Каждый бухгалтер знает, что любой документ, сформированный в компании или полученный от контрагентов, очень важен и не должен быть потерян или уничтожен. На основании всех этих документов ведется бухгалтерский учет и составляется отчетность. Во время работы организации накапливается много первичных документов. Очень важно их правильно хранить, не уничтожать раньше срока. Проверка данных бухучета и безотчётности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам. Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Срок хранения документов налогового учёта должен соответствовать перечню Росархива и Налоговому кодексу РФ.
Кто ответственный за хранение документов
По умолчанию ответственным за хранение документов является руководитель организации. Однако эти полномочия он вправе передать любому другому сотруднику. Обычно это либо главный бухгалтер, либо архивариус, если компания достаточно крупная для необходимости такой должности.
Храним первичные документы:
Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования. Этот срок относится к хранению:
• кассовых книг;
• банковских документов;
• актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
• накладных и авансовых отчетов;
• переписки;
• путевых листов и журналов их учета;
• документов о получении зарплаты и выплате пособий;
• инвентаризационных описей о движимом имуществе.
Храним документы для расчета налогов и взносов
Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного "основного" срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:
• документов налогоплательщиков и налоговых агентов, которые необходимы для расчета, удержания и уплаты налогов;
• счетов-фактур;
• книг покупок и продаж (здесь срок рассчитывается с даты последней записи);
• таможенных деклараций в части уплаты НДС, заявления о ввозе товаров, БСО;
• документов об уплате авансовых платежей акцизов.
Все налоговые декларации и сведения о доходах физлиц нужно хранить пять лет.
Что необходимо сделать после истечения срока хранения
Чтобы уничтожить документы, у которых истек срок хранения, необходимо сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию. Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать. После вы должны будете составить акт об уничтожении.
Ответственность за нарушение сроков хранения
За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать компанию на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Это касается также компаний на упрощённой системе налогообложения. Без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом.
