Отчет ЕФС-1 в 2025 году: полный обзор для работодателей — сроки сдачи, порядок заполнения для совместителей, удаленных работников и ГПХ

Отчет ЕФС-1 в 2025 году: полное руководство для работодателей

С 2023 года единая форма ЕФС-1 объединила собой несколько упраздненных отчетов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3 . Её обязаны сдавать все работодатели — организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, включая совместителей, дистанционных сотрудников, а также физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), если с выплат им начисляются страховые взносы . Отчетность сдается в территориальные органы Социального фонда России (СФР).

📊 Кто обязан сдавать ЕФС-1?

Подавать сведения по форме ЕФС-1 обязаны все страхователи :

Организации и ИП с наемными работниками (по трудовым договорам).
Заказчики работ/услуг по договорам ГПХ с физическими лицами (кроме самозанятых), если по договору начисляются страховые взносы . Это договоры подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа и другие.
Обособленные подразделения (ОП), которые имеют отдельный расчетный счет и самостоятельно начисляют выплаты работникам . Они отчитываются в СФР по месту своего нахождения.

Важно: Если по договору ГПХ не начисляются страховые взносы и НДФЛ (например, договор аренды имущества или купли-продажи), сдавать ЕФС-1 не нужно .

🗓️ Сроки сдачи отчетности ЕФС-1 в 2025 году

Сроки представления отчета зависят от конкретного раздела и произошедшего кадрового события . За нарушение сроков предусмотрены штрафы .

В таблице ниже приведены ключевые сроки.

Сроки подачи отдельных разделов и событий в СЗВ-ТД (ФСБУ 2025)

Раздел / Событие	Периодичность	Крайний срок подачи
Подраздел 1.1 (Прием, увольнение, заключение/прекращение ГПД)	При наступлении события	Следующий рабочий день после издания приказа или подписания договора.
Подраздел 1.1 (Перевод, смена наименования организации)	При наступлении события	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.
Раздел 2 (Сведения о взносах на травматизм)	Ежеквартально	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января). Если дата выпадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день (например, за 9 месяцев 2025 года отчет сдается до 27 октября).
Подраздел 1.2 (Сведения о стаже)	Ежегодно	Не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
Подраздел 1.3 (Для госучреждений)	Ежемесячно	Не позднее 25-го числа следующего месяца.

✍️ Как заполнить ЕФС-1: ключевые разделы и коды

Форма ЕФС-1 является модульной. Работодатель заполняет и сдает только те разделы, для которых есть данные в отчетном периоде . При приеме на работу или заключении договора ГПХ заполняются титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1 .

1. Титульный лист

Здесь указываются реквизиты страхователя: регистрационный номер в СФР, наименование организации (ФИО ИП), ИНН, КПП, код по ОКВЭД, ОГРН и контактные данные . Поля ОКФС, ОКОГУ и ОКПО коммерческие организации не заполняют .

2. Подраздел 1 (Сведения о застрахованном лице)

В этом разделе содержатся персональные данные работника или исполнителя :

СНИЛС, ИНН (при наличии), ФИО, дата рождения.
Статус застрахованного лица (ЗЛ): например, ГРФ (гражданин РФ), ВПИГ (временно пребывающий иностранный гражданин) и др. .
Код страны гражданства: для России — «643» .

3. Подраздел 1.1 (Сведения о трудовой деятельности)

Это самый важный подраздел для отражения кадровых событий. Заполняется в виде таблицы .

Пример заполнения для разных ситуаций:

Прием на основную работу:
Графа 3: ПРИЕМ .
Графа 5: Указывается должность и, через запятую, код типа договора (например, 0 — бессрочный трудовой договор) .
Графа 6: Код функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). Для дистанционных работников добавляется код ДИСТ, для работы на неполный день — НЕПД .
Прием совместителя:
В графе 5 после должности обязательно пишется слово «совместительство» и указывается код типа договора (например, 1 — бессрочный по совместительству) .
Заключение договора ГПХ:
Графа 3: НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ .
Графа 5: Не заполняется.
Графа 6: Указывается код вида договора, например, ДГПХ (гражданско-правовой договор) или ДАВТ (авторский заказ). Если уплачиваются взносы на травматизм, используются коды ДГПХФЛНС или ДАВТФЛНС .
Работа в особых условиях:
Графа 4: Заполняется, только если работа ведется в районах Крайнего Севера (код РКС) или приравненных к ним местностях (код МКС). В иных случаях, даже в местностях с особыми климатическими условиями, графа не заполняется .

💡 Практические рекомендации и частые ошибки

Электронный формат сдачи. Если среднесписочная численность работников составляет 10 человек и более, сдавать ЕФС-1 можно только в электронном виде через специального оператора связи с усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) .
Нулевой отчет. Если в отчетном квартале не было начислений работникам, но компания продолжает деятельность, необходимо сдавать нулевой Раздел 2 .
Исправление ошибок. Для исправления ошибочно поданных сведений в новой строке подраздела 1.1 указываются корректные данные, а в графе 11 ошибочной строки ставится отметка Х .
Штрафы. За непредставление сведений или представление недостоверной информации предусмотрен штраф 500 рублей за каждого застрахованного лица. На должностное лицо может быть наложен штраф от 300 до 500 рублей .

💎 Заключение

Своевременная и правильная сдача отчета ЕФС-1 — прямая обязанность каждого работодателя. Ключ к отсутствию проблем — внимание к деталям при заполнении, особенно при оформлении совместителей, дистанционных работников и исполнителей по ГПХ, а также строгое соблюдение установленных законом сроков.