статьи бухгалтерия

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику в подотчет?

Есть ли ограничения в размере выдаваемых в подотчет сумм? Что может привлечь внимание налоговой в этом вопросе? Эти вопросы вполне уместны, ведь внимание контролирующих органов к кассовым операциям компаний не ослабевает. Попытаемся разобраться, можно ли выдавать авансы из кассы в неограниченном размере.

Что такое подотчетные суммы

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам. Руководство вправе закрепить перечень работников, которые являются подотчетными лицами. Список следует оформить отдельным распоряжением руководства.
Деньги могут предоставляться на самые разные цели:
  • приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
  • оплату бензина
  • командировочные расходы и т.д.

Сколько же можно выдать под отчёт, чтобы не нарушить закон?

Обычно все придерживаются суммы 100 тыс. рублей. Но ограничений в законодательстве нет. Руководство может выдать любую сумму денег в подотчет. Также директор вправе установить ограничения по авансовым расчетам отельным приказом. Но обратите внимание, что ограничение в 100 000 рублей по наличным расчетам в рамках одного договора действует. Положения распространяются и на расчеты через подотчетника.
Если почитать Кодекс, то мы нигде не обнаружим штрафов за нарушение при выдаче подотчетных сумм. Другое дело, что некоторые операции могут заинтересовать контролирующие органы и сынициировать проверку.

Что может привлечь внимание налоговой

При этом есть несколько ситуация, когда по 71 счету проходят крупные суммы и это может привлечь внимание налоговой:
1. Одна и та же сумма выдана, а на следующий день возвращена. Здесь усматривается сокрытие факта превышения лимита кассы. Обычно деньги выписываются на имя руководителя или главного бухгалтера. На самом деле они лежат в кассе, а движение происходит только на бумаге.
2. Деньги выдаются в подотчет на несколько месяцев. Здесь налоговая может усмотреть использование средств на личные нужды. Причем бывает, что деньги просто переписывают, то есть одним днем оформляют приход и расход одной и той же суммы. И длится это на протяжении нескольких месяцев.
3. Выдается сумма, превышающая среднемесячную сумму затрат. В этом случае есть подозрение, что закупается “левый” товар или выплачивается “серая” зарплата.