Путевые листы после 1 сентября 2026 года: учреждения вправе оставаться на бумаге — разбор поправок и рисков
С 1 сентября 2026 года вступают в силу масштабные изменения в оформлении перевозочных документов. Поправки, внесённые Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ, вводят обязательный электронный документооборот для ряда транспортных документов. Однако, вопреки опасениям многих бухгалтеров, путевой лист по-прежнему можно оформлять на бумаге.
В этой статье разберем, что именно меняется с 1 сентября 2026 года, какие документы переходят в обязательный электронный формат, а какие остаются на усмотрение учреждения, и как правильно организовать работу с путевыми листами в новых условиях.
1. Что меняется с 1 сентября 2026 года: обзор поправок
Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ вносит изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности и устанавливает обязательное формирование перевозочных документов в электронном виде для автомобильного, воздушного и железнодорожного транспорта.
Документы, которые с 1 сентября 2026 года обязательно должны оформляться в электронной форме:
Все эти документы с 1 сентября 2026 года должны формироваться в электронном виде по форматам, утверждённым ФНС, и направляться в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
2. Путевой лист: обязательного перехода на электронный формат нет
Ключевой вывод для учреждений: поправки, внесённые Законом № 140-ФЗ, не отменяют право на использование бумажных путевых листов.
2.1. Что говорит закон
Устав автомобильного транспорта и Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 390 по-прежнему оставляют за организациями право выбора:
- оформлять путевой лист на бумажном носителе;
- или формировать его в виде электронного документа.
Изменений, которые бы обязывали оформлять путевой лист исключительно в электронном виде, в указанные нормы не вносилось.
2.2. Единственное исключение
Обязательным электронный путевой лист является только при перевозке маркируемого некрепкого алкоголя. Для всех остальных перевозок (в том числе служебных, хозяйственных нужд учреждений) выбор остаётся за учреждением.
Вывод: учреждения и после 1 сентября 2026 года вправе оформлять путевой лист на бумажном носителе, если это соответствует положениям учетной политики и внутренним регламентам.
3. Сравнение бумажного и электронного путевого листа
Для тех, кто задумывается о переходе на электронные путевые листы, важно понимать ключевые отличия.
4. Что делать учреждению: выбор между бумагой и электронным форматом
4.1. Если вы остаётесь на бумаге
Если учреждение решает продолжить оформлять путевые листы на бумаге, необходимо:
- Закрепить этот порядок в учётной политике.
- Использовать утверждённые формы путевых листов (унифицированные или самостоятельно разработанные).
- Обеспечить надлежащее хранение путевых листов в течение установленного срока (не менее 5 лет).
Риски бумажного формата:
- необходимость физического хранения документов;
- риск утраты или порчи;
- дополнительные трудозатраты на оформление и проверку.
4.2. Если вы переходите на электронный путевой лист
Если учреждение решает перейти на электронные путевые листы, необходимо:
- Выбрать оператора электронных перевозочных документов (система ЭДО).
- Обеспечить сотрудников усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью (УКЭП/УНЭП).
- Настроить интеграцию с ГИС ЭПД для передачи данных.
- Закрепить переход в учётной политике.
Преимущества электронного формата:
- автоматизация процессов;
- снижение риска ошибок и утраты документов;
- возможность оперативной проверки через QR-код;
- соответствие современным требованиям цифровизации.
5. Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Обязательно ли с 1 сентября 2026 года переходить на электронный путевой лист?
Ответ. Нет, не обязательно. Закон № 140-ФЗ обязывает переходить на электронный формат только для экспедиторских документов и транспортной накладной. Путевой лист по-прежнему можно оформлять на бумаге.
Вопрос 2. Какие документы с 1 сентября 2026 года обязательно должны быть электронными?
Ответ. Поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка и транспортная накладная.
Вопрос 3. Можно ли использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа?
Ответ. Да, если она утверждена в учётной политике учреждения и соответствует требованиям Приказа Минтранса № 390.
Вопрос 4. Нужно ли передавать электронный путевой лист в ГИС ЭПД?
Ответ. Да, если вы перешли на электронный путевой лист, его необходимо передавать в ГИС ЭПД через оператора электронных перевозочных документов.
Вопрос 5. Как долго хранить путевые листы?
Ответ. Путевые листы (как бумажные, так и электронные) должны храниться не менее 5 лет после отчётного года, в котором они были использованы.
6. Заключение: главные выводы
С 1 сентября 2026 года в транспортной сфере начинается новый этап цифровизации. Однако законодатель оставил учреждениям право выбора в части оформления путевых листов. Бумажный путевой лист остаётся легитимным документом, если его применение закреплено в учётной политике учреждения. Решение о переходе на электронный формат должно быть взвешенным и учитывать как технические возможности учреждения, так и перспективы развития цифрового документооборота.
Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY
Вопрос о путевых листах — один из самых частых в нашей практике в последние месяцы. Бухгалтеры бюджетных учреждений обеспокоены: «А не придётся ли нам с 1 сентября срочно переходить на электронные путевые листы?». Отвечаю: нет, не придётся. Закон № 140-ФЗ обязывает переходить на электронный формат только экспедиторские документы и транспортную накладную. Путевой лист остался на усмотрение учреждения.
Что я хочу подчеркнуть особо?
Первое. Законодатель не случайно оставил путевой лист «за скобками» обязательной цифровизации. Путевой лист — это не просто перевозочный документ, а первичный учётный документ, который используется для списания ГСМ, расчёта зарплаты водителей и подтверждения пробега. Переход на электронный формат здесь требует более серьёзной подготовки: нужно выбирать оператора, настраивать интеграцию с ГИС ЭПД, обеспечивать сотрудников электронными подписями. Не все учреждения к этому готовы.
Второе. Если вы остаётесь на бумаге — закрепите это в учётной политике. Это главное правило. Если в учётной политике не будет прописано, что вы используете бумажные путевые листы, при проверке могут возникнуть вопросы: «А почему вы не перешли на электронный формат?», «А на каком основании вы используете бумагу?». Чёткое документальное обоснование — ваша защита.
Третье. Если вы решите перейти на электронные путевые листы — готовьтесь к изменениям заранее. Электронный путевой лист — это не просто «оцифрованная бумажка». Это другой формат работы: другие формы, другие подписи, другая система хранения. Переход требует времени, обучения сотрудников и настройки программного обеспечения.
Какую стратегию выбрать учреждению?
В учебном центре PRO-ABILITY мы рекомендуем нашим слушателям:
- Принять решение — оставаться на бумаге или переходить на электронный формат. Решение должно быть обоснованным и учитывать реальные возможности учреждения.
- Закрепить решение в учётной политике — это обязательное условие для любого варианта.
- Если остаётесь на бумаге — убедиться, что используемые формы путевых листов соответствуют требованиям Приказа Минтранса № 390 и утверждены в установленном порядке.
- Если переходите на электронный формат — выбрать оператора, обеспечить сотрудников ЭП, настроить интеграцию с ГИС ЭПД и обучить персонал.
Что важно запомнить:
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными, но путевой лист — не в их числе. Учреждения имеют право выбора, и это право нужно использовать осознанно. Главное — чтобы выбранный порядок был закреплён документально и применялся последовательно. Тогда никаких претензий со стороны контролирующих органов не возникнет.
