Кадровый электронный документооборот на госслужбе: Минцифры продлило эксперимент до 2027 года
Правительство России продлило эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот (КЭДО) в федеральных органах исполнительной власти до 31 мая 2027 года. К пилотному проекту присоединились ещё четыре ведомства. Эксперимент, стартовавший в 2023 году, демонстрирует высокую эффективность и постепенно становится основой для цифровой трансформации кадровых процессов на государственной службе.
Введение
Цифровизация государственного управления — один из приоритетов российской внутренней политики. Кадровое делопроизводство долгое время оставалось одним из самых «бумажных» сегментов госслужбы: приказы о приёме на работу, переводе, увольнении, отпуске, поощрении и взыскании оформлялись на бумаге, подписывались собственноручно и хранились в личных делах сотрудников.
Ситуация начала меняться с 1 июня 2023 года, когда Правительство РФ запустило эксперимент по использованию электронных документов в кадровой работе отдельных федеральных органов исполнительной власти. Пилотный проект был рассчитан на один год, однако его успешные результаты привели к неоднократному продлению и расширению.
В мае 2026 года Минцифры России, выступающее координатором эксперимента, инициировало очередное продление — до 31 мая 2027 года. Кроме того, к числу участников присоединились ещё четыре федеральных органа.
В этой статье мы разберём:
- суть эксперимента и его нормативную базу;
- какие ведомства участвуют в проекте;
- как работает электронный кадровый документооборот в ГИС «ЕИСУ КС»;
- какие изменения внёс новый этап;
- перспективы перехода на КЭДО для всех госслужащих.
1. Нормативная база: постановление № 552 от 13.05.2026
1.1. Основной документ — постановление № 413 от 18.03.2023
Эксперимент по использованию электронных документов в кадровой работе федеральных органов исполнительной власти был запущен постановлением Правительства РФ от 18 марта 2023 года № 413 (вместе с Положением о проведении эксперимента). Документ определил:
- сроки проведения эксперимента — с 1 июня 2023 года по 29 мая 2026 года;
- перечень участников — 13 федеральных органов;
- порядок и условия использования электронных документов;
- требования к информационной системе.
В первоначальный перечень участников вошли: Минцифры России, Минтруд России, Минфин России, Минэкономразвития России, Минэнерго России, Федеральное казначейство, ФНС России, Росреестр, Роспатент, Рособрнадзор, Росавиация, Рослесхоз, Росстандарт.
1.2. Постановление № 552 от 13.05.2026
В мае 2026 года Правительство РФ приняло постановление № 552 от 13.05.2026 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 18 марта 2023 г. № 413». Документ внёс два ключевых изменения:
- Продление срока эксперимента до 31 мая 2027 года.
- Расширение перечня участников — добавлены ещё четыре ведомства:
- Министерство науки и высшего образования Российской Федерации (Минобрнауки);
- Федеральная антимонопольная служба (ФАС);
- Федеральная пробирная палата;
- Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
Постановление вступило в силу 14 мая 2026 года.
1.3. ГИС «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ» (ЕИСУ КС)
Все кадровые электронные документы в рамках эксперимента создаются, подписываются и хранятся в государственной информационной системе «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (ЕИСУ КС). Эта система является базовым государственным информационным ресурсом, содержащим сведения о кадровом составе государственных органов.
Экспериментальный режим допускает отказ от дублирования электронных документов на бумаге. То есть если кадровый документ (приказ, заявление, согласие и т.п.) создан и подписан электронными подписями в ЕИСУ КС, его бумажная копия не требуется ни для хранения, ни для предъявления контролирующим органам.
2. Участники эксперимента: список ведомств
2.1. Первоначальный состав (13 ведомств)
По состоянию на 2023–2025 годы в эксперименте участвовали следующие федеральные органы исполнительной власти:
2.2. Новые участники (с 14 мая 2026 года)
Постановлением № 552 к эксперименту присоединились ещё четыре ведомства:
2.3. Кто ещё может участвовать
Согласно Положению о проведении эксперимента, к участию на добровольной основе также привлекаются:
- федеральные государственные гражданские служащие указанных органов (по их согласию);
- граждане РФ, претендующие на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы или поступающие на службу в указанные органы (по их согласию).
Таким образом, участие в эксперименте является добровольным как для ведомств, так и для конкретных служащих. Однако практика показывает, что после успешной апробации многие участники принимают решение о полном переходе на электронный документооборот.
3. Как работает КЭДО на госслужбе: порядок действий
3.1. Какие документы оформляются в электронном виде
В рамках эксперимента в электронной форме с использованием ЕИСУ КС оформляются:
- заявления граждан о приёме на государственную гражданскую службу;
- решения о приёме (назначении) на должность;
- служебные контракты;
- приказы о переводе, отпуске, поощрении, взыскании, увольнении;
- иные кадровые документы, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе.
