Введение: бумажная трудовая книжка или выписка из СФР?
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), начавшийся в 2020 году, к 2026 году стал уже привычной реальностью для миллионов россиян. Однако на практике у многих соискателей и работодателей всё ещё возникают вопросы: может ли работодатель при трудоустройстве потребовать бумажную трудовую книжку, если соискатель уже перешёл на электронный формат? И что делать, если работник отказался от бумажного документа?
Эксперты Роструда дали на этот вопрос однозначный ответ. Разберём его в этой статье.
Что говорит закон: статья 65 и статья 66.1 ТК РФ
Правовая основа для ответа на этот вопрос заложена в двух статьях Трудового кодекса РФ.
Статья 65 ТК РФ: документы при приёме на работу
Согласно абзацу 3 части 1 статьи 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.
Ключевое слово здесь — «и (или)». Закон не требует обязательно предоставлять именно бумажную книжку, если есть альтернатива в виде сведений о трудовой деятельности.
Статья 66.1 ТК РФ: сведения о трудовой деятельности
Эта статья вводит понятие «сведения о трудовой деятельности». Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет её в СФР.
Эти сведения, хранящиеся в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР), по сути и являются электронной трудовой книжкой.
Таким образом, закон предоставляет соискателю право выбора: предъявить при трудоустройстве либо бумажную трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности (выписку из СФР).
Позиция Роструда: требовать бумажную книжку при ЭТК нельзя
Эксперты Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф» разъяснили, что требование работодателя предоставить бумажную трудовую книжку от соискателя, который перешёл на электронный формат, является незаконным.
Основные тезисы разъяснения Роструда:
- Запрет на требование лишних документов. Часть 3 статьи 65 ТК РФ прямо запрещает работодателю требовать от поступающего на работу документы, не предусмотренные Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства РФ.
- Достаточно выписки. Если соискатель ранее принял решение о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде, он освобождается от обязанности предъявлять бумажный вариант. Для оформления трудового договора достаточно предоставить выписку из трудовой книжки.
- Выписка — полноценный альтернативный документ. Работодатели обязаны принимать выписку из СФР как полноценный альтернативный документ.
Аналогичную позицию подтверждают и другие источники: «работодатель не может требовать бумажную трудовую книжку от сотрудника, перешедшего на электронный формат».
Кто имеет право на замену бумажной книжки выпиской
Заменить бумажную трудовую книжку выпиской из СФР могут следующие категории граждан:
✅ Те, кто уже перешёл на электронную трудовую книжку
Если работник подал работодателю заявление об отказе от бумажной версии трудовой книжки, она выдаётся ему на руки, и в дальнейшем при трудоустройстве он предъявляет сведения о трудовой деятельности.
✅ Те, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года
Для граждан, которые впервые начали трудовую деятельность после этой даты, бумажная трудовая книжка вообще не оформляется. Сведения о стаже сразу попадают в СФР, как только работодатель подаст отчёт о первом трудоустройстве.
❌ Те, кто сохранил бумажную книжку
Если сотрудник не писал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель ведёт обе версии — и бумажную, и электронную. В этом случае при трудоустройстве соискатель обязан предъявить бумажную трудовую книжку.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Если вы перешли на электронную трудовую книжку и вам нужна выписка для нового работодателя, получить её можно несколькими способами.
Способ 1. Через портал «Госуслуги»
- Авторизуйтесь на портале «Госуслуги».
- Перейдите в раздел «Справки и выписки».
- Выберите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажмите «Заказать».
- Документ сформируется в формате PDF и поступит в личный кабинет в течение нескольких минут.
Способ 2. В отделении СФР
Обратитесь в ближайшую клиентскую службу Отделения Социального фонда России. Там вам выдадут заверенную бумажную выписку.
Способ 3. В МФЦ
За бумажной выпиской можно обратиться в любой многофункциональный центр (МФЦ).
Способ 4. У прежнего работодателя
Выписку можно запросить по предыдущему месту работы, но только за периоды работы у этого работодателя.
Какую именно выписку нужно предоставить работодателю
Соискатель должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности — это официальный документ, который может быть представлен в двух формах:
Что делать работодателю, если соискатель принёс выписку
Для работодателя ситуация проста:
- Принять выписку как законный документ. Отказ в приёме выписки является нарушением трудового законодательства.
