Обновленная форма П-4 в 2026 году: новые правила учета совместителей и отпуска по беременности и родам Приказ Росстата № 638 от 17.11.2025

Статистическая отчетность по зарплате: Росстат уточнил указания по заполнению формы П-4

Введение: что изменилось в отчетности с 2026 года?

С 1 февраля 2026 года все организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся респондентами федерального статистического наблюдения, обязаны представлять сведения по форме № П-4 в соответствии с обновленными правилами. Новый регламент установлен Приказом Росстата от 17.11.2025 № 638 "Об утверждении Указаний по заполнению формы федерального статистического наблюдения № П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников".

Наиболее значимым нововведением, которое вызывает много вопросов на практике, является четкое законодательное закрепление порядка отражения в отчете сотрудниц, находящихся в отпуске по беременности и родам, но продолжающих работать у того же работодателя по внутреннему совместительству. Ранее эта ситуация не имела однозначной трактовки, что приводило к разночтениям и ошибкам в формировании отчетности. Теперь Росстат дал четкие разъяснения, позволяющие унифицировать подход к заполнению формы.

В этой статье мы подробно разберем, как применять новые правила на практике, как рассчитывать показатели для нестандартных ситуаций и на что обратить особое внимание при подготовке отчета, чтобы избежать штрафных санкций.

1. Общие положения по заполнению формы П-4

Форма федерального статистического наблюдения № П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников" представляет собой один из основных инструментов мониторинга рынка труда и доходов населения, которым пользуются государственные органы для анализа экономической ситуации и формирования социальной политики.

1.1. Кто обязан сдавать отчет?

Отчетность по форме П-4 обязаны предоставлять:

Все юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства)
Организации всех форм собственности и ведомственной принадлежности
Индивидуальные предприниматели, относящиеся к категории среднего и крупного бизнеса
Юридические лица, имеющие обособленные подразделения (предоставляют отчет как по головной организации, так и по каждому обособленному подразделению)

1.2. Периодичность и сроки сдачи

Периодичность предоставления отчета зависит от категории респондента и численности его работников:

Ежемесячно - для организаций со средней численностью работников более 15 человек
Ежеквартально - для организаций со средней численностью работников 15 человек и менее

Отчет предоставляется не позднее 3-го рабочего дня после отчетного периода в территориальный орган Росстата по месту нахождения организации.

2. Ключевые изменения согласно Приказу Росстата № 638 от 17.11.2025

2.1. Учет женщин в отпуске по беременности и родам, работающих по внутреннему совместительству

Это наиболее значимое изменение, которое требует особого внимания кадровых служб и бухгалтерий.

Суть нововведения: Сотрудница, находящаяся в отпуске по беременности и родам (декретном отпуске) на своей основной должности, но продолжающая работать у того же работодателя по внутреннему совместительству на другой должности, должна учитываться в отчете следующим образом:

В среднесписочной численности работников (графа 2) такая сотрудница учитывается полностью как один человек, несмотря на работу в режиме неполного рабочего времени по совместительству
Ее заработная плата, начисленная за работу по внутреннему совместительству, отражается в графе 8 "Прочие выплаты"

При этом пособие по беременности и родам, выплачиваемое сотруднице на основной должности, не включается в фонд заработной платы, так как согласно Указаниям, выплаты социального характера (включая пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам) не входят в фонд заработной платы.

2.2. Другие уточненные положения

Помимо ключевого изменения, Приказ № 638 также уточняет:

Правила расчета среднесписочной численности работников в организациях, работающих неполный месяц, квартал или год
Порядок учета в средней численности работников, не состоявших в списочном составе и привлеченных для работы по специальным договорам с государственными организациями
Методику расчета средней численности внешних совместителей
Особенности отражения выплат социального характера

3. Практический пример заполнения формы П-4 для сотрудницы в отпуске по БиР, работающей по совместительству

Рассмотрим конкретную ситуацию для наглядного понимания нового порядка заполнения отчета.

Условия примера:

В ООО "Вектор" работает сотрудница Иванова А.И.:

С 1 февраля 2026 года она находится в отпуске по беременности и родам на своей основной должности "бухгалтер" (ставка 1,0)
Одновременно с 15 февраля 2026 года она вышла на работу по внутреннему совместительству на должность "экономист" с рабочим временем 7 часов в неделю

За февраль 2026 года ей начислены:
Пособие по беременности и родам на основной должности: 45 000 рублей
Заработная плата по должности "экономист" за фактически отработанное время: 12 000 рублей

Порядок отражения в форме П-4 за февраль 2026 года:

Показатель	Графа	Значение	Примечание
Среднесписочная численность, чел.	2	1	Сотрудница учитывается как один человек в среднесписочной численности, несмотря на режим неполного рабочего времени по совместительству
Фонд заработной платы, руб.	4	12 000	Включается только заработная плата по внутреннему совместительству
Прочие выплаты, руб.	8	12 000	Заработная плата по внутреннему совместительству также отражается в графе 8 как прочая выплата
Выплаты социального характера	11	45 000	Пособие по беременности и родам отражается как выплата социального характера

Важно: В данном примере одна и та же сумма заработной платы по внутреннему совместительству (12 000 рублей) отражается одновременно в двух графах: 4 и 8. Это не является ошибкой, а соответствует новым указаниям Росстата.

