Если работник потерял трудовую книжку, новый работодатель может ее восстановить
Ситуация, с которой сталкиваются многие кадровики: новый сотрудник сообщает, что потерял трудовую книжку, и просит оформить его на работу. При этом на электронную трудовую книжку он не переходил и хочет продолжать вести бумажную. Как поступить? Обязан ли новый работодатель восстанавливать документ? Какие сроки и процедуры предусмотрены законом? Разбираем детально.
Суть вопроса: работник потерял трудовую книжку
Поступающий на работу сотрудник сообщил, что трудовую книжку потерял. Он выбрал продолжение ведения бумажной трудовой книжки и не переходил на электронную. Работодатель оказался перед выбором: отказать в приеме, потребовать восстановления документа у прежнего работодателя или оформить новую книжку самостоятельно.
Ответ Роструда однозначен: работодатель может предложить работнику обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом. Если это невозможно — новый работодатель вправе выдать дубликат трудовой книжки самостоятельно. Такое разъяснение дано в «онлайн-инспекции».
Правовая база: статья 65 ТК РФ и Приказ Минтруда № 320н
Ключевые нормы, регулирующие восстановление трудовой книжки при утрате.
Часть 5 статьи 65 ТК РФ устанавливает: в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Исключение — случаи, когда трудовая книжка на работника не ведется.
Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (пункт 27 Приложения № 2) детализирует порядок: лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
Таким образом, закон предусматривает два пути:
- Обращение к прежнему работодателю за дубликатом.
- Оформление новой трудовой книжки у нового работодателя.
Первый путь: обращение к прежнему работодателю за дубликатом
Если работник потерял трудовую книжку, он должен обратиться с письменным заявлением к работодателю по последнему месту работы, где была внесена последняя запись. Прежний работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
Что вносится в дубликат. Согласно пункту 28 Порядка, в дубликат вносятся сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия), а также все записи о работе, которые были в трудовой книжке. Записи переносятся в хронологическом порядке.
Ситуация с ликвидацией работодателя. Если организация, где была внесена последняя запись, ликвидирована, дубликат оформляется ее правопреемником, а при его отсутствии — работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись.
Второй путь: оформление новой трудовой книжки у нового работодателя
Если обратиться к прежнему работодателю невозможно (организация ликвидирована, находится в другом регионе, отказывается выдавать дубликат), новый работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника.
Что нужно от работника. Заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утрата). В заявлении работник должен четко указать, что книжка потеряна.
Что вносится в новую книжку. В разделе «Сведения о работе» сначала указывается общий стаж на предыдущих местах работы, рассчитанный по предоставленным работником документам, затем он расписывается в хронологическом порядке. В последнюю очередь вносится запись о работе в новой организации.
Важное ограничение. Если работник не может подтвердить предыдущий стаж документально, новый работодатель оформляет книжку без записей о работе у других работодателей. Стаж можно подтвердить через суд.
Позиция Роструда: разъяснение из онлайнинспекции
Специалисты портала «Онлайнинспекция.РФ» подтвердили: если обратиться к предыдущему работодателю невозможно, выдать дубликат трудовой книжки работнику может новый работодатель. Это соответствует части 5 статьи 65 ТК РФ.
Роструд также подчеркивает: работник вправе подать письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки работодателю, к которому он поступает на работу. В заявлении необходимо указать, что трудовая книжка была потеряна.
Судебная практика: когда новые работодатели выдают дубликаты
Судебная практика подтверждает право нового работодателя оформлять дубликат трудовой книжки. В частности, если работник устроился на новое место работы, а суд признал его увольнение с предыдущего места незаконным, выполнять решение суда и выдавать дубликат трудовой книжки должен новый работодатель.
Однако есть и ограничение: если трудовая книжка находится у другого работодателя (который ведет и хранит ее), оформление дубликата невозможно, так как новый работодатель не может выдать работнику трудовую книжку. В такой ситуации работнику следует обратиться к работодателю, у которого хранится книжка.
Пошаговый алгоритм для нового работодателя
Если сотрудник потерял трудовую книжку и хочет оформить бумажную, действуйте по следующему алгоритму.
Шаг 1. Получите письменное заявление. Работник должен написать заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утрата) и просьбой оформить новую.
Шаг 2. Предложите обратиться к прежнему работодателю. Разъясните работнику, что он вправе обратиться за дубликатом по последнему месту работы. Это предпочтительный вариант, так как дубликат сохранит все записи о стаже.