3.2. Электронная подпись как основа юридической силы
Для придания юридической силы электронным документам используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Подписание документа сторонами (например, служащим и представителем нанимателя) осуществляется в ЕИСУ КС.
Важно: в рамках эксперимента бумажные копии электронных документов не дублируются. Это одно из ключевых отличий экспериментального режима от общего порядка, когда электронные документы часто дублировались на бумаге «для надёжности».
3.3. Порядок действий при оформлении кадрового документа
3.4. Преимущества для служащих
Для государственных служащих — участников эксперимента электронный документооборот даёт возможность:
- знакомиться с проектами кадровых документов дистанционно (без личного посещения кадровой службы);
- подписывать документы электронной подписью, не находясь в офисе;
- получать уведомления о новых документах через ЕИСУ КС или по электронной почте;
- хранить все кадровые документы в личном кабинете в структурированном виде.
4. Ход эксперимента: этапы и результаты
4.1. Первый этап (2023–2024)
Эксперимент стартовал 1 июня 2023 года. В пилотном проекте участвовали три ведомства: Минцифры России, Федеральное казначейство и ФНС России.
Основные результаты первого этапа:
- подтверждена техническая возможность создания, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме;
- разработаны и утверждены форматы электронных документов;
- отработаны процедуры взаимодействия кадровых служб и служащих.
4.2. Второй этап (2024–2025)
Перечень участников был расширен до 13 ведомств. Эксперимент был продлён до 29 мая 2026 года.
По оценке Минцифры России, использование электронных документов в кадровой работе позволило:
- сократить время на оформление кадровых документов в 2–3 раза;
- минимизировать количество ошибок при заполнении документов;
- исключить риски утраты документов;
- обеспечить оперативный доступ служащих к своим кадровым документам.
4.3. Третий этап (2026–2027)
В мае 2026 года эксперимент продлён до 31 мая 2027 года, а к нему присоединились ещё четыре ведомства. На этом этапе планируется:
- окончательная отработка всех процедур электронного кадрового документооборота;
- масштабирование положительного опыта на другие федеральные органы;
- подготовка предложений по внесению изменений в законодательство о государственной гражданской службе для перевода КЭДО на постоянную основу.
5. Значение эксперимента для всей госслужбы
5.1. От эксперимента к постоянной практике
Результаты эксперимента будут использованы для подготовки изменений в Федеральный закон № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и иные нормативные правовые акты. Ожидается, что по итогам эксперимента кадровый электронный документооборот станет обязательным для всех федеральных государственных органов, а впоследствии — и для государственных органов субъектов РФ.
5.2. Синергия с другими цифровыми проектами
Переход на КЭДО органично дополняет другие цифровые проекты в сфере госслужбы:
- Единая система управления кадровым составом (ЕИСУ КС);
- Единый портал государственных услуг (ЕПГУ) для взаимодействия граждан с госорганами;
- система электронного документооборота (СЭД) для внутренней управленческой документации.
5.3. Экономический эффект
Переход на КЭДО позволяет существенно сократить затраты:
- на бумагу и печать документов;
- на хранение бумажных личных дел (архивные помещения);
- на курьерскую доставку документов между территориально удалёнными подразделениями;
- на рабочее время кадровых сотрудников (снижение рутинных операций).
6. Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY
Евгений Красавин, руководитель учебного центра PRO-ABILITY, эксперт по кадровому делопроизводству и цифровой трансформации госслужбы:
«Продление эксперимента по кадровому электронному документообороту до 2027 года — это логичный и ожидаемый шаг. За три года пилотный проект доказал свою эффективность. Основные опасения, которые высказывались на старте — надёжность электронной подписи, защита персональных данных, юридическая сила электронных документов — не подтвердились.
Ключевое достижение эксперимента — отказ от дублирования электронных документов на бумаге. Это принципиальный момент. Раньше даже при наличии электронного документа многие кадровые службы продолжали распечатывать его, подписывать собственноручно и подшивать в личное дело. Это сводило на нет все преимущества цифровизации. Эксперимент показал, что такое дублирование не нужно.
Расширение перечня участников — важный сигнал для всех федеральных органов. Если эксперимент будет признан успешным (а сомнений в этом уже практически нет), мы увидим повсеместный перевод кадрового делопроизводства на госслужбе в электронный формат. По оценкам, полный переход может занять 2–3 года, но тенденция очевидна.
