Новости учебного центра Pro-ability бухучет1

Учет антивируса и ПО в госучреждениях: проводки, КОСГУ, налоги

Учет антивируса: как учреждению провести покупку лицензии на программные продукты

Государственные и муниципальные учреждения активно используют в своей работе программное обеспечение, в том числе антивирусы. Приобретение лицензий на такие продукты сопряжено с рядом вопросов бухгалтерского и налогового учета. Как корректно отразить эти затраты? Когда возникает нематериальный актив, а когда — нет? На эти и другие вопросы отвечаем в подробном руководстве.
Примечание: Под термином «учреждения» в данной статье понимаются государственные и муниципальные учреждения всех типов (казенные, бюджетные, автономные), а также органы государственной власти и местного самоуправления, которые в соответствии с п. 11 ст. 161 Бюджетного кодекса РФ приравнены к казенным учреждениям в части ведения собственной деятельности.

1. Ключевой вопрос: возникает ли объект нематериальных активов (НМА)?

Ответ на этот вопрос определяет всю дальнейшую схему учета. Все зависит от типа приобретаемых прав.
  • Исключительные права — это полноценный объект НМА. В этом случае предыдущий правообладатель (разработчик) теряет право заключать аналогичные соглашения с кем-либо еще. Однако для массового программного обеспечения, такого как антивирусы, офисные пакеты и т.д., передача исключительных прав — крайне редкая ситуация.
  • Неисключительные (простые) лицензии — это стандартный случай. Учреждение получает право лишь использовать программу, а разработчик (правообладатель) может продавать такие же лицензии неограниченному кругу лиц.
  • Вывод: При приобретении неисключительной лицензии объект НМА на баланс учреждения не поступает. Учреждение получает во временное пользование чужой нематериальный актив. Правовая основа — пп. 2 п. 1 ст. 1225, п. 1, 2 ст. 1235 Гражданского кодекса РФ.

2. Бухгалтерский учет: пошаговая инструкция и проводки

Операции по учету прав пользования ПО ведутся на основании лицензионного договора и в соответствии с п. 66 Инструкции № 157н.
Шаг 1: Определяем вид расходов и КОСГУ
  • Вид расходов (ВР): Для бюджетных и автономных учреждений — это, как правило, ВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг». Казенные учреждения чаще используют ВР 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий», если это установлено их финансовым органом.
  • Код КОСГУ: С 2021 года для учета неисключительных прав применяются:
  • Подстатья 352 «Увеличение стоимости прав пользования результатами интеллектуальной деятельности и средствами индивидуализации» — для учета на балансе.
  • Подстатья 353 «Увеличение стоимости иных активов» — для отражения расходов будущих периодов (РБП).
  • На практике: при принятии к учету непосредственно на затраты или в РБП используется КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» с соответствующими аналитическими кодами (734, 739, 834, 839).
Шаг 2: Выбираем порядок учета затрат в зависимости от срока лицензии
Порядок отражения расходов напрямую зависит от срока действия лицензионного соглашения.
Вариант А: Срок лицензии не превышает 12 месяцев
Расходы, как правило, сразу относятся на текущие затраты. Однако учетной политикой может быть предусмотрен и учет через РБП.
Типовые бухгалтерские записи:
Бухгалтерские проводки по приобретению и списанию лицензии
Содержание операции Дебет Кредит Забаланс
Отражены расходы на приобретение лицензии 0 401 20 226
(или 0 109 00 226)*		 0 302 26 73X** —
Права учтены на забалансовом счете 01 — — Дебет 01
Погашена задолженность перед поставщиком 0 302 26 83X*** 0 201 11 610
(для казенных: 1 304 05 226)		 —
(одновременно) Учет выбытия с лицевого счета — — Кредит 18 (к 201.11)
Списание прав по истечении срока лицензии — — Кредит 01
Примечания:
*0 109 Х0 226 — при отнесении на себестоимость готовой продукции, работ, услуг (Х — код группы: 6,7,8).

