Номенклатура дел отдела закупок: образец 2026, сроки хранения документов по 44-ФЗ и 223-ФЗ, скачать готовый шаблон
Номенклатура дел — это систематизированный перечень документов, которые образуются в деятельности организации, с указанием сроков их хранения. Для отдела закупок этот документ является ключевым инструментом организации документооборота, обеспечивающим порядок, быстрый поиск и, что критически важно, соблюдение законодательно установленных сроков хранения документации.
В условиях постоянных изменений в 44-ФЗ и 223-ФЗ грамотно составленная номенклатура дел защищает заказчика от штрафов и помогает эффективно управлять архивом. В этой статье мы подробно разберем, как составить этот документ в 2026 году, какие сроки хранения актуальны и как избежать распространенных ошибок.
📁 Что такое номенклатура дел отдела закупок и зачем она нужна?
Номенклатура дел отдела закупок — это утвержденный внутренним приказом перечень заголовков дел (папок), которые формируются в процессе закупочной деятельности, сгруппированных по определенному принципу.
Основные цели документа:
Систематизация документооборота: Четкая структура для регистрации, группировки и поиска документов.
Соблюдение сроков хранения: Гарантия того, что документы будут храниться ровно столько, сколько требует закон, и уничтожены в установленном порядке.
Подготовка к передаче в архив: Является основой для описей дел постоянного и временного хранения.
Повышение эффективности работы: Сокращает время на поиск информации и снижает риски утери важных документов.
Основными нормативными актами, регулирующими хранение закупочной документации, являются Федеральный закон № 44-ФЗ, Федеральный закон № 223-ФЗ, Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, который утверждает перечень типовых документов со сроками хранения.
📅 Сроки хранения документов по закупкам: подробная таблица для номенклатуры
Правильное определение срока хранения — основа номенклатуры. Сроки рассчитываются с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, дело за 2025 год будет храниться с 1 января 2026 года.
Таблица 1: Сроки хранения ключевых документов отдела закупок
Положения и регламенты
О закупках, о комиссии, о контрактной службе, по 223-ФЗ
Постоянно (до ликвидации организации)
Пункт 217 Перечня.
Реестр контрактов (44-ФЗ)
Постоянно
Пункт 226 Перечня.
Журналы регистрации заявок, вскрытия конвертов
3 года
Пункты 227, 228 Перечня.
Документы по обоснованию НМЦК, начальной цены
3 года
Пункт 219 Перечня (как часть закупочной документации).
Информация и документы в ФКС
(функционирование контрактной системы)
Не менее 3 лет с даты размещения в ЕИС
Часть 15 статьи 4 Федерального закона № 44-ФЗ.
📌 На основе:
• Приказа Росархива № 236 от 25.08.2020,
• Федерального закона № 44-ФЗ,
• Требований к делопроизводству в госорганах.
✅ Рекомендация: Для надёжности:
• Ведите электронный архив с пометками о сроке хранения,
• Установите напоминания о списании или продлении.
Это защитит при проверках Счетной палаты и прокуратуры.
Журнал делопроизводства
Готов к заполнению | Для бюджетных и автономных учреждений
📌 Укажите статус: «В работе», «Исполнено», «Просрочено». Обновляйте журнал ежедневно.
Важные нюансы:
По 223-ФЗ документация по конкретной конкурентной закупке (извещение, протоколы, заявки) должна храниться не менее 3 лет.
Годовой отчет о закупках у субъектов малого предпринимательства (СМП) по 44-ФЗ также рекомендуется хранить не менее 3 лет, хотя прямой срок в Перечне не указан.
Отсчет срока хранения контракта начинается после полного исполнения обязательств по нему всеми сторонами.
🏛️ Как составить номенклатуру дел: пошаговая инструкция
Шаг 1. Инвентаризация документов
Проведите аудит всех документов, которые генерирует ваш отдел закупок. Это можно сделать, проанализировав регламенты работы и опросив сотрудников. Сгруппируйте документы по направлениям: планирование, проведение процедур, работа с контрактами, отчетность, нормативные документы.
Шаг 2. Определение структуры и формулировка заголовков дел
Номенклатура составляется в виде таблицы. Каждому делу присваивается индекс, обычно состоящий из цифрового кода отдела и порядкового номера дела (например, 03-01, где 03 — код отдела закупок, 01 — первое дело).
