Авансовый отчет (АО-1) или отчет о расходах подотчетного лица (форма 0504520)
📌 Основные формы отчетности в 2025 году
Авансовый отчет (форма АО-1)
Применение: Используется коммерческими организациями и ИП для учета расходов подотчетных лиц (командировки, хозяйственные нужды). Особенности:
Допускается собственная разработка формы, но с обязательными реквизитами (наименование, сумма, ФИО подотчетного лица, подтверждающие документы).
Для командировок сохраняется срок сдачи — 3 дня после возвращения.
Отчет о расходах подотчетного лица (форма ОКУД 0504520)
Применение: Обязателен для бюджетных учреждений с 2023 года вместо авансового отчета. Особенности:
Утвержден Минфином РФ, используется для отражения операций в рамках госсектора.
Переход с АО-1 на эту форму требует корректировки учетной политики.
🔄 Ключевые изменения в 2025 году
Гибкие сроки сдачи (для коммерческого сектора):
Сроки определяются организацией (кроме командировок, где сохраняется 3 дня).
Требуется закрепить сроки в учетной политике (например, 10 дней для хозяйственных нужд).
Консолидация отчетов:
Разрешено оформлять один отчет на несколько выдач денег, в т.ч. разным сотрудникам.
Электронные документы:
Чеки должны содержать QR-код и проходить проверку через систему ФНС ("Проверка чеков").
Допускается хранение электронных чеков в корпоративных системах при обеспечении сохранности.
Корпоративные карты:
В графе "Получен аванс из кассы" ставится прочерк, а в "Итого получено" указывается сумма списания с корпоративного счета.
✅ Правила оформления и подачи
Обязательные реквизиты отчета:
Наименование организации, ИНН/КПП, ФИО и должность подотчетного лица, цель расходов, перечень подтверждающих документов.
Подтверждающие документы:
Чеки, билеты, счета-фактуры — прикладываются оригиналы или распечатки с QR-кодом.
Для авиабилетов обязательна отметка о досмотре.
Расчеты с валютами:
В графе 7 указывается сумма в рублях по курсу ЦБ на дату расхода, в графе 8 — в валюте.
Остаток/перерасход:
Остаток возвращается в кассу (оформляется ПКО).
Перерасход возмещается сотруднику (оформляется РКО или платежкой).
⏱️ Сроки сдачи и последствия нарушений
Командировки: 3 рабочих дня после возвращения. Иные расходы: Срок устанавливает организация (например, 5–15 дней) . Нарушение сроков:
Работодатель вправе удержать сумму из зарплаты с согласия сотрудника (заявление) или через суд.
Не возвращенные суммы признаются доходом работника и облагаются НДФЛ.
⚠️ Типичные ошибки и риски
Некорректное оформление:
Отсутствие QR-кода на электронных чеках, неверный расчет курса валют.
Нарушение сроков:
Приводит к списанию средств как дохода сотрудника и доначислению налогов.
Путаница с формами:
Бюджетные учреждения, использовавшие АО-1 вместо формы 0504520, должны скорректировать учетную политику.
📊 Сравнение форм отчетности
💡 Рекомендации для организаций на 2025 год
Коммерческий сектор:
Закрепите в учетной политике сроки сдачи и форму отчета.
Используйте специализированные программы (1С, SAP) для автоматизации проверки чеков
Бюджетные учреждения:
Перейдите на форму 0504520, при необходимости переоформите старые отчеты.
Следите за обновлениями отчетности по Приказу Казначейства № 15н .
Важно! Для всех организаций: непроверенные чеки могут привести к доначислению налогов. Используйте приложение ФНС «Проверка чеков» для минимизации рисков
Выбор формы отчета
Процесс оформления отчета (универсальная схема)
Сравнение форм отчетов
Блок-схема проверки документов
Ключевые изменения 2025 года:
Cоставлены с учетом последних изменений:
Приказ Минфина № 55 для коммерческих организаций
Приказ Казначейства № 15н для бюджетных учреждений