Что я рекомендую кадровым службам федеральных органов, которые ещё не участвуют в эксперименте, но понимают, что переход неизбежен:
1. Начните подготовку уже сейчас. Проведите инвентаризацию процессов, обучите сотрудников работе с ЕИСУ КС.
2. Обеспечьте всех сотрудников, участвующих в кадровых процедурах, усиленными квалифицированными электронными подписями. Это касается не только руководителей, но и рядовых служащих, которые подписывают заявления, согласия и иные документы.
3. Разработайте внутренние регламенты работы с электронными кадровыми документами: кто создаёт проекты, кто подписывает, в какие сроки.
4. Обратите внимание на защиту персональных данных. Переход на КЭДО не отменяет требований 152-ФЗ. Напротив, возрастает ответственность за утечку информации.
5. Используйте опыт коллег. Ведомства-участники эксперимента уже наработали практики, которыми готовы делиться. Не стесняйтесь обращаться к ним за консультациями.
Для служащих переход на КЭДО — это не только новые обязанности, но и новые удобства. Возможность подписывать документы дистанционно, не отрываясь от работы, особенно актуальна для тех, кто часто находится в командировках или на удалёнке. Кроме того, все документы хранятся в личном кабинете в структурированном виде, их легко найти и при необходимости скачать.
Однако есть и «обратная сторона медали». Сотрудникам кадровых служб придётся осваивать новые компетенции: работа в ЕИСУ КС, контроль электронных подписей, обеспечение юридической значимости электронных документов. Это требует времени и обучения. Поэтому рекомендую кадровым службам уже сейчас планировать повышение квалификации своих сотрудников по направлениям «Электронный кадровый документооборот» и «Цифровая трансформация государственной гражданской службы»».
7. Часто задаваемые вопросы (FAQ)
❓ Вопрос 1. Обязательно ли участие в эксперименте для ведомств, включённых в перечень?
Ответ: Участие в эксперименте является добровольным как для ведомств, так и для конкретных служащих. Однако практика показывает, что большинство включённых в перечень органов принимают решение об участии, поскольку это позволяет оптимизировать кадровые процессы и сократить издержки.
❓ Вопрос 2. Можно ли использовать электронные кадровые документы в суде?
Ответ: Да. Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), имеют равную юридическую силу с бумажными документами, подписанными собственноручно. Это следует из Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Судебная практика подтверждает допустимость электронных кадровых документов в качестве доказательств.
❓ Вопрос 3. Что делать, если служащий отказывается от использования электронной подписи?
Ответ: Поскольку участие в эксперименте является добровольным, служащий вправе отказаться от использования электронной подписи и настаивать на оформлении документов на бумаге. Однако в этом случае кадровая служба вправе оформлять документы в отношении такого служащего по общим правилам (на бумаге), что может привести к увеличению сроков обработки документов.
❓ Вопрос 4. Как долго хранятся электронные кадровые документы?
Ответ: Сроки хранения электронных кадровых документов такие же, как и для бумажных — от 5 до 75 лет в зависимости от вида документа. ЕИСУ КС обеспечивает долговременное хранение электронных документов с соблюдением всех требований к архивации.
❓ Вопрос 5. Будет ли КЭДО обязательным для всех госслужащих в будущем?
Ответ: С высокой вероятностью — да. По итогам эксперимента планируется внесение изменений в законодательство о государственной гражданской службе, которые сделают электронный кадровый документооборот обязательным для всех федеральных государственных органов. Однако сроки такого перехода пока не определены. Ожидается, что это произойдёт в 2028–2029 годах.
8. Заключение и главные выводы
Продление эксперимента по кадровому электронному документообороту до 31 мая 2027 года и расширение круга участников свидетельствуют о том, что пилотный проект признан успешным. Электронные кадровые документы, создаваемые, подписываемые и хранимые в ЕИСУ КС, имеют равную юридическую силу с бумажными, а отказ от дублирования позволяет существенно сократить издержки и время на кадровое делопроизводство.
Главные выводы 2026 года:
Что нужно сделать прямо сейчас:
Кадровый электронный документооборот — это не дань моде, а объективная необходимость. Бумага уходит в прошлое, и госслужба не может оставаться в стороне от этого процесса.
- Руководителям ведомств — принять решение об участии в эксперименте, если ваше ведомство ещё не входит в перечень.
- Кадровым службам — провести инвентаризацию процессов, обеспечить сотрудников УКЭП, разработать внутренние регламенты.
- Государственным служащим — получить УКЭП, ознакомиться с порядком работы в ЕИСУ КС, принять участие в обучении.
Кадровый электронный документооборот — это не дань моде, а объективная необходимость. Бумага уходит в прошлое, и госслужба не может оставаться в стороне от этого процесса.