Правила формулировки заголовков:
Начинайте с названия вида документа (Приказы, Протоколы, Договоры) или обобщающего слова (Документация, Переписка).
Указывайте конкретику: о чем документы («...о закупке компьютерной техники»), период («...за 2026 год»), авторство («...исходящие от Департамента экономики»).
Примеры правильных заголовков:
03-05 | Протоколы заседаний комиссии по осуществлению закупок. 2026 год.
03-12 | Документация по открытому аукциону в электронной форме на поставку мебели (№ 0128300007126000015).
03-25 | Контракты, заключенные по результатам закупок. 2026 год.
Шаг 3. Установление сроков хранения и оформление таблицы
На основе Таблицы 1 присвойте каждому делу срок хранения. Обязательно укажите примечания, если это необходимо (например, «Включая электронные образы документов», «Хранить с документацией по закупке»).
Образец фрагмента номенклатуры:
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во томов (ед. хр.)
Срок хранения и № статей по Перечню
Примечания
03-01
Положение о контрактной службе.
1
Постоянно (ст. 217)
03-04
План-график закупок на 2026 год и плановый период 2027–2028 гг.
1
3 года (ст. 218)
Электронная версия в ЕИС
03-15
Документация по электронному аукциону на выполнение ремонтных работ (№...).
1
5 лет (ст. 223)
Включая протоколы, заявки, разъяснения
📌 На основе:
• Приказа Росархива № 236 от 25.08.2020,
• Требований к системе документооборота учреждений,
• Формирования архивных дел в сфере закупок.
✅ Рекомендация: Для эффективного управления:
• Нумеруйте дела по классификатору,
• Указывайте статус: «Формируется», «На исполнении», «Передано в архив».
Это упростит проверки и ревизии.
Шаг 4. Издание приказа об утверждении номенклатуры
Номенклатура дел вводится в действие приказом руководителя организации. В приказе:
Утверждается номенклатура дел отдела закупок.
Назначаются ответственные за ее ведение и формирование дел сотрудники (обычно это специалисты отдела делопроизводства или сам контрактный управляющий).
Устанавливается порядок передачи дел в архив и ответственность за несоблюдение правил.
💾 Номенклатура дел в условиях электронного документооборота (ЭДО)
Современный отдел закупок работает с гибридным архивом: бумажные оригиналы и электронные документы. Это должно быть отражено в номенклатуре.
Ключевые правила:
Местоположение файлов: В графе «Примечания» указывайте точный путь к электронной папке на сетевом диске или в системе электронного документооборота (СЭД). Например: \Server\Архив\Закупки\Контракты\2026\.
Единство дел: Документы по одному вопросу, существующие в бумажной и электронной форме, объединяются в одно дело. В примечании пишется: «В деле имеются электронные образы документов».
Самостоятельные электронные дела: Если дело существует только в цифровом виде (например, база данных в специализированной программе), оно вносится в номенклатуру отдельной строкой с указанием наименования программы и пути доступа.
✅ Практические рекомендации и типичные ошибки
Не путайте номенклатуру дел и опись документов. Номенклатура — это план формирования дел, создается в начале года. Опись — это перечень документов, уже сформированных в деле, составляется при передаче в архив.
Используйте Перечень № 236. Не определяйте сроки хранения произвольно. Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Приказа Росархива.
Учитывайте особенности. Для медицинских организаций из совокупного годового объема закупок (СГОЗ) исключаются закупки лекарств и оборудования. Но контракты с СМП на эти же позиции учитываются при выполнении квоты, если закупка была специально для них. Это важно для корректной группировки документов.
Ежегодное уточнение. В конце каждого года номенклатура уточняется: указывается фактическое количество томов и вносятся необходимые коррективы. Раз в 5 лет она переутверждается полностью.
Не забывайте про экспертизу ценности. Перед уничтожением документов с истекшим сроком хранения обязательно проводится экспертиза ценности с составлением акта. Без номенклатуры провести ее правильно невозможно.
Вывод
Номенклатура дел отдела закупок — это не бюрократическая формальность, а рабочий инструмент, который напрямую влияет на юридическую и финансовую безопасность организации. Грамотно составленный документ экономит время, избавляет от хаоса в архиве и является гарантией соблюдения требований контролирующих органов. Начав новый 2026 год с утвержденной и продуманной номенклатуры, вы закладываете основу для эффективной и безупречной работы всего отдела закупок.