Как в табеле учета рабочего времени отразить период прохождения работниками медосмотра: позиция Роструда 2026
Периодические медицинские осмотры — обязательное мероприятие для многих работников (ст. 214 ТК РФ). Но даже когда сотрудник честно проходит врачей по направлению работодателя, у кадровиков и бухгалтеров возникает вопрос: как правильно отразить это время в табеле? Отвечаем с опорой на прямые разъяснения Роструда 2026 года.
1. Почему время медосмотра нужно отражать в табеле
У работодателя есть безусловная обязанность вести точный учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (абз. 3 ч. 4 ст. 91 ТК РФ). При этом:
- медосмотр, на который работник направлен работодателем, не является отдыхом — это исполнение прямой трудовой обязанности по обеспечению безопасности труда (ст. 214 ТК РФ);
- на время медосмотра за работником сохраняется средний заработок (ст. 185 ТК РФ);
- значит, это время должно быть обособлено в табеле от обычной работы: иначе будет невозможно рассчитать средний заработок, а также подтвердить его при проверке.
2. Каким кодом обозначить: единого стандарта нет
Роструд в своем разъяснении на сайте «Онлайнинспекция.рф» прямо указал: унифицированного буквенного или цифрового кода для медосмотра в формах Т‑12 и Т‑13 не предусмотрено. Но это не проблема, а свобода для работодателя: ведомство подчеркнуло, что здесь организация имеет право самостоятельно установить специальное условное обозначение.
Главное правило: выбранный код нужно закрепить в локальном нормативном акте (например, в Положении о табельном учете или в учетной политике). Если этого не сделать, при проверке могут посчитать, что табель ведется с нарушением установленного порядка.
Какой код выбрать: «МО» как негласный стандарт
Вывод: во избежание лишних вопросов лучше всего ввести собственное обозначение (например, «МО») и закрепить его приказом.
3. Как внедрить новый код: пошаговый алгоритм
Чтобы табель с новым обозначением был легитимным, нужно соблюсти формальности:
- Издать приказ о введении нового условного обозначения в табель учета рабочего времени с указанием:
- буквенного кода («МО»);
- цифрового кода («38»);
- полного наименования: «Медицинский осмотр (обязательный)».
- Внести изменения в локальный акт, регулирующий табельный учет (Положение о табельном учете, учетная политика). Укажите там расшифровку кода «МО» и порядок его проставления.
- Ознакомить ответственных лиц (табельщиков, начальников подразделений, бухгалтерию) с приказом и изменениями под подпись.
- Заполнять табель с использованием нового кода, начиная с даты, указанной в приказе.
4. Как оплачивать время медосмотра
Это ключевой момент, тесно связанный с табельным учетом.
- По общему правилу: за дни (часы) прохождения обязательного медосмотра работнику выплачивается средний заработок (ст. 185 ТК РФ).
- Важное уточнение: если сотрудник в день медосмотра отработал часть смены (например, утром работал, а после обеда пошел к врачу), в табеле нужно отразить и рабочие часы (кодом «Я»), и часы медосмотра (кодом «МО»). Оплата при этом комбинированная: за отработанное время — обычная зарплата, за часы медосмотра — средний заработок.
- Если медосмотр выпал на выходной день: оплата производится в двойном размере (п. 9 Положения о среднем заработке, Письмо Минтруда от 09.04.2024 № 14‑6/ООГ‑2091).
5. Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Можно ли использовать код «Г» (исполнение государственных обязанностей) для медосмотра?
Технически — да, это не запрещено. Но это менее точно: медосмотр по направлению работодателя — это прямая обязанность работника в рамках трудовых отношений, а не «внешняя» государственная повинность. Роструд рекомендует вводить отдельное обозначение (например, «МО»).
Вопрос 2. Обязательно ли издавать приказ о введении кода?
Да. Без приказа использование кода, не предусмотренного унифицированной формой, может быть признано нарушением порядка ведения табеля. А это уже чревато административной ответственностью по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Вопрос 3. Как отразить в табеле, если сотрудник проходил медосмотр в выходной день?
Если медосмотр назначен на выходной, этот день не является рабочим, но он и не является отдыхом (сотрудник выполняет обязанность). В табеле такой день следует отметить кодом «МО» (или вашим аналогом). Оплата — в двойном размере.
Вопрос 4. Если сотрудник прошел медосмотр, но не явился на работу после него?
Если по результатам медосмотра он признан годным и не имеет уважительной причины не выходить на работу, то время после окончания медосмотра до конца смены является прогулом. В табеле это нужно отразить отдельно: до медосмотра — рабочие часы, часы медосмотра — код «МО», после медосмотра — код «ПР» (прогул).
6. Шпаргалка для табельщика (таблица)
7. Чем грозят ошибки
Заключение
Разъяснения Роструда 2026 года сняли неопределенность: законодательство не содержит жесткого кода для отражения медосмотра в табеле, поэтому работодатель вправе ввести свое условное обозначение (например, «МО») и закрепить его локальным актом. Главное — не путать медосмотр с иными невыходами, четко фиксировать время его прохождения и оплачивать по среднему заработку (ст. 185 ТК РФ). Следуя этой инструкции, вы не только избежите штрафов, но и сможете обосновать любые выплаты перед проверяющими.
Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY
На практике именно «мелочи» вроде кода в табеле становятся причиной доначислений на проверках. ГИТ смотрит на табель как на первичный документ: если время медосмотра не выделено или выделено неправильно, у инспектора возникают сомнения в обоснованности выплаты среднего заработка. В худшем случае время медосмотра могут переквалифицировать в прогул со всеми последствиями.
Что мы рекомендуем своим клиентам?
- Ввести единый для всей компании код «МО». Это просто, понятно и уже стало негласным отраслевым стандартом.
- Не смешивать коды. Если вы используете «МО», не ставьте его одновременно с «Я» в одной строке — это сбивает с толку и при проверке, и при расчетах.
- Автоматизировать процесс. Ведите электронный табель с выпадающим списком кодов: так риск ошибки сводится к минимуму.
- Обучить табельщиков. Проведите короткий инструктаж: когда и какой код ставить, как быть, если медосмотр занимает часть дня.
- Храните подтверждающие документы. Направление на медосмотр, справка/заключение с отметкой времени прохождения — это ваша страховка на случай спора.
Главная опасность — не в отсутствии кода, а в подмене понятий. Некоторые работодатели ошибочно считают, что раз средний заработок «дороже» оклада, можно оплатить медосмотр как обычный день (по тарифу), а разницу «спрятать» в премии. Это прямое нарушение ст. 185 ТК РФ. При проверке такие схемы вскрываются моментально, и к штрафам добавляются судебные иски сотрудников. Сэкономленные копейки не стоят рисков.
В учебном центре PRO-ABILITY мы включили разбор этого вопроса в программу «Работник кадровой службы для госслужбы» как кейс правильного оформления «неочевидного» рабочего времени. Проще один раз потратить 15 минут на издание приказа о введении кода «МО», чем потом объяснять инспектору, почему время медосмотра «растворилось» в рабочих часах.
