При смене руководителя нужно менять должностные инструкции: разъяснение Онлайнинспекции
Введение: почему одного приказа о смене руководителя недостаточно
В компании происходят штатные изменения: у некоторых сотрудников решили поменять подчинённость. Текущие должностные инструкции подразумевают одного руководителя, а новый приказ устанавливает другого. Достаточно ли издать приказ о смене руководителя, или нужно менять должностные инструкции?
С этим вопросом работодатель обратился в «Онлайнинспекцию». Эксперты дали чёткий ответ: при смене подчинённости должностные инструкции тоже нужно менять. Изменение подчинения, которое прописано в старых должностных инструкциях, требует не просто приказа, а полноценного оформления изменений в кадровых документах.
В этой статье разберём:
- почему одного приказа о смене руководителя недостаточно;
- что говорит Трудовой кодекс об изменении условий трудового договора;
- как правильно оформить изменение подчинённости;
- какие риски грозят работодателю при игнорировании этих требований.
1. Суть проблемы: почему приказ не заменяет изменение должностной инструкции
Работодатель решил сменить подчинённость некоторых сотрудников — вместо одного руководителя они теперь подчиняются другому. В текущих должностных инструкциях был прописан конкретный руководитель, которому сотрудник подчиняется. Был издан приказ о смене подчиненности.
Однако, как разъяснили эксперты «Онлайнинспекции», одного приказа недостаточно. Подчинённость — это условие, которое прямо или косвенно закреплено в должностной инструкции сотрудника. Если инструкция содержит указание на конкретного руководителя, при смене этого руководителя инструкция перестаёт соответствовать реальному положению дел.
Ключевая проблема: работник, ознакомленный со старой должностной инструкцией, формально не обязан подчиняться новому руководителю, если в его должностной инструкции не закреплено это изменение. Наказать сотрудника за неисполнение указаний нового руководителя в такой ситуации будет невозможно.
2. Позиция Онлайнинспекции: что сказали эксперты
Эксперты «Онлайнинспекции» напомнили, что при смене подчинённости должностные инструкции тоже нужно менять. Идёт изменение подчинения, которое прописано в старых должностных инструкциях, а для этого одного приказа недостаточно.
Онлайнинспекторы ссылаются на абзац 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса, который гласит, что трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным для включения в трудовой договор условием.
Кроме того, в соответствии со статьёй 72 Трудового кодекса, изменение определённых сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, которое заключается в письменной форме.
3. Правовое обоснование: что говорит Трудовой кодекс
Статья 57 ТК РФ — обязательные условия трудового договора
Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ, в трудовой договор в обязательном порядке включаются условия о трудовой функции (работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретном виде поручаемой работнику работы).
Должностная инструкция, как правило, детализирует трудовую функцию. Если в ней прописана подчинённость конкретному руководителю, это становится частью условий труда, закреплённых в договоре (если инструкция является приложением к трудовому договору).
Статья 72 ТК РФ — изменение условий трудового договора
Статья 72 ТК РФ устанавливает:
Изменение определённых сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определённых сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Что это означает на практике:
- Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, изменение любого её положения (включая подчинённость) требует письменного соглашения сторон.
- Если должностная инструкция оформлена как отдельный документ, её изменение также требует соблюдения процедуры, предусмотренной для изменения условий трудового договора, если эти условия были доведены до работника и стали обязательными.
Статья 74 ТК РФ — изменение условий труда по причинам, не связанным с трудовой функцией
В некоторых случаях работодатель может изменить условия трудового договора в одностороннем порядке по статье 74 ТК РФ — при изменении организационных или технологических условий труда. Однако смена руководителя сама по себе не является основанием для применения статьи 74 ТК РФ. Работодатель не вправе ссылаться на то, что пришлось изменить должностную инструкцию по причине смены организационных условий труда.
4. В каких случаях изменение подчинённости не требует согласия работника
Существуют ситуации, когда изменение подчинённости может быть оформлено без отдельного согласия работника.
Ситуация 1: подчинённость не прописана в должностной инструкции
Если в должностной инструкции сотрудника вообще нет упоминания о том, кому он подчиняется, и это условие не закреплено в трудовом договоре, то смена руководителя может быть оформлена просто приказом. Однако на практике большинство должностных инструкций содержат раздел «Подчиненность» или аналогичный.
