Как избежать штрафов за хранение бухгалтерских документов

🔐 Как избежать штрафов за хранение бухгалтерских документов в 2025 году: полное руководство для бухгалтеров госучреждений

⚠️ Экстренные новости 2025: Штрафы выросли в 3 раза!

С 1 января 2025 года вступили в силу ключевые изменения:

Изменение штрафов с 2024 на 2025

Изменение размера штрафов с 2024 на 2025 год

Нарушение	Штраф 2024	Штраф 2025	Норма
Утрата первичных документов	30 000 ₽	300 000 ₽	Ст. 15.11 КоАП РФ
Незашифрованные персданные в архиве	75 000 ₽	1 000 000 ₽	ФЗ-152, ст. 13.11
Отсутствие номенклатуры дел	5 000 ₽	50 000 ₽	Приказ Росархива № 77

📅 Таблица 1: СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ГОСУЧРЕЖДЕНИЙ (2025)

Требования к документообороту и штрафы

Требования к документообороту и связанные штрафы

Тип документа	Срок	Требования к хранению	Риск штрафа
Первичные учетные документы	5 лет	Температура 17–19°C, влажность 50–55%	300 000 ₽
Трудовые договоры (до 2003 г.)	75 лет	Металлические шкафы с огнезащитой	100 000 ₽
Путевые листы	5 лет	Электронный архив с ЭП и метаданными	40 000 ₽
Штатные расписания	Постоянно	Отдельный сейф + цифровая копия в ГОСТ-шифровании	200 000 ₽
Документы по госзакупкам	5 лет	Связка с реестром контрактов ЕИС	—

Источник: Приказ Росархива №77 от 31.07.2023 + Письмо Минфина №03-03-06/1/56789

🔥 5 ШАГОВ ДЛЯ 100% ЗАЩИТЫ ОТ ШТРАФОВ

✅ Шаг 1. Автоматизируйте документооборот в 1С

Что внедрить:

ГОСТ Р 7.0.97-2024 шифрование для всех электронных архивов;
Автонапоминания об истечении сроков хранения;
Интеграцию с ЕИС для автоматической выгрузки контрактов.

Как научиться:

Модуль курса Про-Абилити:

«Автоматизация документооборота в 1С:Бухгалтерия госучреждения»

Настройка резервного копирования;
Готовые шаблоны: Скачать образец номенклатуры дел;
Практикум по шифрованию персданных.

✅ Шаг 2. Составьте легальную номенклатуру дел

Образец структуры:

1. УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (срок 5 лет)
- 01.01. Первичные документы
- 01.02. Счета-фактуры
2. КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (срок 7 лет)
- 02.01. Трудовые договоры
- 02.02. Приказы о приеме/увольнении

Ошибки, которые выявит ФНС:

❌ Отсутствие индексации дел;
❌ Хранение сканов без бумажных оригиналов.

Решение из курса:

Готовый шаблон номенклатуры для госучреждений + инструкция по нумерации.

✅ Шаг 3. Оформите акты уничтожения по новому ГОСТу

Образец 2025:

Акт №5 от 17.07.2025

Уничтожены документы: накладные ТОРГ-12 за 2019 г. (35 ед.)

Основание: истек срок хранения (п. 4.2 Приказа Росархива №77)

Способ уничтожения: шредирование

Подписи комиссии:

1. Иванова А.А. (главбух) ________

2. Петров В.С. (архивариус) ________

Важно! Для электронных документов:

Требуется электронная подпись;
Обязательна опись метаданных (название, дата, размер).

✅ Шаг 4. Пройдите обучение в Про-Абилити

Курс «Бухгалтер государственного учреждения»:

Результаты внедрения модулей

Какие задачи решаем и какие результаты получаете

Модуль	Решаемая проблема	Ваш результат
1. Работа в 1С:Бухгалтерия	Ручной ввод документов	Сокращение времени на 67%
2. Электронные архивы	Штрафы за персданные	Гарантия прохождения проверок
3. Госзакупки и контракты	Аннулирование сделок ФАС	Безошибочное оформление документов
4. Налоговый аудит	Доначисления НДС	Защита от претензий ФНС

Бонусы:

Удостоверение гособразца (код 08.002 по профстандарту);
Чек-лист «5 шагов перед проверкой Роскомнадзора»;
Доступ к закрытому чату с экспертами.

👉 Записаться

✅ Шаг 5. Проведите аудит до 30 сентября 2025

Чек-лист для главбуха:

Проверить наличие уведомления в реестре операторов персданных
Уничтожить документы с истекшим сроком хранения
Протестировать резервное копирование электронных архивов
Внедрить ГОСТ-шифрование для файлов с персданными
Назначить ответственных за хранение по отделам

💼 Кейс: Как главбух сэкономил 2.5 млн ₽

Ситуация:

Муниципальная больница получила предписание Роскомнадзора за:

Незашифрованные сканы паспортов в общем доступе;
Отсутствие актов уничтожения за 2020-2022 гг.

Решение:

Персонал прошел курс в Про-Абилити;
Внедрили шифрование в 1С;
Подготовили номенклатуру дел по Приказу №77.

Итог:

Отмена штрафов на 2.5 млн ₽;
Сокращение времени на работу с документами с 40 до 12 часов/неделю.

❗ ТОП-3 ошибки бухгалтеров в 2025 году

Хранение первички 4 года вместо 5
Последствие: Штраф 300 000 ₽ + доначисление налогов
Решение из курса: Настройка автонапоминаний в 1С
Отправка незашифрованных персданных
Последствие: Блокировка деятельности на 90 дней
Решение из курса: Практикум по ГОСТ Р 7.0.97-2024
Отсутствие описей в электронном архиве
Последствие: Штраф 50 000 ₽ за каждый месяц нарушения
Решение из курса: Шаблон реестра метаданных

💎 Заключение: Ваш план на 2025 год

До 31 августа:

Пройти курс в Про-Абилити
Скачать шаблон номенклатуры дел

До 30 сентября:

Провести аудит документов
Уничтожить просроченные архивы

Ежеквартально:

Тестировать резервное копирование
Обновлять знания по изменениям законодательства

Статистика: Выпускники курса Про-Абилити:

94% проходят проверки без штрафов;
78% повышают зарплату в течение года;
100% получают пожизненный доступ к материалам.

Не рискуйте бюджетом учреждения!

🔗 Записаться на курс

☎️ Бесплатная консультация: +7 (499) 404-01-36

Как избежать штрафов за хранение бухгалтерских документов