Введение: июльский «кадровый голод» в бюджетной сфере
Июль 2026 года — пик отпусков в государственных и муниципальных учреждениях. Массовые уходы сотрудников в отпуск создают для кадровиков классическую проблему: работу нужно выполнять, а людей не хватает.
Как законно закрыть образовавшуюся «дыру»? Вариантов несколько:
- принять нового сотрудника по срочному трудовому договору на время отпуска основного работника;
- возложить обязанности ушедшего в отпуск сотрудника на другого работника в порядке внутреннего совместительства;
- оформить совмещение профессий (должностей) в пределах рабочего дня;
- расширить зоны обслуживания или увеличить объём работ.
Каждый из этих способов имеет свои правовые нюансы, ограничения и риски. Ошибка в выборе или оформлении может стоить учреждению не только денег (штрафы до 100 000 рублей), но и репутации при проверках ГИТ и прокуратуры.
Разбираемся, что изменилось в 2026 году, какие нормы ТК РФ действуют сейчас и как правильно оформить замену отпускника, чтобы избежать претензий контролирующих органов.
Часть 1. Три способа заменить сотрудника на время отпуска: «Было / Стало»
Прежде чем углубляться в детали, давайте разберём три основных варианта в формате «Было / Стало» — так нагляднее видны отличия и риски.
Способ №1. Срочный трудовой договор на время отпуска
Способ №2. Внутреннее совместительство
Способ №3. Совмещение профессий (должностей)
Часть 2. Срочный трудовой договор на время отпуска: пошаговый алгоритм
Правовая основа: статья 59 ТК РФ
Срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника заключается на основании абз. 2 ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ.
Ключевое условие: за основным работником сохраняется место работы на период отпуска в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором или локальными нормативными актами.
Пошаговый алгоритм оформления
Шаг 1. Определяем основание для срочности
В трудовом договоре обязательно указываем, что он заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Формулировка может быть такой:
«Настоящий трудовой договор заключён на время исполнения обязанностей отсутствующего работника Ивановой Ирины Ивановны (должность — главный бухгалтер), за которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ сохраняется место работы на период ежегодного оплачиваемого отпуска с 01.07.2026 по 28.07.2026»
Шаг 2. Оформляем приём на работу
Издаём приказ о приёме на работу по форме Т-1 (или самостоятельно разработанной). В приказе указываем:
- срок действия договора;
- основание срочности;
- дату выхода основного работника (если известна).
Шаг 3. Оформляем трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности)
Запись вносится в общем порядке. В графе «Сведения о работе» указываем: «Принят на время исполнения обязанностей отсутствующего работника».
Шаг 4. Ожидаем выхода основного работника
Срочный трудовой договор, заключённый на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу (ст. 79 ТК РФ).
Шаг 5. Увольнение временного работника
Если в договоре указана конкретная дата окончания — уведомляем работника не менее чем за 3 календарных дня до увольнения.
Если договор заключён «на время отсутствия основного работника» без указания точной даты — уведомление не требуется, договор прекращается автоматически в день выхода основного работника.
Важные нюансы 2026 года
- Нельзя заключить один договор на нескольких отпускников. Роструд в письме от 16.01.2025 № ПГ/28052-6-1 чётко указал: срочный трудовой договор заключается каждый раз на время исполнения обязанностей конкретного отсутствующего работника.
- Если основной работник не вышел в срок. Допустим, отпуск закончился, но работник заболел и взял больничный. В этом случае временный работник продолжает работать до фактического выхода основного. Дата окончания договора «сдвигается».
- Продление срочного договора. Истечение срока является самостоятельным основанием прекращения договора. В дальнейшем с этим же работником можно заключить новый срочный договор, если основания для этого сохраняются.
Часть 3. Внутреннее совместительство: когда и как оформлять
Что говорит ТК РФ: статьи 60.1, 282, 286
Внутреннее совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях отдельного трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ).
Заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей (если иное не предусмотрено федеральным законом).
Когда внутреннее совместительство — лучший выбор
- Нужно заместить должность на длительный срок (например, отпуск по уходу за ребёнком);
- Работник может выполнять дополнительную работу вне своего основного рабочего времени;
- Требуется сохранить возможность замещения на постоянной основе (например, если отпуска повторяются ежегодно).
Особенности отпуска для внутреннего совместителя
Ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Если на работе по совместительству сотрудник не отработал шести месяцев, отпуск предоставляется авансом.
Важно: Роструд разъяснил, что работник не вправе в период отпуска на основной работе выйти совместителем на работу в другую организацию на полную ставку.
Пошаговый алгоритм оформления внутреннего совместительства
Шаг 1. Получаем согласие работника
Работник должен дать письменное согласие на работу по совместительству.
Шаг 2. Заключаем отдельный трудовой договор
В договоре указываем:
- что работа является совместительством;
- режим рабочего времени (обычно не более 4 часов в день или 20 часов в неделю);
- срок действия (если работа на время отпуска — срочный договор).