Ситуация 2: реорганизация или изменение структуры
При реорганизации организации, изменении структуры или подведомственности может применяться статья 75 ТК РФ. Однако и в этом случае необходимо соблюдение установленных процедур, включая уведомление работников.
Важно: даже в этих случаях рекомендуется документально закрепить изменения, чтобы избежать споров.
5. Как правильно оформить изменение подчинённости: пошаговый алгоритм
Чтобы избежать рисков, при смене подчинённости сотрудников следуйте этому алгоритму.
Шаг 1. Определите, как оформлена должностная инструкция
Шаг 2. Подготовьте проект изменений
В новой редакции должностной инструкции укажите нового руководителя, которому подчиняется сотрудник. Если меняется не только фамилия руководителя, но и название структурного подразделения — это также нужно отразить.
Шаг 3. Согласуйте изменения с работником
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору:
- Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.
- В соглашении укажите причину изменений и новую редакцию соответствующих пунктов.
- Соглашение подписывается обеими сторонами.
Если должностная инструкция является отдельным документом:
- Ознакомьте работника с новой редакцией должностной инструкции под роспись.
- Если изменения существенные, рекомендуется также заключить дополнительное соглашение.
Шаг 4. Издайте приказ
Издайте приказ о внесении изменений в должностные инструкции. В приказе укажите:
- причину изменений;
- перечень вносимых изменений;
- ответственных за исполнение;
- дату вступления изменений в силу.
Если должностная инструкция была утверждена приказом, изменения также оформляются соответствующим приказом.
Шаг 5. Ознакомьте сотрудников
Ознакомьте всех сотрудников, чьи инструкции изменились, с новой редакцией под роспись.
6. Какие риски грозят работодателю при игнорировании требований
Если работодатель ограничится только приказом о смене руководителя и не внесёт изменения в должностные инструкции, он сталкивается с серьёзными рисками.
Риск 1: невозможность привлечь работника к дисциплинарной ответственности
Если в должностной инструкции сотрудника прописан старый руководитель, а новый отдаёт распоряжения, работник формально может не подчиняться новому руководителю. Привлечь его к дисциплинарной ответственности за неисполнение распоряжений будет невозможно.
Риск 2: судебные споры
Работник может оспорить законность требований нового руководителя, ссылаясь на то, что его должностная инструкция не изменилась. В судебной практике есть примеры, когда работники оспаривали приказы о внесении изменений в должностные инструкции.
Риск 3: претензии трудовой инспекции
При проверке трудовая инспекция может выявить несоответствие между фактической структурой подчинения и документально закреплённой, что квалифицируется как нарушение трудового законодательства.
Риск 4: проблемы с документооборотом
Подписи документов, согласование и визирование могут быть признаны недействительными, если подписант не имел формальных полномочий, закреплённых в должностной инструкции.
7. Частые вопросы и ответы
Вопрос 1: Обязательно ли менять должностную инструкцию при смене руководителя, если в ней не указан конкретный руководитель?
Ответ: Если в должностной инструкции нет раздела о подчинённости и это условие не закреплено в трудовом договоре, то изменение подчинённости можно оформить приказом. Однако на практике большинство инструкций содержат указание на подчинение, и в этом случае изменения обязательны.
Вопрос 2: Можно ли изменить должностную инструкцию в одностороннем порядке при смене руководителя?
Ответ: Нет. Смена руководителя сама по себе не является основанием для одностороннего изменения условий трудового договора по статье 74 ТК РФ. Изменение подчинённости требует согласия работника (в форме дополнительного соглашения) либо соблюдения процедуры, предусмотренной для изменения организационных условий труда (с уведомлением за 2 месяца).
Вопрос 3: Нужно ли перезаключать трудовой договор при смене руководителя?
Ответ: Нет. Трудовой договор заключается с организацией, а не с конкретным руководителем. Смена руководителя не требует перезаключения трудового договора. Однако если в трудовом договоре или должностной инструкции указан конкретный руководитель, необходимо внести изменения в эти документы.
