Топ-10 ошибок при подготовке конкурсных заявок в госзакупках
Введение
Участие в государственных закупках представляет собой значительную возможность для развития бизнеса, но связано с высокими требованиями к подготовке конкурсной документации. Андрей Пожаров, руководитель компаний «Эффективное взаимодействие» и «Тендерный центр «С.Т.И.К», подчеркивает, что успех в закупках требует не только желания побеждать, но и скрупулезного внимания к каждой детали оформления заявки. Любая, даже незначительная ошибка может привести к отклонению заявки и исключению из конкурса.
🔍 Топ-10 ошибок при подготовке заявок
1. Некорректное оформление формы заявки
Суть проблемы: Участники закупок часто заполняют формы произвольно — изменяют порядок полей, пропускают обязательные строки, не соблюдают указанные заказчиком единицы измерения или оставляют графы пустыми. Характеристики товара указываются только в приложениях, а не в структурированной части формы.
Позиция ФАС России: Комиссия вправе отклонить заявку, если отсутствие информации мешает однозначно сопоставить товар с требованиями технического задания. Однако формальные ошибки, не влияющие на понимание информации, не должны быть основанием для отклонения.
Как избежать:
Скачивайте оригинальные формы из ЕИС или с электронной площадки
Заполняйте каждую графу (при неприменимости показателя указывайте "не требуется")
Проверяйте единицы измерения и формат данных
Указывайте конкретные нормативные документы (ГОСТ, ТУ, Технические регламенты)
2. Несоблюдение инструкции по заполнению заявки
Суть проблемы: Участники не следуют конкретным инструкциям по заполнению заявок, предусмотренным документацией закупки, что приводит к отклонению даже при наличии качественного предложения.
Рекомендации: Внимательно изучайте требования документации и строго следуйте им при заполнении всех разделов заявки.
3. Отсутствие требуемых подтверждающих документов
Суть проблемы: Участники не прилагают к заявке все документы, предусмотренные положением о закупке как обязательные (сертификаты, лицензии, декларации и т.п.), или не указывают их номера из открытых реестров.
Пример из практики: Комиссия УФАС по Новосибирской области отклонила жалобу участника, который не предоставил декларацию о том, что не является иностранным агентом, как того требовало извещение о закупке.
Как избежать: Тщательно проверяйте соответствие прилагаемых документов перечню, указанному в положении о закупке.
4. Неполный комплект требуемых документов
Суть проблемы: Предоставление неполного пакета документов, особенно когда закупка разделена на несколько частей, каждая из которых требует своего комплекта документов.
Рекомендации: Используйте чек-листы для проверки полноты предоставляемой документации согласно требованиям конкретной закупки.
5. Неверное подтверждение национального режима
Суть проблемы: Участники неправильно подтверждают требования национального режима (запрет, ограничение, преимущество), не указывают реестровые номера товаров в РРПП, используют недействующие сертификаты СТ-1 или некорректно декларируют страну происхождения товаров.
Позиция ФАС России: ФАС последовательно поддерживает заказчиков, отклоняющих заявки с недостоверными сведениями о стране происхождения товаров. Отсутствие или недостоверность таких сведений считается основанием для отклонения заявки.
Как избежать:
Указывайте полное официальное название страны
Проверяйте действие сертификатов СТ-1 и реестровых записей
Не смешивайте страны происхождения для разных товарных позиций
Используйте только актуальные данные из реестра РРПП
6. Некорректное оформление финансовой части заявки
Суть проблемы: Ошибки в расчетах, указание цен в неправильной валюте, несоответствие данных в разных частях заявки, превышение начальной максимальной цены контракта, указание неполной стоимости товара.
Как избежать:
Внимательно изучайте условия заполнения финансовых граф
Сверяйте данные на бумажном носителе и в электронной форме
Изучайте регламент площадки по подаче ценовых предложений
Проверяйте цену перед подачей предложения на аукционе
Позиция ФАС России: Комиссия заказчика вправе отклонить заявку, если корпоративные документы не подтверждают правомочия участника или содержат недостоверные сведения.
Как избежать:
Регулярно обновляйте пакет корпоративных документов
Формируйте свежую выписку из ЕГРЮЛ в день подачи заявки
Своевременно обновляйте лицензии и сертификаты
Используйте чек-листы для проверки комплектности документов
8. Недостоверные описания товара или услуги
Суть проблемы: Несоответствие параметров предлагаемого товара техническому заданию, отсутствие доказательств эквивалентности при предложении аналогов.
