В практике кадровых специалистов часто возникают нестандартные ситуации, требующие точного знания закона. Один из таких вопросов — внесение записи о военной службе по контракту в трудовую книжку работника, если она была сделана туда изначально. Работник предоставляет военный билет и справку, просит внести отсутствующий период службы для корректного подсчета стажа. Законно ли это? Министерство труда и социальной защиты РФ дало официальный и однозначный ответ в своем письме от 26.11.2025 № 14-6/В-1511.
Позиция Минтруда РФ: кто вправе вносить запись?
Согласно разъяснениям Минтруда, новый работодатель не имеет права вносить в трудовую книжку запись о прохождении работником военной службы по контракту. Это прямое следствие требований Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который утверждает действующий Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Ключевая норма содержится в пункте 14 этого Порядка: записи о профессиональной служебной деятельности, к которой относится и военная служба, вносятся по месту прохождения этой службы. Иными словами, запись должна была быть сделана кадровым подразделением той воинской части, где служил гражданин, в период его службы или при увольнении.
Таблица: Кто и какие записи вносит в трудовую книжку
Таким образом, если запись отсутствует, проблема носит исправительный характер, и решать ее нужно не с новым работодателем, а путем обращения к источнику, допустившему ошибку или упущение, — к командованию воинской части.
Почему нельзя вносить запись постфактум на новом месте работы?
Запрет для нового работодателя основан на нескольких важных принципах:
- Принцип достоверности и первичности документа. Трудовая книжка — это официальный документ, и каждая запись в ней должна быть документально подтверждена кадровой службой той организации, где фактически выполнялась работа (служба). Новый работодатель не может проверить и документально подтвердить факт и детали службы в воинской части, так как не является и никогда не был работодателем служащего.
- Разграничение сфер ответственности. Кадровая служба коммерческой организации работает в рамках трудового законодательства. Военная служба регулируется отдельным комплексом федеральных законов (например, ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»). Порядок ее прохождения, учета кадров и, соответственно, внесения записей устанавливается этими специальными нормами.
- Предотвращение ошибок и фальсификаций. Если бы любой последующий работодатель мог вносить записи о прошлой деятельности, это привело бы к путанице, возможным злоупотреблениям и снижению доверия к трудовой книжке как к документу.
Какие документы подтверждают стаж военной службы?
Важно понимать: хотя новый работодатель и не может внести запись, период военной службы подлежит включению в общий трудовой стаж (в том числе в стаж для начисления пенсии). Для этого работник должен предоставить в отдел кадров или непосредственно в Пенсионный фонд РФ документы, подтверждающие этот период.
Основные документы-подтверждения:
- Военный билет с соответствующими отметками.
- Справка из военного комиссариата или из воинской части, оформленная в установленном порядке.
- Выписки из приказов о зачислении на службу и об увольнении.
Эти документы будут приняты кадровой службой для учета стажа при предоставлении отпусков, назначении пособий и т.д., а также Пенсионным фондом для расчета пенсии. Они являются законной альтернативой отсутствующей записи в трудовой книжке.
Практические рекомендации: что делать работнику и работодателю?
Для работника, у которого отсутствует запись о военной службе:
- Не требуйте от нового работодателя внести эту запись — это прямо противоречит закону.
- Обратитесь в военный комиссариат по месту учета или в архив той воинской части, где вы служили, с заявлением о выдаче справки, подтверждающей период службы.
- Если в вашей трудовой книжке был чистый лист в период службы, а запись не внесена, и часть еще существует, можно направить запрос о внесении записи постфактум. Однако это сложная процедура, и военная часть не всегда идет навстречу.
- Предоставьте полученную справку (военный билет) своему текущему работодателю для учета данного периода в стаже. Для пенсионных целей эти документы нужно будет предоставить в ПФР.
Для работодателя (специалиста отдела кадров):
- Вежливо и аргументированно откажите работнику во внесении записи, ссылаясь на п. 14 Порядка и Письмо Минтруда № 14-6/В-1511 от 26.11.2025.
- Разъясните сотруднику его права и рекомендуемый порядок действий (см. выше).
- Примите от работника предоставленные им документы, подтверждающие службу (военный билет, справку), и учтите этот период при подсчете общего трудового (страхового) стажа для предоставления гарантий, связанных со стажем (например, ежегодного оплачиваемого отпуска).
- Сделайте копии этих документов и подшейте их в личное дело работника как подтверждение стажа.
Пример из практики
Гражданин Иванов А.С. уволился с военной службы по контракту в 2023 году. При увольнении кадровая служба части по ошибке не внесла соответствующую запись в его трудовую книжку. В 2024 году Иванов А.С. устроился на работу в ООО «Старт». При оформлении он попросил кадровика внести пропущенную запись, предоставив военный билет.
Действия кадровика ООО «Старт»:
- На основании п. 14 Порядка № 320н и Письма Минтруда Иванову был дан мотивированный отказ во внесении записи.
- Кадровик объяснил, что для учета стажа достаточно предоставить имеющиеся документы.
- Копия военного билета была приобщена к личному делу Иванова А.С., а период службы с 2018 по 2023 год был учтен в его общем стаже, что было отражено в расчете отпускного стажа.
Заключение и выводы
- Запись о военной службе по контракту вносится исключительно по месту службы — кадровым органом воинской части. Это прямое требование пункта 14 Порядка ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н).
- Новый (гражданский) работодатель не имеет законных полномочий вносить такую запись, даже при наличии у работника всех подтверждающих документов. Требование об этом со стороны работника является неправомерным.
- Период военной службы включается в общий трудовой стаж на основании иных документов: военного билета, справок из военкомата или воинской части.
- Задачей кадровой службы является не внесение незаконной записи, а корректный учет подтвержденного стажа работника на основании предоставленных им официальных документов и разъяснение ему установленного порядка действий.
Таким образом, письмо Минтруда РФ от 26.11.2025 дает четкое и недвусмысленное руководство к действию для всех кадровых специалистов, сталкивающихся с подобными ситуациями, и защищает юридическую чистоту трудовой книжки как главного документа о трудовой деятельности.
