Хранение копий документов работника: Роструд разъяснил, когда это законно, а когда грозит штрафом
Введение: почему хранение копий документов работника стало предметом пристального внимания
В кадровой практике сложилась многолетняя традиция: при приёме на работу с сотрудника снимают копии паспорта, СНИЛС, ИНН, диплома об образовании, военного билета и других документов. Эти копии аккуратно подшиваются в личное дело и хранятся годами, а иногда и десятилетиями. Мало кто задумывался: а законно ли это?
Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф» поставил точку в этом вопросе. Ведомство разъяснило: хранение копий личных документов сотрудника — это обработка персональных данных, а значит, требует отдельного письменного согласия работника. Без такого согласия хранение копий признаётся незаконным, а их обладателю грозят серьёзные штрафы.
В этой статье мы разберём, что именно изменилось, какие документы попали под новые правила, как правильно оформить согласие и что делать с уже накопленными копиями, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.
1. Позиция Роструда: хранение копий — только с согласия работника
1.1. Что разъяснило ведомство
Эксперты Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф» (вопрос № 252881 от 15.08.2026) дали однозначный ответ на вопрос, который волнует многих кадровиков и бухгалтеров.
Ключевые тезисы Роструда:
- Действующее законодательство не устанавливает обязательного порядка ведения личных дел работников.
- Хранение копий документов, содержащих персональные данные (паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельства о рождении детей, о браке, документы об образовании, военный билет и др.), допускается только с письменного согласия сотрудника.
- При отсутствии такого согласия копии документов должны быть возвращены работнику или уничтожены как содержащие персональные данные.
1.2. Какие документы попали под правило
Перечень документов, хранение копий которых требует согласия, достаточно широк:
Важно: правило распространяется не только на бумажные, но и на электронные копии документов.
2. Правовое обоснование: что говорит Закон о персональных данных
Позиция Роструда основана на Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
2.1. Согласие — обязательное условие обработки
Согласно статье 9 Закона № 152-ФЗ, обработка персональных данных осуществляется только с согласия субъекта персональных данных. Согласие должно быть:
- конкретным — чётко определять, какие данные обрабатываются и для каких целей;
- информированным — работник должен понимать, на что он соглашается;
- сознательным — добровольным волеизъявлением.
2.2. Письменная форма согласия
В соответствии со статьёй 11 Закона № 152-ФЗ, сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (биометрические персональные данные), могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме.
Хотя не все копии документов являются биометрическими данными, Роструд трактует требование о письменном согласии расширительно — как необходимое для любого хранения копий документов, содержащих персональные данные.
2.3. Принцип соразмерности
Важно помнить о принципе соразмерности обработки персональных данных. Согласно статье 5 Закона № 152-ФЗ, содержание и объём обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.
Это означает, что работодатель не может хранить копии документов «на всякий случай». Хранение должно быть обоснованным и целесообразным для достижения конкретных целей (например, для оформления налоговых вычетов, страховых взносов, кадрового учёта и т.д.).
3. Что делать работодателю: пошаговая инструкция
3.1. Шаг 1. Провести инвентаризацию
Первым делом необходимо проверить, какие копии документов хранятся в личных делах сотрудников:
- Паспорта (все страницы с персональными данными);
- СНИЛС;
- ИНН;
- Свидетельства о рождении детей, о браке;
- Дипломы об образовании;
- Военные билеты;
- Иные документы, содержащие персональные данные.
3.2. Шаг 2. Проверить наличие согласий
Для каждого сотрудника, чьи копии документов хранятся в личном деле, необходимо проверить, есть ли письменное согласие на хранение и обработку персональных данных.
Что должно быть в согласии:
- ФИО и паспортные данные работника;
- Перечень документов, копии которых хранятся;
- Цель хранения (например, «для ведения кадрового учёта и оформления налоговых вычетов»);
- Срок действия согласия;
- Порядок отзыва согласия;
- Подпись работника и дата.
3.3. Шаг 3. Получить согласия или уничтожить копии
Если согласия нет — необходимо получить его от работника. Если работник отказывается дать согласие, копии документов должны быть возвращены ему или уничтожены.
Важно: уничтожение должно быть оформлено актом об уничтожении с указанием перечня уничтоженных документов и даты.
3.4. Шаг 4. Закрепить порядок в локальных актах
Рекомендуется внести в Положение о защите персональных данных или Правила внутреннего трудового распорядка чёткий порядок:
- получения согласия на хранение копий документов;
- учёта и хранения копий;
- уничтожения копий при увольнении или отзыве согласия.
4. Ответственность за нарушение: штрафы с шестью нулями
Роструд предупреждает: «Не упускайте из фокуса внимания работу по защите персональных данных. Штрафы за нарушения в этой сфере — с шестью нулями».
Размеры штрафов за нарушение законодательства о персональных данных в 2026 году действительно впечатляют.