Позиция ФАС России: Заказчик вправе отклонить заявку при несоответствии товара описанию объекта закупки, но должен обосновать существенность отклонений.
Как избежать: Тщательно сверяйте характеристики предлагаемого товара с описанием объекта закупки, а при предложении аналогов предоставляйте подробные обоснования их эквивалентности.
9. Приложения с нечитаемыми документами
Суть проблемы: Предоставление документов в неподходящих форматах, поврежденных файлов, которые невозможно открыть и прочитать.
Пример из практики: ФАС России признала правомерным отклонение заявки, когда файл не открывался ни у заказчика, ни у комиссии антимонопольного органа из-за сбоя при отправке.
Как избежать: Соблюдайте требования к форматам файлов, проверяйте их открываемость перед отправкой.
10. Неполное предоставление информации
Суть проблемы: Указание неполной информации, имеющей существенное значение для исполнения контракта, невнимательное изучение документации заказчика.
Рекомендации: Внимательно изучайте всю документацию заказчика, обращая особое внимание на детали условий поставки и исполнения контракта.
💡 Дополнительные ошибки из практики ФАС
Требование лицензии на неосновные виды работ
Пример: Новосибирское УФАС признало неправомерным требование лицензии на медицинскую деятельность для работ по изготовлению ушных вкладышей, так как эти работы не были основными 2.
Ошибки в оценке опыта выполнения работ
Пример: ФАС признала неправомерным вычет затрат на субподрядчиков при оценке стоимости исполненных контрактов или требование предоставления платежных документов для подтверждения опыта.
Предоставление недостоверных документов об образовании
Пример: Хакасское УФАС выявило предоставление поддельных дипломов об образовании специалистов участника закупки, что привело к выдаче предупреждения хозяйствующему субъекту.
Неправильное описание комплектов товаров
Позиция ФАС: Описание комплекта изделий должно выполняться не одной строкой, а с указанием каждой позиции отдельно. Номера реестровых записей на комплект не подтверждают происхождение отдельных товаров в его составе.
⚠️ Последствия ошибок при подготовке заявок
Ошибки при подготовке заявок могут привести к серьезным последствиям для участников закупок:
Отклонение заявки на этапе рассмотрения комиссией заказчика
Включение в реестр недобросовестных поставщиков (РНП) на два года
Административная ответственность в виде значительных штрафов
Репутационные потери и ухудшение имиджа компании на рынке
Упущенная выгода от несостоявшегося контракта
✅ Практические рекомендации по подготовке заявок
На основе анализа практики ФАС России и типичных ошибок участников закупок можно сформулировать следующие рекомендации:
Тщательно изучайте документацию — внимательно читайте все разделы документации о закупке, обращая особое внимание на техническое задание, требования к участникам и порядок оценки заявок.
Используйте чек-листы — разработайте и используйте чек-листы для проверки комплектности и правильности оформления всех документов заявки.
Соблюдайте сроки действия документов — регулярно обновляйте пакет корпоративных документов, лицензий, сертификатов и регистрационных удостоверений.
Проверяйте актуальность информации — сверяйте реквизиты компании в ЕГРЮЛ с указанными в заявке, проверяйте действие реестровых записей в РРПП.
Уделяйте внимание деталям — соблюдайте требования к форматам файлов, единицам измерения, порядку заполнения форм и другим техническим аспектам подготовки заявки.
Консультируйтесь со специалистами — при возникновении сложных вопросов обращайтесь к специалистам в сфере госзакупок для получения профессиональных консультаций.
Участвуйте в обучающих мероприятиях — регулярно повышайте квалификацию сотрудников, отвечающих за подготовку заявок, участвуйте в вебинарах и семинарах по актуальным вопросам госзакупок.
💎 Заключение
Подготовка конкурсных заявок для участия в государственных закупках требует от участников предельной внимательности, точности и соблюдения всех требований законодательства и документации заказчика. Наиболее распространенные ошибки связаны с некорректным оформлением документов, нарушением требований национального режима, ошибками в финансовых расчетах и предоставлением недостоверной информации.
Учитывая постоянное развитие законодательства о закупках и правоприменительной практики, участникам следует регулярно отслеживать изменения и адаптировать свои подходы к подготовке заявок в соответствии с актуальными требованиями.