🔍 Введение: Важность документального подтверждения командировочных расходов
Командировочные расходы, включая затраты на авиаперелёты, являются значимой статьёй затрат для многих организаций. Их корректное документальное подтверждение позволяет:
- Учитывать расходы при исчислении налога на прибыль — уменьшать налоговую базу .
- Освобождать от обложения НДФЛ и страховыми взносами — при условии, что расходы обоснованы и подтверждены .
- Избегать штрафов и пеней — при проверках контролирующими органами.
Разъяснения Минфина России, содержащиеся в письме от 04.07.2025 № 02-06-10/65516, актуализируют требования к документам в условиях повсеместного перехода на электронный документооборот .
📋 Обязательные документы для подтверждения расходов на авиаперелёт
Согласно позиции Минфина, для подтверждения расходов на авиабилеты и факта перелёта работника необходим следующий комплект документов:
1. Маршрут/квитанция электронного билета
- Назначение: Подтверждает факт приобретения билета и содержит сведения о стоимости перелёта.
- Требования: Документ должен быть сформирован автоматизированной системой оформления перевозок (АИС). Является документом строгой отчетности (ДСО), что позволяет производить расчеты без применения ККТ .
- Важно: В маршрутной квитанции должен быть указан статус "использован" и стоимость перелёта .
2. Посадочный талон
- Назначение: Подтверждает факт использования билета и совершения перелёта работником по указанному маршруту.
- Формы: Может быть получен в электронном виде или на бумажном носителе:
- ⚡️ Электронный посадочный талон — направляется пассажиру на email или в мобильное приложение при онлайн-регистрации.
- 📄 Бумажный посадочный талон — выдаётся в аэропорту или пункте регистрации .
- Юридическая сила: Электронный посадочный талон, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному документу .
3. Отчёт о расходах подотчетного лица (по форме 0504520)
- Назначение: Сводный документ, к которому прикладываются все оправдательные документы (билеты, талоны, чеки и т.д.). Является основным документом для бухгалтерского учёта в бюджетных учреждениях .
Таблица: Обязательные документы для подтверждения расходов на авиаперелёт
⚠️ Дополнительные документы и рекомендации Минфина
- Подтверждение оплаты: Для дополнительного подтверждения факта оплаты билета организацией может потребоваться выписка с банковского счёта или платёжное поручение .
- Документы, обосновывающие командировку: Приказ о направлении в командировку с указанием цели, сроков и места поездки необходим для подтверждения производственного характера расходов. Даты в приказе и билетах должны совпадать .
- Локальные нормативные акты: Для учёта в расходах стоимости дополнительных услуг (например, выбор места в салоне, страховка, услуги VIP-зала) их возмещение должно быть прямо предусмотрено Положением о командировках или иным локальным актом организации. Экономическая обоснованность таких трат повышает шансы на их признание налоговиками .
💡 Практические рекомендации для бухгалтеров и работодателей
Актуализируйте локальные акты. Внесите в Положение о командировках чёткий перечень возмещаемых расходов, включая возможность использования электронных билетов и талонов, а также порядок возмещения дополнительных услуг .
Инструктируйте сотрудников. Разработайте памятку для командированных работников с требованием обязательно сохранять посадочные талоны (распечатывать электронные) и предоставлять полный комплект документов по возвращении .
Организуйте проверку комплектности. При приёме авансового отчёта проверяйте:
Инструктируйте сотрудников. Разработайте памятку для командированных работников с требованием обязательно сохранять посадочные талоны (распечатывать электронные) и предоставлять полный комплект документов по возвращении .
Организуйте проверку комплектности. При приёме авансового отчёта проверяйте:
- Наличие в маршрутной квитанции статуса "использован" и стоимости.
- Соответствие дат в билетах и приказе на командировку.
- Наличие посадочного талона (даже электронного).
Используйте электронный документооборот. Электронные документы (билеты, талоны, отчёты), подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют равную юридическую силу с бумажными аналогами и упрощают процесс учёта и хранения.
❌ Риски и частые ошибки при подтверждении расходов
- Отсутствие посадочного талона. Это наиболее частая причина отказа в признании расходов. Без него налоговики могут счесть, что перелёт не был совершен, и доначислить налоги и взносы.
- Несоответствие дат. Если дата вылета по билету раньше даты начала командировки по приказу, расходы на проезд могут быть признаны личным доходом работника с обложением НДФЛ и взносами.
- Отсутствие экономического обоснования. Оплата услуг бизнес-класса или VIP-залов для сотрудников, не относящихся к руководящему составу, без упоминания в локальных актах может быть отклонена.
💎 Заключение
Письмо Минфина России от 04.07.2025 № 02-06-10/65516 систематизирует и clarifies требования к документам, подтверждающим расходы на авиаперелёты в командировках. Ключ к беспроблемному учёту таких затрат — это:
- Комплект документов: маршрутная квитанция со статусом "использован" + посадочный талон.
- Своевременность и правильность оформления: соответствие дат в билетах и приказе, наличие всех обязательных реквизитов.
- Локальное регулирование: закрепление внутренних документах организации порядка возмещения расходов, включая дополнительные услуги.
Соблюдение этих требований позволит организациям безопасно учитывать расходы на авиабилеты, минимизировать налоговые риски и избежать споров с проверяющими органами.