Шаг 3. Если обратиться невозможно — оформите новую книжку. В этом случае вы вносите в нее сведения о работнике и общий стаж на основании предоставленных документов.
Шаг 4. Соберите подтверждающие документы. Если работник может предоставить справки с прежних мест работы, копии приказов, выписки из СТД-Р — используйте их для внесения записей о стаже.
Шаг 5. Оформите книжку. Заполните титульный лист, внесите записи о стаже, затем — запись о приеме на работу в вашу организацию.
Шаг 6. Ознакомьте работника под роспись. Работник должен ознакомиться с записями и подписать титульный лист.
Пошаговый алгоритм для работника
Если вы потеряли трудовую книжку и устраиваетесь на новое место, вот что нужно сделать.
Шаг 1. Немедленно заявите о потере. Сообщите работодателю по последнему месту работы. Напишите заявление о выдаче дубликата.
Шаг 2. Дождитесь дубликата. Прежний работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней.
Шаг 3. Если обратиться невозможно — напишите заявление новому работодателю. Укажите причину отсутствия книжки и попросите оформить новую.
Шаг 4. Соберите документы о стаже. Если есть возможность, возьмите справки с прежних мест работы. Это позволит внести записи о стаже в новую книжку.
Шаг 5. Если стаж подтвердить нечем — обратитесь в суд. Установление факта работы через суд позволит восстановить записи.
Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY
«Потеря трудовой книжки — это всегда стресс для работника и головная боль для кадровика. Но закон в этой ситуации достаточно четкий: есть два пути, и оба они работают. Первый — обратиться к прежнему работодателю за дубликатом. Это идеальный вариант, потому что дубликат сохранит всю историю стажа. Второй — оформить новую книжку у нового работодателя, если первый вариант невозможен.
В учебном центре PRO-ABILITY мы regularly разбираем эту тему на курсах для кадровиков. Самая распространенная ошибка — отказ в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки. Это незаконно. Часть 5 статьи 65 ТК РФ прямо обязывает работодателя оформить новую книжку по заявлению работника. Отказ может быть обжалован в трудовой инспекции.
Второй момент, на который я всегда обращаю внимание: подтверждение стажа. Если работник потерял книжку и не может подтвердить предыдущий стаж документально, новая книжка будет оформлена без записей о прежних местах работы. Это не идеально, но законно. Работник может позже восстановить стаж через суд. Поэтому мой совет: сохраняйте справки, копии приказов, выписки из СТД-Р — любые документы, которые помогут подтвердить стаж.
И еще: не забывайте про 15-дневный срок. Прежний работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней. Если он затягивает — это нарушение, за которое можно привлечь к ответственности».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязан ли новый работодатель восстанавливать трудовую книжку?
Да, если работник подал письменное заявление с указанием причины отсутствия книжки и обратиться к прежнему работодателю невозможно.
Может ли новый работодатель отказать в приеме на работу без трудовой книжки?
Нет, это незаконно. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по заявлению работника.
В какие сроки прежний работодатель должен выдать дубликат?
Не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
Что делать, если прежний работодатель ликвидирован?
Дубликат оформляется правопреемником, а при его отсутствии — новым работодателем или работодателем по месту работы, где была внесена последняя запись.
Можно ли внести в новую трудовую книжку записи о прежних местах работы?
Да, если работник может подтвердить стаж документально (справки, копии приказов, выписки из СТД-Р).
Что делать, если стаж подтвердить нечем?
Новая книжка оформляется без записей о прежних местах работы. Стаж можно восстановить через суд.
Распространяется ли это на электронную трудовую книжку?
Если работник выбрал электронную трудовую книжку, бумажная не ведется, и вопрос о восстановлении бумажного документа не возникает. Данные о стаже сохраняются в информационных системах СФР.
Заключение
Потеря трудовой книжки — не препятствие для трудоустройства. Закон предусматривает два механизма: получение дубликата у прежнего работодателя (в течение 15 рабочих дней) или оформление новой книжки у нового работодателя по заявлению работника. Позиция Роструда подтверждает: если обратиться к прежнему работодателю невозможно, новый работодатель вправе восстановить документ.
Для кадровиков это означает необходимость знать процедуру и не отказывать в приеме на работу. Для работников — понимание своих прав и сбор подтверждающих документов о стаже. Соблюдение простых правил позволит избежать конфликтов и сохранить трудовую историю.
