Блок 1: Отчетность и сверка данных — основа для нового года
Завершение года начинается с подготовки обязательной отчетности и аудита существующих кадровых данных. Это основа для чистоты документооборота в новом году.
1. Подготовка и сдача итоговой отчетности в ПФР и ФСС. Убедитесь, что все ежеквартальные отчеты (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, 4-ФСС) сданы, а данные за 4 квартал и год окончательно сверены. Критически важный шаг — сверка сведений о стаже с сотрудниками до 31 декабря. Каждый работник должен подписать опись документов (приложение к СЗВ-СТАЖ) или отдельную расписку, подтверждающую согласие с данными. Это страхует от спорных ситуаций в будущем.
2. Внесение записей в трудовые книжки и их проверка. Внесите все записи о переводах, награждениях, изменениях наименования учреждения за 2025 год. Проведите тотальную сверку электронных и бумажных трудовых книжек (если ведете оба формата). Убедитесь, что нумерация, даты и формулировки записей идентичны.
3. Проверка и актуализация локальных нормативных актов (ЛНА). Проверьте сроки действия коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка, положений об оплате труда, об охране труда. Внесите изменения, если в 2025 году менялось законодательство или штатная структура. Все ЛНА должны быть актуальными на 1 января 2026 года.
4. Аудит личных дел и карточек Т-2. Проверьте комплектность и правильность оформления личных дел сотрудников. Особое внимание уделите документам, связанным с льготами (удостоверения, справки об инвалидности), повышением квалификации (сертификаты) и материальной ответственностью (договоры). В карточках Т-2 должны быть актуальные сведения об адресе, семейном положении, образовании.
Таблица 1: Контрольный список для проверки личного дела сотрудника госучреждения
Блок 2: Кадровые процедуры и дисциплинарные действия
Декабрь — время для завершения текущих процедур и «расчистки» дисциплинарных вопросов.
5. Увольнение сотрудников, не прошедших испытательный срок. Если испытательный срок истекает в декабре-январе, все процедуры (уведомление, приказ, расчет) должны быть проведены строго в срок. Пример: Сотрудник принят 15.10.2025 с испытанием 3 месяца. Последний день испытания — 14.01.2026. Уведомить об непрохождении нужно не позднее 13.01.2026 с полным расчетом 14.01.2026.
6. Применение дисциплинарных взысканий. Помните, что применить дисциплинарное взыскание (замечание, выговор) можно не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (ст. 193 ТК РФ). В этот срок не засчитываются болезнь или отпуск сотрудника. Все взыскания, наложенные в 2025 году, могут быть сняты досрочно по инициативе руководителя до конца года.
7. Выплата годовых премий. Сверьтесь с положением об оплате труда и коллективным договором. Подготовьте аналитические справки о выполнении показателей для каждого сотрудника, издайте приказы о премировании. Учтите, что для гражданских служащих порядок премирования строго регламентирован (ФЗ № 79-ФЗ).
8. Направление на обязательные медосмотры. Проверьте список сотрудников, которые должны проходить периодический медосмотр в следующем году (вредные условия труда, пищевая промышленность, сфера образования). Сформируйте поименные списки (контингенты) и направьте их в медучреждение до конца года, чтобы спланировать бюджет и график.
Блок 3: Работа с отпусками: итоги и планирование
Работа с отпусками — ключевой и самый объемный блок в конце года.
9. Инвентаризация отпускных дней. Проведите сверку: сколько дней отпуска каждый сотрудник использовал в 2025 году, сколько осталось, включая перенесенные с прошлых лет. Особое внимание — сотрудникам, имеющим право на удлиненный основной отпуск (педагоги, медики, госслужащие) и дополнительные отпуска (за вредность, ненормированный день, особый характер работы).
10. Перенос неиспользованных отпусков. По соглашению с сотрудником и на основании его заявления оформите приказ о переносе части отпуска (свыше 28 дней) на следующий год. Важно: Запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ). Неиспользованные дни за 2024 год должны быть отгуляны в 2025.
11. Отзыв из отпуска и замена денежной компенсацией. Если в течение года были случаи отзыва сотрудника из отпуска, проверьте, предоставлена ли ему неиспользованная часть отпуска. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается исходя из всех неотгулянных дней за весь период работы.
12. Составление и утверждение графика отпусков на 2026 год. Это самый важный документ на начало года (ст. 123 ТК РФ). График (форма Т-7) должен быть составлен с учетом пожеланий работников, требований законодательства и производственной необходимости. Нововведение 2026: Согласно Федеральному закону от 24.11.2025 № 533-ФЗ, вступающему в силу с 01.01.2026, утвержденный график отпусков станет гарантией для работника. Работодатель сможет перенести отпуск, указанный в графике, только по соглашению с работником. Утвердить график нужно до 17 декабря 2025 года.
Таблица 2: Образец фрагмента графика отпусков на 2026 год с учетом нововведений
Блок 4: Планирование и документооборот на 2026 год
Финальные шаги направлены на организацию бесперебойной работы в новом году.
13. Планирование повышения квалификации. На основании заявок от руководителей отделов сформируйте план обучения и повышения квалификации на 2026 год. Учтите обязательную периодичность для определенных категорий (например, каждые 3 года для госслужащих). Заложите бюджет.
14. Подготовка к проведению аттестации. Если в учреждении действует положение об аттестации (обязательно для госслужащих, научно-педагогических работников), проверьте списки сотрудников, срок очередной аттестации которых истекает в 2026 году. Начните подготовку: формирование аттестационной комиссии, график, уведомления.
15. Обновление штатного расписания. Внесите в штатное расписание (форма Т-3) все изменения, утвержденные в 2025 году: новые должности, изменения окладов, переименования отделов. Утвердите новую редакцию штатного расписания приказом на 1 января 2026 года.
16. Организация электронного документооборота (ЭДО). Если учреждение переходит на ЭДО с трудовыми книжками или кадровыми документами, декабрь — время для финального тестирования систем, подписания соглашений с операторами и информирования сотрудников.
17. Проверка кадрового резерва. Актуализируйте списки кадрового резерва, внесите данные о прошедших обучение, составьте план работы с резервом на следующий год.
18. Анализ кадровых показателей. Подготовьте для руководства аналитическую записку по ключевым показателям за 2025 год: текучесть кадров, причины увольнений, уровень зарплаты, выполнение плана по обучению, больничные. Это основа для кадровой стратегии.
19. Подготовка и раздача справок сотрудникам. Многие сотрудники запрашивают в конце года справки о зарплате (для соцзащиты, кредитов). Настройте оперативную выдачу справок по форме 182н или в свободной форме.
20. Архивация документов. Проведите подготовку кадровых документов 2020-2021 гг. (приказы, личные карточки) к сдаче в архив согласно сроку хранения. Составьте описи дел.
Сводный календарь-напоминание по ключевым срокам
Таблица 3: Календарь обязательных действий на конец 2025 – начало 2026 гг. для кадровика
Следование этому чек-листу позволит кадровой службе государственного учреждения профессионально и без нарушений закрыть 2025 кадровый год, минимизировать риски трудовых споров и создать прочный фундамент для работы в 2026 году. Все действия должны быть документированы и соответствовать Трудовому кодексу РФ, федеральным законам о государственной службе и отраслевым нормативным актам.