**КОСГУ 734 — при покупке у российской организации; 739 — у нерезидента.

***КОСГУ 834 — при расчетах с российской организацией; 839 — с нерезидентом.

Вариант Б: Срок лицензии превышает 12 месяцев

Расходы обязательно отражаются как расходы будущих периодов (РБП) на счете 0 401 50 000 с последующим равномерным списанием в течение срока действия лицензии (п. 302 Инструкции № 157н). Порядок списания (ежемесячно, ежеквартально) закрепляется в учетной политике.

Типовые бухгалтерские записи:
Бухгалтерские проводки: учёт лицензии как расходов будущих периодов (РБП)
Содержание операции Дебет Кредит Забаланс
Стоимость лицензии учтена как РБП 0 401 50 226 0 302 26 73X —
Права учтены на забалансовом счете 01 — — Дебет 01
Погашена задолженность перед поставщиком 0 302 26 83X 0 201 11 610
(для казенных: 1 304 05 226)		 —
(одновременно) Учет выбытия с лицевого счета — — Кредит 18 (к 201.11)
Ежемесячное списание части РБП 0 401 20 226
(или 0 109 00 226)		 0 401 50 226 —
Списание прав по истечении срока лицензии — — Кредит 01
Шаг 3: Обязательный забалансовый учет
Вне зависимости от срока лицензии, полученные неисключительные права должны отражаться на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» в течение всего срока их действия (п. 333 Инструкции № 157н, Письмо Минфина России от 24.10.2019 № 02-07-10/81930). Оценка ведется в условной оценке, например, 1 рубль или по стоимости, указанной в договоре.

3. Налоговый учет: принимаем ли расходы для налога на прибыль?

Этот вопрос актуален в первую очередь для бюджетных и автономных учреждений, ведущих предпринимательскую деятельность.
  • НДС: Операция по передаче неисключительных прав на ПО не облагается НДС на основании пп. 26 п. 2 ст. 149 Налогового кодекса РФ. Следовательно, «входного» налога к вычету нет.
  • Налог на прибыль: Расходы на покупку лицензии можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 1 ст. 252 НК РФ), но только при соблюдении условий:
  • ПО используется в деятельности, направленной на получение дохода (КВР 2 — КД 2).
  • Варианты:
  • Полностью — если ПО используется только в приносящей доход деятельности.
  • Частично — если ПО используется и в приносящей доход деятельности, и, например, при выполнении госзадания (КВР 4 — КД 4). В этом случае расходы признаются пропорционально.
  • Не принимаются — если ПО используется исключительно в рамках деятельности, финансируемой по госзаданию (КВР 4, 7 и др.). Основание: пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270 НК РФ.
  • Для казенных учреждений: Любые расходы для целей налогообложения прибыли не принимаются (пп. 33.1 п. 1 ст. 251 НК РФ).

4. Итоговая таблица-шпаргалка

Сравнение учёта краткосрочных и долгосрочных лицензий в бюджетных учреждениях
Критерий Краткосрочная лицензия (≤ 12 мес.) Долгосрочная лицензия (> 12 мес.)
Учет затрат На текущие расходы (сч. 0 401 20 226) или РБП (по учетной политике) Только как Расходы Будущих Периодов (сч. 0 401 50 226)
Списание Сразу или равномерно (если учтено как РБП) Равномерно в течение срока действия лицензии
Забаланс Обязательно на счете 01 Обязательно на счете 01
КОСГУ при оприходовании 226 (аналитика 734/739) 226 (аналитика 734/739)
Налог на прибыль Учитывается в расходах периода списания на финрезультат Учитывается в расходах периода списания на финрезультат
Заключение

Корректный учет лицензий на ПО требует от учреждения внимательного анализа лицензионного договора и твердого знания инструкций. Определение типа прав и срока действия лицензии — отправные точки для выбора правильной учетной методологии. Закрепление выбранных подходов в учетной политике и строгое следование им позволят избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих органов.
2025-10-16 18:45