заявлении руководитель ставит резолюцию о размере возмещаемой суммы (как правило, это минимальная стоимость проезда на данном направлении) или об отказе.
- Приложение к отчету: Это заявление с резолюцией прикладывается к авансовому отчету (ф. 0504520).
5. Практические рекомендации для бюджетных организаций
Чтобы минимизировать риски и streamline процесс оформления командировок, рекомендуется:
- Издать внутренний приказ или памятку: Закрепите в локальном нормативном акте четкий перечень документов, которые сотрудник обязан предоставить для возмещения расходов на проезд, с учетом разъяснений Минфина.
- Проводить инструктаж: Обучайте сотрудников, отправляющихся в командировки, важности сохранения и сбора всего комплекта документов, особенно посадочных талонов.
- Усилить контроль бухгалтерии: Бухгалтер при приеме авансового отчета (ф. 0504520) должен проверять наличие не только билетов с указанием стоимости, но и документов, подтверждающих факт поездки (посадочных талонов для авиаперелетов).
Заключение
Письмо Минфина России от 23.05.2025 № 02-06-10/50956 внесло ясность в процедуру документального подтверждения расходов на проезд в командировках для бюджетных организаций. Ключевой вывод: для авиаперелета необходим комплект из маршрутной квитанции и посадочного талона, а для поездки на поезде достаточно распечатки электронного билета.
Соблюдение этих несложных, но обязательных требований позволит бюджетным учреждениям избежать споров с контролирующими органами и обеспечит законное принятие к учету всех произведенных командировочных расходов.