статьи бухгалтерия

Какие расходы сотрудников компенсирует работодатель

В случаях, когда сотрудники используют для работы личное имущество, например, телефон, ноутбук или автомобиль, либо тратят свои денежные средства на нужды фирмы, им необходимо компенсировать эти расходы. А задача бухгалтера правильно учесть эти расходы в отчётности.

Что подлежит возмещению

Роструд в своем письме уже давал пояснения по поводу использования личного имущества, и того, что подлежит компенсации со стороны организации. Сюда может относиться использование:

· личной техники или оборудования

· личного инструмента

· личного транспорта

· личных средств в командировке

· расходы на общественный транспорт при разъездной работе

· расходы на обучение

· расходы на сотовую связь

Как оформить компенсацию

Изначально работодателю необходимо издать положение или приказ, определяющее размеры и порядок возмещения таких расходов. Минфин считает, что сумма компенсации работнику должна формироваться исходя из соглашения между компанией и ее сотрудником. Но при этом оговоренная сумма должна быть экономически обоснованной.

Возмещение расходов работника в интересах организации может быть осуществлено на основании заявления работника и его отчета. Стандартной формы заявления и отчетного документа нет. Организация должна самостоятельно их разработать и утвердить в нормативных актах. Например, в качестве отчета работник может предоставить: товарный чек, расходную накладную, акт выполненных работ, акт об оказании услуг или счет заказ.

Далее руководитель должен согласовать заявление сотрудника и издать приказ о возмещении расходов сотрудника.

Бухгалтерский учёт и налогообложение компенсации

Затраты организации, вытекающие из необходимости компенсации, должны признаваться расходами по обычным видам деятельности. И такие расходы должны признаваться в том же отчетном периоде, за который работнику выплачивается компенсация за использование его имущества в служебных целях.

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества данная выплата не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Давайте рассмотрим бухгалтерские проводки на примере компенсации за использование личного мобильного телефона:

Дебет 26 (44) Кредит 73 - Отражены расходы по выплате компенсации работнику за использование в служебных целях имущества работника (Основание: трудовой договор, распоряжение руководителя, бухгалтерская справка);

Дебет 73 кредит 51 - Перечислена работнику сумма компенсации (выписка банка по расчетному счету).