Учет трудовых книжек в организации: Полное руководство для бухгалтера и кадровика
Учет трудовых книжек — это зона ответственности двух подразделений: бухгалтерии и отдела кадров. Непонимание этого разделения приводит к ошибкам и нарушениям. В этой статье мы подробно разберем, как организовать безупречный учет трудовых книжек, опираясь на действующие приказы Минтруда и правила бухгалтерского учета.
1. Ключевое различие: какие трудовые книжки учитывать, а какие — нет
Первое и самое важное правило, которое определяет весь последующий учет:
🟧 Трудовые книжки, принесенные работниками с прежних мест работы, вы на учет в бухгалтерии не ставите. Они с момента приема сотрудника передаются в отдел кадров и хранятся в сейфе кадровика как документы строгой отчетности. Их движение (получение, выдача) регистрируется только в Журнале учета движения трудовых книжек, который ведет кадровая служба.
🟡 На бухгалтерский учет ставятся только чистые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, которые организация покупает самостоятельно. Они учитываются как бланки строгой отчетности на счете 105.36 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения».
🟡 На бухгалтерский учет ставятся только чистые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, которые организация покупает самостоятельно. Они учитываются как бланки строгой отчетности на счете 105.36 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения».
2. Бухгалтерский учет новых бланков трудовых книжек (Счет 105.36)
Это зона ответственности бухгалтерии. Учет ведется в строгом соответствии с Инструкцией № 157н (для госсектора) или соответствующими ПБУ для коммерческих организаций.
Этапы учета:
- Приобретение: Организация покупает бланки трудовых книжек и вкладышей. Они принимаются к учету по фактической стоимости.
- Оприходование: Бланки учитываются на счете 105.36 «Прочие не произведенные активы».
- Выдача кадровику: Когда кадровому работнику требуется новый бланк для заполнения вновь принятому сотруднику, он запрашивает его у бухгалтерии. В этот момент производится внутреннее перемещение. В учете это отражается проводками:
- Дебет 105.36 (Код 349) "Бланки у кадровика" Кредит 105.36 (Код 449) "Бланки на складе" — передача бланка из бухгалтерии в отдел кадров.
- Фактически это изменение аналитики внутри одного счета.
4.Списание после заполнения: После того как кадровик заполнил трудовую книжку и внес запись о приеме на работу, бланк перестает быть активом организации и подлежит списанию. Основанием для списания является заверенная копия приказа о приеме на работу.
- Дебет 0 401 10 172 «Списание материальных запасов, утративших свойства актива» Кредит 105.36 (Код 349) — списание стоимости выданного и заполненного бланка.
Важно: С этого момента дальнейший учет этой трудовой книжки ведется только кадровой службой в журнале.
3. Кадровое делопроизводство: учет и хранение всех трудовых книжек
Это зона ответственности отдела кадров, регламентированная Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
3.1. Журналы учета
Кадровая служба обязана вести два основных журнала:
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В него вносятся:
- Все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу.
- Все выданные новые трудовые книжки и вкладыши (с указанием серии и номера).
- Записи о выдаче трудовых книжек при увольнении.
Оба журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены печатью.
3.2. Хранение
- Все трудовые книжки (как принесенные сотрудниками, так и новые, но уже заполненные) должны храниться в надежном месте — в сейфе или металлическом шкафу, обеспечивающем защиту от доступа посторонних лиц и возгорания.
- Ответственность за их сохранность несет специально назначенное приказом лицо (например, начальник отдела кадров или инспектор по кадрам).
3.3. Ключевые правила ведения записей (согласно Приказу №320н)
- Сроки внесения записей: Записи о приеме на работу, переводах, награждениях вносятся не позднее 5 рабочих дней. Запись об увольнении — в день увольнения.
- Оформление: Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (черного, синего, фиолетового цвета). Не допускаются сокращения.
- Соответствие приказу: Все записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя.
- Исправление ошибок: Зачеркивание неверных записей запрещено. Исправления вносятся путем признания записи недействительной и внесения правильной записи ниже.
4. Выдача трудовой книжки при увольнении и не только
- При увольнении: Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под роспись. Если выдать ее невозможно (сотрудник отсутствует, отказывается забирать), работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку по почте. С момента отправки уведомления ответственность работодателя за задержку снимается.
- Во время работы: По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку на руки на срок не более трех рабочих дней для предоставления в органы соцстрахования.
5. Дубликат и вкладыш
- Дубликат выдается при утрате, порче или наличии недействительных записей в трудовой книжке. Выдается не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
- Вкладыш вшивается в трудовую книжку, если в одном из ее разделов закончились свободные строки. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Заключение
Организация учета трудовых книжек напоминает эстафету: бухгалтерия передает кадровику чистый бланк, который учитывается как материальная ценность. Кадровик, заполнив его, превращает бланк в документ строгой отчетности и берет на себя всю дальнейшую ответственность за его ведение, хранение и выдачу.
Соблюдение этого простого принципа разделения обязанностей и следование нормам Приказа Минтруда №320н позволит вашей организации избежать претензий со стороны проверяющих органов и конфликтов с сотрудниками.