Шаг 3. Издаём приказ о приёме на работу
Шаг 4. Вносим запись в трудовую книжку (по желанию работника)
Часть 4. Совмещение профессий (должностей): самый простой способ
Что говорит ТК РФ: статья 60.2
Совмещение профессий (должностей) — это выполнение работником дополнительной работы по другой профессии (должности) в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определённой трудовым договором.
Ключевые отличия от совместительства
Когда совмещение — лучший выбор
- Отпуск непродолжительный (до 14 календарных дней);
- Работник может выполнять дополнительные обязанности без увеличения рабочего дня;
- Нужно быстро оформить замещение без сложных процедур.
Пошаговый алгоритм оформления совмещения
Шаг 1. Получаем письменное согласие работника
Согласие можно оформить в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Писать отдельное заявление не требуется.
Шаг 2. Заключаем дополнительное соглашение
В соглашении прописываем:
- поручаемую дополнительную работу;
- срок, на который устанавливается совмещение;
- размер доплаты.
Шаг 3. Издаём приказ (по желанию, для внутреннего учёта)
Часть 5. Сравнительная таблица: что выбрать в 2026 году
Часть 6. Ошибки, которые приводят к штрафам
Ошибка №1. Один срочный договор на нескольких отпускников
Что делают: Заключают один срочный трудовой договор с формулировкой «на время отпуска сотрудников Иванова, Петрова и Сидорова».
Почему неправильно: Роструд в письме от 16.01.2025 № ПГ/28052-6-1 указал: срочный договор заключается каждый раз на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.
Штраф: Нарушение порядка заключения трудового договора — ст. 5.27 КоАП РФ, штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на организацию — до 100 000 руб.
Ошибка №2. Путаница между совмещением и совместительством
Что делают: Оформляют совмещение, а по факту работник выполняет дополнительную работу в свободное время.
Почему неправильно: Совмещение — это работа в пределах рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ). Если работа выполняется за его пределами — это совместительство (ст. 282 ТК РФ).
Штраф: Неправильное оформление трудовых отношений — ст. 5.27 КоАП РФ.
Ошибка №3. Неправильное указание срока в срочном договоре
Что делают: Указывают конкретную дату окончания, но основной работник не выходит в этот день (например, заболел).
Почему неправильно: Договор прекращается с выходом основного работника, а не в указанную дату. Если указать только дату, а основной работник не вышел — договор прекратится раньше, и учреждение останется без сотрудника.
Как правильно: Указывать: «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника до его выхода на работу».
Ошибка №4. Неполучение письменного согласия на совмещение
Что делают: Оформляют совмещение устно или просто издают приказ.
Почему неправильно: Ст. 60.2 ТК РФ требует письменного согласия работника.
Штраф: Нарушение порядка оформления — ст. 5.27 КоАП РФ.
Часть 7. Разбор судебной практики 2025–2026 годов
Кейс №1. Один срочный договор на четырёх отпускников — проигранный спор
Ситуация: Учреждение заключило один срочный трудовой договор с временным работником на период последовательных отпусков четырёх основных сотрудников. После выхода первого отпускника работодатель уволил временного работника, но тот обратился в суд.
Решение: Роструд в письме от 16.01.2025 № ПГ/28052-6-1 разъяснил, что такой подход неправомерен. Срочный трудовой договор должен заключаться отдельно на время отсутствия каждого основного работника.
Вывод: Один договор на нескольких отпускников — грубое нарушение. Каждый отпуск — отдельный срочный договор.
Кейс №2. Совместитель в отпуске — можно ли работать полный день?
Ситуация: Сотрудница находится в отпуске по основной работе, но хочет выйти на работу по внутреннему совместительству на полный день.
Решение: Роструд разъяснил, что работник не вправе в период отпуска на основной работе выйти совместителем на работу в другую организацию на полную ставку. По внутреннему совместительству — аналогично.
Вывод: В период отпуска по основной работе совместитель может работать только в пределах нормы для совместительства (не более 4 часов в день).
Часть 8. Изменения в законодательстве с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года вступают в силу масштабные изменения в Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ). Кадровикам бюджетной сферы важно знать:
1. Увеличение лимита сверхурочной работы
Работодателям разрешат увеличить лимит сверхурочной работы со 120 до 240 часов в год (при закреплении в коллективном договоре или отраслевом соглашении). Это косвенно влияет на замещение — можно будет использовать сверхурочную работу как дополнительный ресурс.
2. Изменения в срочных трудовых договорах
Закон уточняет отдельные основания для заключения срочных трудовых договоров. Рекомендуем следить за разъяснениями Минтруда по применению новых норм.
3. Новые правила отзыва из отпуска
С 1 сентября 2026 года работников, занятых на вредных и опасных работах, можно будет отзывать из отпуска только для предотвращения катастрофы, производственной аварии или ликвидации их последствий. Это может повлиять на планирование замещения в учреждениях с вредными условиями труда.
Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY
«Замена сотрудника на время отпуска — это та зона, где кадровики бюджетной сферы чаще всего выбирают "путь наименьшего сопротивления". И это путь к штрафам.
Самая распространённая ошибка 2026 года — попытка "сэкономить" на оформлении. Заключить один срочный договор на несколько отпусков, не получить письменное согласие на совмещение, перепутать совместительство с совмещением — всё это классика. И цена этих ошибок растёт с каждым годом.
Особенно хочу обратить внимание на письмо Роструда от 16.01.2025 № ПГ/28052-6-1. Многие кадровики до сих пор не знают о нём и продолжают заключать один договор на нескольких отпускников. А это прямое нарушение, которое ГИТ выявляет при первой же проверке.
Что касается выбора между срочным договором, совместительством и совмещением — здесь нет универсального ответа. Всё зависит от срока отсутствия, загрузки сотрудников и специфики работы. Но есть одно железное правило: любой вариант должен быть документально оформлен в соответствии с ТК РФ. Устные договорённости — это не работа, это риск.
Подробнее о всех нюансах — на нашей экспертной онлайн-встрече "300 секунд на Госзаказ". Разберём реальные кейсы из практики, покажем образцы документов и ответим на ваши вопросы».
Евгений Красавин — руководитель учебного центра PRO-ABILITY, эксперт в области трудового права и кадрового делопроизводства в бюджетной сфере.
Чек-лист кадровика: замена сотрудника на время отпуска в 2026 году
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли заключить один срочный трудовой договор на время отпуска сразу двух сотрудников, которые уходят в отпуск одновременно?
Ответ: Нет. Роструд в письме от 16.01.2025 № ПГ/28052-6-1 разъяснил, что срочный договор заключается на время исполнения обязанностей конкретного отсутствующего работника. Если два сотрудника уходят в отпуск одновременно, нужно заключать два отдельных срочных договора (или один договор с одним работником, но только на время отсутствия одного из них, а на второго — другого).
Вопрос: Можно ли оформить внутреннее совместительство на время отпуска без отдельного трудового договора, только дополнительным соглашением?
Ответ: Нет. Совместительство требует заключения отдельного трудового договора (ст. 60.1, 282 ТК РФ). Дополнительное соглашение подходит только для совмещения (ст. 60.2 ТК РФ).
Вопрос: Как быть, если основной работник не вышел из отпуска в указанную дату (например, заболел)?
Ответ: Срочный договор, заключённый «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», прекращается с выходом этого работника на работу. Если работник заболел и продолжает отсутствовать, договор продолжает действовать до его фактического выхода.
Вопрос: Нужно ли уведомлять временного работника об увольнении за 3 дня, если в договоре не указана конкретная дата?
Ответ: Нет. Если договор заключён «на время отсутствия основного работника» без указания точной даты, он прекращается автоматически в день выхода основного работника. Предупреждение за 3 дня требуется только в случае, если в договоре указана конкретная календарная дата.
Вопрос: Включается ли доплата за совмещение в расчёт отпускных?
Ответ: Да. Работник на совмещении получает один отпуск по основной должности, но доплата за совмещение включается в расчёт его отпускных.
Полезные ссылки на НПА
- Трудовой кодекс РФ — ст. 59 (срочный трудовой договор), ст. 60.1 (совместительство), ст. 60.2 (совмещение), ст. 79 (прекращение срочного договора), ст. 282 (совместительство), ст. 286 (отпуск совместителя)
- Письмо Роструда от 16.01.2025 № ПГ/28052-6-1 — о заключении срочных договоров на замещение нескольких работников
- Письмо Минтруда РФ от 07.03.2025 № 14-6/ООГ-1218 — о срочном договоре без указания даты окончания
- Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ — изменения в ТК РФ с 1 сентября 2026 года
Заключение
Замена сотрудника на время отпуска — одна из самых частых задач в работе кадровика бюджетного учреждения. И одна из самых рискованных с точки зрения юридических ошибок.
В 2026 году у вас есть три основных законных способа:
- Срочный трудовой договор — для новых сотрудников на время длительного отсутствия.
- Внутреннее совместительство — для действующих сотрудников, готовых работать в свободное время.
- Совмещение профессий — для быстрого и простого замещения на короткий срок.
Каждый из этих способов имеет свои правила оформления, ограничения и риски. Главное правило: любое замещение должно быть документально оформлено в соответствии с ТК РФ. Устные договорённости — это не экономия времени, это прямой путь к штрафам и судебным спорам.
Следите за изменениями в законодательстве: с 1 сентября 2026 года вступают в силу новые нормы, которые затронут в том числе срочные трудовые договоры и сверхурочную работу. Будьте в курсе, чтобы ваши кадровые решения оставались законными.
