Факсимильная подпись – это оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. К этому понятию относится и цифровой вариант факсимиле — изображение подписи, которое вставляют в электронные документы.
Такую подпись допустимо использовать в некоторых видах документов по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Но подойдёт ли она для подписания кадровых документов? Отвечаем на этот вопрос.
Гражданский кодекс, действительно, допускает факсимильный аналог подписи в некоторых случаях. Но в законодательстве нет конкретного указания в каких именно случаях это допустимо.
Ориентироваться в этом вопросе остаётся только на письмо Минтруда России от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863. В своем письме ведомство отмечает, что применять факсимиле для подписания кадровых документов нельзя. Так как нормы гражданского законодательства не применяются к трудовым отношениям, а в трудовом законодательстве вообще отсутствует понятие «факсимильная подпись».
Согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Кроме того, указание на невозможность применения факсимиле при подписании кадровых документов содержится в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016. Где говорится, что реквизит "Подпись" включает наименование должности, собственноручную подпись и ее расшифровку.
При этом, стоит учесть, что использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.
Такую подпись допустимо использовать в некоторых видах документов по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Но подойдёт ли она для подписания кадровых документов? Отвечаем на этот вопрос.
Гражданский кодекс, действительно, допускает факсимильный аналог подписи в некоторых случаях. Но в законодательстве нет конкретного указания в каких именно случаях это допустимо.
Ориентироваться в этом вопросе остаётся только на письмо Минтруда России от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863. В своем письме ведомство отмечает, что применять факсимиле для подписания кадровых документов нельзя. Так как нормы гражданского законодательства не применяются к трудовым отношениям, а в трудовом законодательстве вообще отсутствует понятие «факсимильная подпись».
Согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Кроме того, указание на невозможность применения факсимиле при подписании кадровых документов содержится в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016. Где говорится, что реквизит "Подпись" включает наименование должности, собственноручную подпись и ее расшифровку.
При этом, стоит учесть, что использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.
Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 марта 2023 г. № 14-6/ООГ-1863 О применении факсимильной подписи в кадровых документах, если такой порядок подписания закреплен в приказе
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел в пределах компетенции обращение и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а содержит мнение специалистов.
Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи при подписании документов, несомненно, упрощает документооборот любой организации. Однако законодательно вопросы применения такого способа подписания документов в настоящее время не урегулированы. Не определен и статус документа, подписанного факсимильной подписью. Есть лишь несколько ситуаций, когда установлен прямой запрет на использование факсимильной подписи для подписания документов. Поэтому для исключения рисков при применении факсимиле учреждению важно различать ситуации, когда можно его применять при подписании документов, а когда - нельзя.
В действующем законодательстве отсутствует определение понятия "факсимиле".
Возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах, законодательством не предусмотрена.
Статьей 67 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) определено, что трудовой договор работодатель должен подписать лично.
Трудовой кодекс также допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством, при использовании электронного документооборота (статьи 22.1 - 22.3 ТК РФ).
Пунктом 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" разъяснен порядок применения "факсимиле" для подписания кадровых документов. В этом пункте пояснено, что реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Заместитель директора
Департамента оплаты труда,
трудовых отношений и
социального партнерства Т.В. Маленко
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел в пределах компетенции обращение и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а содержит мнение специалистов.
Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи при подписании документов, несомненно, упрощает документооборот любой организации. Однако законодательно вопросы применения такого способа подписания документов в настоящее время не урегулированы. Не определен и статус документа, подписанного факсимильной подписью. Есть лишь несколько ситуаций, когда установлен прямой запрет на использование факсимильной подписи для подписания документов. Поэтому для исключения рисков при применении факсимиле учреждению важно различать ситуации, когда можно его применять при подписании документов, а когда - нельзя.
В действующем законодательстве отсутствует определение понятия "факсимиле".
Возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах, законодательством не предусмотрена.
Статьей 67 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) определено, что трудовой договор работодатель должен подписать лично.
Трудовой кодекс также допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством, при использовании электронного документооборота (статьи 22.1 - 22.3 ТК РФ).
Пунктом 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" разъяснен порядок применения "факсимиле" для подписания кадровых документов. В этом пункте пояснено, что реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Заместитель директора
Департамента оплаты труда,
трудовых отношений и
социального партнерства Т.В. Маленко