4.1. Штрафы по статье 13.11 КоАП РФ
Важно: при утечке персональных данных от 1 000 до 10 000 субъектов организации может грозить штраф от 3 до 5 млн рублей. При более масштабных утечках суммы возрастают многократно.
5. Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Можно ли хранить копии документов в личном деле без согласия работника?
Ответ: Нет. Роструд разъяснил, что хранение копий паспорта, СНИЛС, ИНН и других документов допускается только с письменного согласия работника.
Вопрос 2. Что делать, если согласия нет, а копии уже хранятся?
Ответ: Необходимо либо получить письменное согласие от работника, либо вернуть копии документов работнику, либо уничтожить их с составлением акта об уничтожении.
Вопрос 3. Распространяется ли это правило на электронные копии?
Ответ: Да. Хранение электронных копий документов также требует письменного согласия работника.
Вопрос 4. Нужно ли получать согласие на хранение копии трудовой книжки?
Ответ: Трудовая книжка содержит персональные данные, поэтому её копия также подпадает под требование о получении согласия.
Вопрос 5. Какой штраф грозит за хранение копий без согласия?
Ответ: В зависимости от квалификации нарушения — от 50 000 до 300 000 рублей для юридических лиц. При повторном нарушении или утечке данных суммы могут достигать нескольких миллионов рублей.
Вопрос 6. Можно ли хранить копии документов после увольнения сотрудника?
Ответ: Хранение копий документов после увольнения также требует согласия бывшего работника. Без согласия копии должны быть уничтожены.
Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY
«Разъяснение Роструда по хранению копий документов — это не просто "очередная бюрократическая новелла". Это системный шаг к приведению кадровой практики в соответствие с Законом о персональных данных. Многие работодатели годами хранили копии паспортов и СНИЛС "по традиции", не задумываясь, есть ли на то законные основания. Теперь Роструд чётко сказал: традиция — не аргумент.
Что я считаю самым важным в этом разъяснении?
Во-первых, чёткое разграничение — согласие нужно. Раньше многие кадровики считали, что раз документы предоставлены при приёме на работу, то работодатель вправе их хранить сколько угодно. Это заблуждение. Хранение копий — это обработка персональных данных, а значит, требует согласия субъекта.
Во-вторых, последствия игнорирования. Штрафы за нарушение 152-ФЗ в 2026 году — это не "копейки". Для юридических лиц суммы начинаются от 50 тысяч и доходят до 300 тысяч рублей за первичное нарушение. А если данные утекли — речь идёт о миллионах. И это не считая репутационных потерь.
В-третьих, практический алгоритм действий. Роструд дал чёткую инструкцию: если согласия нет — либо получаем, либо уничтожаем. Никаких "полумер". И это правильно: неопределённость в вопросах персональных данных недопустима.
Что я рекомендую своим слушателям и клиентам в PRO-ABILITY?
Первое — проведите аудит личных дел. Проверьте, какие копии документов у вас хранятся и есть ли на них согласия. Не откладывайте на завтра — процесс может занять время.
Второе — разработайте форму согласия и включите её в пакет документов при приёме на работу. Лучше получить согласие сразу, чем потом догонять сотрудников.
Третье — обучите кадровиков. Они должны чётко понимать: без согласия — никаких копий. Это должно стать "железным" правилом.
Четвёртое — помните про уничтожение. Если сотрудник отказывается дать согласие, копии нужно уничтожить. И обязательно составьте акт об уничтожении — это ваша защита при проверке.
В учебном центре PRO-ABILITY мы на практических семинарах по кадровому делопроизводству разбираем такие кейсы из реальной практики. Понимание этих нюансов — это не просто теория, это инструмент, который помогает кадровикам избегать штрафов и работать в правовом поле.»
Заключение
Роструд разъяснил: хранение копий документов работника без его письменного согласия — нарушение закона. Это касается паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении, дипломов и любых других документов, содержащих персональные данные. Без согласия копии должны быть возвращены работнику или уничтожены.
Ключевые выводы:
Документы-основания:
Рекомендуем работодателям незамедлительно провести аудит личных дел, получить согласия на хранение копий документов или уничтожить копии без согласия. Своевременное приведение кадрового делопроизводства в соответствие с требованиями 152-ФЗ — единственный способ избежать многотысячных штрафов и репутационных потерь.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 5, 9, 11)
- Кодекс РФ об административных правонарушениях (ст. 13.11)
- Разъяснение Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф» (вопрос № 252881 от 15.08.2026)
Рекомендуем работодателям незамедлительно провести аудит личных дел, получить согласия на хранение копий документов или уничтожить копии без согласия. Своевременное приведение кадрового делопроизводства в соответствие с требованиями 152-ФЗ — единственный способ избежать многотысячных штрафов и репутационных потерь.