Вопрос 4: Что делать, если работник отказывается подписывать новую должностную инструкцию?
Ответ: Если работник отказывается подписать новую должностную инструкцию, а изменение подчинённости не связано с изменением трудовой функции, работодатель не вправе принуждать работника. В этом случае рекомендуется:
- Зафиксировать отказ актом.
- Предложить работнику другие варианты (например, перевод на другую должность).
- В крайнем случае — рассмотреть вопрос о расторжении трудового договора по основаниям, предусмотренным ТК РФ (например, при отказе от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора).
Заключение
Разъяснение Онлайнинспекции подтверждает важный принцип: при смене подчинённости из-за нового руководителя одного приказа недостаточно — нужно вносить изменения в должностные инструкции и заключать дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Ключевые выводы:
- Изменение подчинённости является изменением условий трудового договора, если эти условия закреплены в должностной инструкции или трудовом договоре.
- Одного приказа о смене руководителя недостаточно — требуется оформление изменений в должностных инструкциях.
- Порядок оформления зависит от того, как оформлена должностная инструкция: приложение к трудовому договору требует дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ), отдельный документ — приказа об изменении.
- Смена руководителя не является основанием для одностороннего изменения условий трудового договора по статье 74 ТК РФ.
- Риски при игнорировании требований: невозможность привлечь работника к ответственности, судебные споры, претензии трудовой инспекции.
Для кадровиков и руководителей это разъяснение — практическое руководство: не стоит ограничиваться простым приказом при смене подчинённости. Правильное оформление всех кадровых документов — залог бесконфликтной работы и защиты от претензий контролирующих органов.
Экспертное мнение
Комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY:
«Этот вопрос — классический пример того, как кадровики пытаются "упростить" себе жизнь, издавая один приказ вместо того, чтобы оформить все необходимые документы. И это ошибка, которая может дорого обойтись.
Почему это принципиально? Потому что должностная инструкция — это не просто "бумажка". Это документ, который определяет права и обязанности работника, его место в структуре организации. Если в инструкции написано, что работник подчиняется Иванову, а фактически его начальником стал Петров — возникает правовой вакуум. Работник формально не обязан подчиняться Петрову. И если он не выполнит распоряжение Петрова, привлечь его к ответственности будет невозможно.
Самая частая ошибка, которую я вижу на практике, — это когда работодатель издаёт приказ о смене подчинённости, но не вносит изменения в должностные инструкции. А потом пытается наказать работника за неисполнение распоряжений нового руководителя. И проигрывает в суде.
Вторая ошибка — когда работодатель пытается применить статью 74 ТК РФ (изменение условий труда по организационным причинам) для изменения подчинённости. Суды и Роструд неоднократно указывали, что смена руководителя не является основанием для применения этой статьи. Изменение подчинённости — это изменение условий трудового договора, которое требует согласия работника.
Что я рекомендую на практике?
Первое — всегда проверяйте, как оформлена должностная инструкция. Если она является приложением к трудовому договору — изменение любого её пункта требует дополнительного соглашения. Это не "бюрократия", это требование статьи 72 ТК РФ.
Второе — если должностная инструкция оформлена как отдельный документ, издавайте приказ о внесении изменений. Но не забывайте ознакомить работника с новой редакцией под роспись. Без этого изменения не имеют силы.
Третье — если работник отказывается подписывать изменения, не пытайтесь его принудить. Зафиксируйте отказ актом и предложите альтернативные варианты. В крайнем случае — рассматривайте увольнение по соответствующим основаниям, но только в строгом соответствии с законом.
В учебном центре PRO-ABILITY мы уделяем особое внимание кадровому делопроизводству. Потому что ошибки в оформлении кадровых документов — это не просто "бумажная волокита", а прямые риски: судебные споры, штрафы, репутационные потери. И этот случай — хорошее напоминание о том, что в кадровых вопросах мелочей не бывает».
Нормативная база:
- Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 57 (обязательные условия трудового договора)
- Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 72 (изменение условий трудового договора по соглашению сторон)
- Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 74 (изменение условий труда по организационным или технологическим причинам)
- Разъяснения Онлайнинспекции (Роструда) по вопросам изменения должностных инструкций