- Не требовать бумажную книжку. Если у соискателя электронная трудовая книжка, требовать бумажную незаконно.
- Оформить трудоустройство в обычном порядке. На основании выписки заполняется личная карточка (форма Т-2) и другие кадровые документы. Сведения о стаже, указанные в выписке, учитываются при расчёте стажа.
Важно: работодатель не может самостоятельно запросить выписку из СФР за работника. Эта справка выдаётся только самому работнику.
Часто задаваемые вопросы
❓ Может ли работодатель отказать в приёме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой книжки?
Нет. Такой отказ будет незаконным, так как соискатель с электронной трудовой книжкой имеет право предоставить выписку из СФР.
❓ Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку, но не переходил на электронную?
В этом случае вам нужно восстановить трудовую книжку через суд или через работодателя по последнему месту работы. Выписка из СФР в данной ситуации не является полноценной заменой, так как у вас сохранён бумажный вариант.
❓ Нужно ли заверять выписку из «Госуслуг» у нотариуса?
Выписка, полученная через «Госуслуги», заверяется электронной подписью и юридически равнозначна бумажной книжке. Дополнительного заверения у нотариуса не требуется.
❓ Распространяется ли это правило на совместителей?
Да, правила для совместителей такие же. Однако для них есть некоторые особенности, связанные с предоставлением документов при приёме на работу.
Ответственность за нарушение прав соискателя
Если работодатель незаконно требует от соискателя с электронной трудовой книжкой предоставить бумажный документ, это является нарушением трудового законодательства. Соискатель может:
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда.
- Обжаловать отказ в приёме на работу в суде.
Работодатель, в свою очередь, может быть привлечён к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.
Практические рекомендации
Для соискателей
- Заранее получите выписку из электронной трудовой книжки через «Госуслуги» или СФР, чтобы при трудоустройстве у вас был на руках необходимый документ.
- Знайте свои права. Если работодатель требует бумажную трудовую книжку, напомните ему о разъяснениях Роструда и статьях 65 и 66.1 ТК РФ.
- Сохраняйте выписку. Выписка из СФР — это ваш официальный документ, подтверждающий стаж.
Для работодателей
- Не требуйте бумажную трудовую книжку от соискателей, перешедших на электронный формат. Это нарушение закона.
- Принимайте выписку из СФР как полноценный документ.
- Разъясните кадровой службе новые правила работы с электронными трудовыми книжками.
Заключение
Роструд дал чёткое разъяснение: работодатель не вправе требовать бумажную трудовую книжку от соискателя, который перешёл на электронный формат. Вместо неё достаточно предоставить выписку из электронной трудовой книжки, полученную через «Госуслуги», в СФР, МФЦ или у предыдущего работодателя.
Это правило основано на статьях 65 и 66.1 Трудового кодекса РФ и обязательно для всех работодателей.
Главные выводы:
Экспертное мнение
Комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY:
«Переход на электронные трудовые книжки — это, безусловно, шаг вперёд. Но, как часто бывает с нововведениями, практика идёт впереди законодательного осознания. Мы видим, что даже в 2026 году, спустя несколько лет после старта реформы, многие работодатели продолжают требовать бумажные трудовые книжки, просто по привычке или из-за незнания закона.
Позиция Роструда здесь абсолютно чёткая и однозначная: если у соискателя электронная трудовая книжка, требовать бумажную — незаконно. И это очень важно. Потому что на практике я сталкиваюсь с ситуациями, когда соискателю отказывают в приёме на работу или затягивают оформление только потому, что у него нет "бумажки". Это нарушение прав работника.
Что особенно важно — выписка из СФР, полученная через "Госуслуги", — это официальный документ. Она заверяется электронной подписью и имеет такую же юридическую силу, как и бумажная книжка. Работодатель обязан её принять.
Для работодателей здесь есть и практический совет: если вы ещё не столкнулись с такой ситуацией, подготовьтесь к ней заранее. Объясните кадровой службе, что выписка из СФР — это законный документ. Настройте процессы так, чтобы приём на работу соискателей с электронными трудовыми книжками проходил без задержек и лишних вопросов.
А для соискателей совет один: знайте свои права. Если работодатель требует бумажную книжку, хотя вы уже перешли на электронную, ссылайтесь на статью 65 ТК РФ и разъяснения Роструда. Это сэкономит вам время и нервы».
