Введение: вопрос, который волнует многих
Работница вышла замуж, сменила фамилию, но новый паспорт пока не получила — на это по закону есть 90 дней. Работодатель получает от неё свидетельство о заключении брака и задаётся вопросом: когда вносить изменения в кадровые документы — сразу или ждать, пока сотрудница принесёт новый паспорт?
Этот вопрос поступил на сайт Онлайнинспекции.рф, и эксперты Роструда дали на него чёткий ответ.
В этой статье разберём:
- когда и на основании каких документов вносить изменения;
- какие именно кадровые документы нужно скорректировать;
- что делать, если работница ещё не получила новый паспорт;
- как избежать ошибок и штрафов.
Позиция Роструда: свидетельство о браке — достаточное основание
Специалисты Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф» ответили на вопрос работодателя: нужно ли ждать выдачи нового паспорта или можно вносить изменения сразу на основании свидетельства о заключении брака?
Ответ Роструда однозначен:
«Полагаем, что вносить изменения в кадровые документы (в том числе трудовой договор) работодателю следует на основании свидетельства о заключении брака».
То есть ждать получения нового паспорта не нужно. Свидетельство о заключении брака является достаточным основанием для внесения изменений в кадровые документы.
При этом Роструд уточнил: после того как работница получит новый паспорт, потребуется внести дополнительные изменения — в части сведений о документе, удостоверяющем личность.
Нормативная база: что говорит Трудовой кодекс
Основание для такого подхода — статья 57 Трудового кодекса РФ.
Согласно абзацам 2–3 части 1 статьи 57 ТК РФ, в трудовом договоре обязательно указываются:
- фамилия, имя, отчество работника;
- наименование работодателя;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица.
Таким образом, в трудовом договоре есть две разные категории сведений:
- ФИО работника — меняется на основании свидетельства о браке.
- Сведения о документе, удостоверяющем личность — меняются после получения нового паспорта.
Именно поэтому Роструд разделил эти два действия: сначала меняем фамилию на основании свидетельства о браке, затем, после получения паспорта, обновляем реквизиты документа.
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1. Получите заявление от работницы
Работница должна подать письменное заявление о внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой фамилии. Форма заявления произвольная.
К заявлению необходимо приложить копию свидетельства о заключении брака.
Шаг 2. Внесите изменения в кадровые документы
На основании свидетельства о браке внесите изменения в следующие документы:
Шаг 3. Дождитесь получения нового паспорта
После того как работница получит новый паспорт, она должна представить его копию работодателю.
Шаг 4. Внесите изменения в сведения о документе, удостоверяющем личность
На основании нового паспорта внесите изменения в:
- трудовой договор (реквизиты документа, удостоверяющего личность);
- личную карточку (реквизиты паспорта);
- иные документы, где указаны паспортные данные.
Часто задаваемые вопросы
❓ Нужно ли перезаключать трудовой договор при смене фамилии?
Нет. Перезаключать трудовой договор не нужно. Достаточно заключить дополнительное соглашение к нему.
❓ Нужно ли вносить изменения в ранее заключённые дополнительные соглашения?
Нет. В ранее заключённые дополнительные соглашения, где указана старая фамилия работника, никаких правок вносить не нужно.
❓ Что делать, если работница сменила фамилию между работами?
Если работница сменила фамилию в период между увольнением с одной работы и трудоустройством на другую, запись об изменении фамилии может сделать любой текущий работодатель.
❓ Нужно ли менять фамилию в СНИЛС?
Да, после получения нового паспорта работница должна обратиться в Социальный фонд России для замены СНИЛС. Однако это не входит в обязанности работодателя — работница делает это самостоятельно.
❓ Какие документы нужно запросить у работницы?
Для внесения изменений в кадровые документы достаточно запросить:
- Письменное заявление о внесении изменений.
- Копию свидетельства о заключении брака (для изменения фамилии).
- После получения паспорта — копию нового паспорта (для изменения реквизитов документа).
Ответственность за ошибки
Если работодатель не внесёт изменения в трудовой договор при смене работником фамилии, он может быть привлечён к административной ответственности.
Кроме того, невнесение изменений может привести к:
- проблемам при сдаче отчётности в СФР и налоговую;
- ошибкам в расчёте стажа;
- спорам с работником.
Практические рекомендации
✅ Для работодателей
- Не ждите нового паспорта. Вносите изменения в ФИО работника сразу на основании свидетельства о браке.
- Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору, а не просто сделайте пометку в бумажном экземпляре.
- Издайте приказ о внесении изменений в персональные данные работника.
- После получения паспорта внесите изменения в реквизиты документа, удостоверяющего личность.
- Храните копии свидетельства о браке и нового паспорта в личном деле работника.
✅ Для работников
- Подайте заявление работодателю о внесении изменений в связи со сменой фамилии.
- Приложите копию свидетельства о заключении брака.
- После получения нового паспорта представьте его копию работодателю для внесения изменений в реквизиты документа.
Заключение
Роструд дал чёткое разъяснение: вносить изменения в кадровые документы при смене фамилии работницей следует на основании свидетельства о заключении брака. Ждать получения нового паспорта не нужно.
Ключевые выводы:
Экспертное мнение
Комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY:
«Этот вопрос — классический пример того, как, казалось бы, простая бытовая ситуация (смена фамилии после свадьбы) может поставить в тупик даже опытного кадровика. И позиция Роструда здесь абсолютно логична и последовательна.
Почему свидетельство о браке — достаточное основание? Потому что это официальный документ, подтверждающий факт изменения фамилии. Он выдаётся органом ЗАГС и имеет юридическую силу. Ждать, пока работница получит новый паспорт, — значит создавать риск: а вдруг она затянет с заменой? А вдруг паспорт будет готов через месяц? А всё это время в документах будет стоять старая фамилия, что создаст проблемы при сдаче отчётности.
Что я рекомендую кадровым службам? Во-первых, разработайте внутренний регламент — чёткий алгоритм действий при смене работником фамилии. Во-вторых, разъясните сотрудникам, что они должны своевременно уведомлять работодателя об изменении персональных данных и представлять подтверждающие документы. В-третьих, не забывайте про второй этап — после получения нового паспорта нужно обновить реквизиты документа, удостоверяющего личность. Это требование статьи 57 ТК РФ.
И ещё один важный момент: многие кадровики путаются, нужно ли заключать дополнительное соглашение или можно просто "исправить" фамилию в бумажном экземпляре трудового договора. Ответ однозначный — только дополнительное соглашение. Это защищает и работника, и работодателя: у обеих сторон на руках документ с актуальными сведениями.
На наших курсах мы разбираем такие кейсы на реальных примерах. Показываем, как правильно оформить дополнительные соглашения, какие формулировки использовать, как избежать ошибок. Потому что в 2026 году цена ошибки в кадровом учёте — это не только штрафы, но и репутационные потери компании».