4. Пошаговый алгоритм заполнения формы П-4 в 2026 году

Чтобы правильно подготовить отчет по обновленным правилам, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1. Определение круга отчетности

Уточните, относится ли ваша организация к респондентам, обязательным для предоставления формы П-4. Проверьте актуальные перечни респондентов на официальном сайте Росстата.

Шаг 2. Сбор исходных данных

Подготовьте всю необходимую информацию для заполнения отчета:

Табель учета рабочего времени
Расчетные ведомости по заработной плате
Приказы о приеме на работу, увольнении, отпусках
Документы на выплаты социального характера

Шаг 3. Расчет среднесписочной численности работников

Рассчитайте показатель согласно разделу 16 Указаний. Помните о новом правиле для сотрудниц в отпуске по БиР, работающих по внутреннему совместительству - они включаются в расчет как целые единицы.

Шаг 4. Расчет фонда заработной платы

Сформируйте фонд заработной платы, включая все начисления, предусмотренные системой оплаты труда, согласно разделам 27-31 Указаний. Не включайте выплаты социального характера.

Шаг 5. Заполнение прочих выплат (графа 8)

Включите в графу 8 заработную плату сотрудниц, находящихся в отпуске по БиР и работающих по внутреннему совместительству, а также другие выплаты, указанные в разделе 31 Указаний.

Шаг 6. Заполнение выплат социального характера (графа 11)

Отдельно отразите выплаты социального характера согласно разделу 36 Указаний, включая пособия по беременности и родам.

Шаг 7. Проверка контрольных соотношений

Проверьте заполненный отчет с использованием контрольных соотношений, приведенных в разделе 45 Указаний. Это поможет выявить возможные арифметические и логические ошибки.

5. Частые ошибки и как их избежать

На основе анализа типичных нарушений в статистической отчетности можно выделить несколько распространенных ошибок:

Неправильный учет сотрудников в отпусках

Ошибка: Исключение из среднесписочной численности сотрудниц, находящихся в отпуске по БиР, но работающих по внутреннему совместительству
Правильно: Включать таких сотрудниц в среднесписочную численность как целые единицы

Некорректное отражение выплат

Ошибка: Включение пособий по беременности и родам в фонд заработной платы
Правильно: Отражать пособия по БиР в выплатах социального характера (графа 11)

Нарушение сроков сдачи

Ошибка: Предоставление отчета после установленного срока (3-й рабочий день после отчетного периода)
Правильно: Сформировать график подготовки отчетности с учетом времени на проверку и утверждение

Арифметические ошибки в расчетах

Ошибка: Неправильный расчет среднесписочной численности при неполном рабочем времени
Правильно: Использовать формулу: (Общее количество отработанных человеко-дней) / (Количество календарных дней в периоде)

6. Ответственность за нарушение порядка представления статистической отчетности

За непредставление статистической отчетности или представление недостоверных статистических сведений установлена административная ответственность согласно статье 13.19 КоАП РФ:

На должностных лиц - штраф от 10 000 до 20 000 рублей
На юридических лиц - штраф от 20 000 до 70 000 рублей

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается:

На должностных лиц - штраф от 30 000 до 50 000 рублей
На юридических лиц - штраф от 100 000 до 150 000 рублей

Заключение

Обновленные указания по заполнению формы П-4, утвержденные Приказом Росстата от 17.11.2025 № 638, вносят важные изменения в порядок статистического учета численности и заработной платы работников. Наиболее значимым нововведением является четкое регулирование учета сотрудниц, находящихся в отпуске по беременности и родам, но продолжающих работать по внутреннему совместительству.

С 1 февраля 2026 года таких сотрудниц необходимо включать в среднесписочную численность как целые единицы, а их заработную плату по совместительству отражать одновременно в графах 4 и 8 отчета. Эти изменения направлены на унификацию статистического учета и повышение достоверности данных о занятости населения.

Чтобы избежать ошибок при подготовке отчетности и связанных с ними штрафных санкций, рекомендуется заранее ознакомиться с новыми правилами, провести обучение ответственных сотрудников и адаптировать внутренние процедуры сбора и обработки данных к обновленным требованиям Росстата.