Ошибки в журналах операций, которые приводят к нецелевым расходам
Неправильное ведение журналов операций — это не просто техническая неточность, а серьёзное нарушение, которое может привести к признанию расходов бюджетного учреждения нецелевыми. В 2025 году внимание контролирующих органов к таким нарушениям только усиливается.
Минфин РФ поручил ревизорам проверять достоверность данных не по готовой отчетности, а непосредственно по записям в регистрах бухгалтерского учета. Это означает, что важно не только правильно составить отчетность, но и корректно заполнить журналы операций.
Почему ошибки в журналах операций опасны?
Журналы операций — это основные регистры, в которых фиксируются хозяйственные операции. Нарушения в их ведении могут привести к:
- некорректному формированию финансовой отчетности;
- обнаружению нецелевых расходов;
- претензиям со стороны Казначейства и Счетной палаты;
- штрафным санкциям для руководителя и главбуха;
- приостановке или отзыве лимитов бюджетных обязательств.
Наиболее частые ошибки в журналах операций
По данным судебной практики (например, постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.02.2025 № Ф08-7929/2024), ревизоры выявляют следующие нарушения:
| Ошибка | Как исправить / избежать |
|---|---|
| Отражение операции в журнале раньше даты подписания первичного документа | Запись в журнале вносится только после подписания первичного документа обеими сторонами. Дата записи не может предшествовать дате акта или накладной. |
| Формирование журналов операций за год или произвольные периоды | Каждый журнал оформляется отдельно за каждый месяц. Исключение возможно только при наличии четкой регламентации в учетной политике. |
| Отсутствие подписей уполномоченных лиц | Журнал должен быть подписан главным бухгалтером и ответственным исполнителем. Также должны быть указаны дата и расшифровка подписей. |
| Первичные документы подшиты к договорам, а не к журналу операций | Все первичные документы должны быть приложены к соответствующему журналу операций, где отражена операция. |
| Использование сканированных копий вместо оригиналов первичных документов | К учету принимаются только оригиналы документов. Сканы можно хранить дополнительно, но не вместо них. |
| Не заполнено поле «Количество листов приложений» | Это поле обязательно. Укажите точное количество листов первичных документов, прилагаемых к журналу. |
| Несоответствие дат и номеров в журнале и в первичных документах | Следите за точностью указания реквизитов: дат, номеров, сумм. |
| Движение по счетам санкционирования отражено в журнале № 8, а не № 9 | Операции по 500-м счетам отражайте в Журнале операций № 9 «По санкционированию». |
| Отсутствие заголовочной части, периода, наименования учреждения | Журнал должен содержать все обязательные реквизиты: наименование, период, код, структурное подразделение, должности и подписи. |
| Содержание операции не отражает данные первичных документов | Графа «Содержание операции» должна точно отражать суть события и содержать реквизиты первичного документа. |
Как правильно вести журналы операций?
Чтобы избежать ошибок, соблюдайте следующие правила:
- Формируйте журналы операций строго ежемесячно.
- Подписывайте журналы главным бухгалтером и исполнителем.
- Прикладывайте к журналу оригиналы первичных документов.
- Указывайте даты, номера, сумму, контрагента и содержание операции.
- Сшивайте и нумеруйте страницы журналов.
- Соблюдайте порядок, установленный в учетной политике учреждения.
Какие журналы операций должны быть в учреждении?
Согласно действующим нормативным требованиям, бюджетное учреждение должно вести следующие журналы операций:
- Журнал операций по счету «Касса»
- Журнал операций с безналичными денежными средствами
- Журнал операций расчетов с подотчетными лицами
- Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками
- Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам
- Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям
- Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов
- Журнал по прочим операциям
- Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет
- Журнал операций межотчетного периода
Заключение
Правильное ведение журналов операций — ключ к достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Ошибки в регистрах могут повлечь серьезные последствия: от штрафов до отзыва лимитов бюджетных обязательств.
Регулярно проверяйте свои журналы операций на соответствие первичным документам, соблюдение сроков и полноту реквизитов. Используйте таблицу выше как чек-лист для самопроверки.
Соблюдение требований позволит избежать претензий со стороны проверяющих и обеспечить законность использования бюджетных средств.
