Возложение на бухгалтера обязанностей кассира: полная инструкция по оформлению, оплате и ответственности
Введение: когда бухгалтер становится кассиром
Ситуация, знакомая многим работодателям: кассир увольняется, уходит в отпуск или на больничный, а принимать наличные, выдавать зарплату и вести кассовые операции всё равно нужно. И взгляд падает на бухгалтера — ведь он и так работает с деньгами, значит, и кассу ему вести «по совместительству».
Однако такой подход таит в себе множество юридических ловушек. Можно ли просто «поручить» бухгалтеру вести кассу? Нужно ли ему доплачивать? Обязательно ли заключать договор о материальной ответственности? И достаточно ли одного приказа?
Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф» дал чёткие ответы на все эти вопросы. В этой статье разберём, как правильно оформить возложение обязанностей кассира на бухгалтера, чтобы избежать претензий трудовой инспекции и судебных споров.
1. Можно ли возложить обязанности кассира на бухгалтера
1.1. Закон не запрещает — но с соблюдением процедуры
Главный и любой другой бухгалтер может исполнять обязанности кассира. Законодательство не содержит прямого запрета на совмещение этих должностей. Однако такая возможность не означает, что работодатель может просто «назначить» бухгалтера кассиром своим приказом.
Ключевой принцип: возложение дополнительных обязанностей возможно только с письменного согласия работника и при условии дополнительной оплаты.
1.2. Два варианта оформления
Способ оформления зависит от того, предусмотрены ли обязанности кассира в трудовом договоре или должностной инструкции бухгалтера:
На практике обязанности кассира редко включаются в должностную инструкцию бухгалтера, поэтому чаще всего речь идёт именно о совмещении.
2. Совмещение профессий (должностей): правовая основа
2.1. Что говорит Трудовой кодекс
Согласно статье 60.2 Трудового кодекса РФ, с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определённой трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.
Возложение обязанностей кассира на бухгалтера осуществляется именно в рамках совмещения должностей.
2.2. Отличие от совместительства
Важно не путать два понятия:
В большинстве случаев при возложении на бухгалтера обязанностей кассира речь идёт именно о совмещении, поскольку кассовые операции должны выполняться в рабочее время.
3. Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Проверьте, входит ли ведение кассы в обязанности бухгалтера
Прежде всего необходимо заглянуть в трудовой договор и должностную инструкцию бухгалтера. Если в них прямо не указано, что сотрудник обязан вести кассу, — это дополнительная работа, требующая отдельного оформления.
Шаг 2. Получите письменное согласие работника
Работодатель не вправе навязывать дополнительную работу. Необходимо получить письменное согласие бухгалтера на выполнение обязанностей кассира.
Согласие может быть выражено:
- в виде отдельного заявления работника;
- путём подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.
Шаг 3. Заключите дополнительное соглашение
В дополнительном соглашении к трудовому договору необходимо указать:
Важно: размер доплаты должен быть конкретным — нельзя указать «в соответствии с приказом» или «по соглашению сторон» без цифры.
Шаг 4. Внесите должность кассира в штатное расписание
Для оформления совмещения должность кассира должна быть внесена в штатное расписание (хотя бы на 0,5 или менее ставки).
Шаг 5. Издайте приказ о возложении обязанностей
На основании дополнительного соглашения издаётся приказ о возложении на работника обязанностей кассира в порядке совмещения должностей.
В приказе указываются:
- основание (дополнительное соглашение);
- срок совмещения;
- размер доплаты;
- ответственное лицо.
Шаг 6. Ознакомьте работника с приказом
Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
4. Обязательная доплата: сколько платить
4.1. Доплата обязательна
Возложение на бухгалтера обязанностей кассира возможно только при условии дополнительной оплаты. Работа без доплаты является нарушением трудового законодательства.
4.2. Размер доплаты
Размер доплаты определяется по соглашению сторон и зависит от:
- объёма дополнительной работы;
- сложности выполняемых функций;
- времени, затрачиваемого на выполнение дополнительных обязанностей.
Размер доплаты фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Важно: недостаточно просто «поручить» работу — нужно чётко прописать, сколько именно бухгалтер получит за ведение кассы.
5. Договор о полной материальной ответственности
5.1. Обязателен ли договор
Кассир — это работник, непосредственно обслуживающий денежные ценности. Поэтому с бухгалтером, на которого возложены обязанности кассира, может и должен быть заключён договор о полной материальной ответственности.
Письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности. Должность кассира прямо предусмотрена в Перечне должностей, утверждённом Минтрудом.
5.2. Когда договор обязателен
Договор о полной материальной ответственности обязателен, если бухгалтер будет:
- принимать наличные деньги;
- выдавать денежные средства из кассы;
- вести кассовую книгу;
- нести ответственность за сохранность денежных средств в кассе.
5.3. Если договор не заключён
Если договор о полной материальной ответственности не заключён, при недостаче в кассе взыскать с бухгалтера можно будет только в пределах его среднемесячного заработка. Это делает практически невозможным возмещение крупных убытков.
6. Частые ошибки работодателей
7. Ответы на частые вопросы
Вопрос 1: Можно ли просто издать приказ и ознакомить бухгалтера с должностной инструкцией кассира?
Ответ: Нет. Одного приказа и ознакомления с инструкцией недостаточно. Необходимо:
- Получить письменное согласие работника.
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Установить размер доплаты.
- Заключить договор о полной материальной ответственности.
Вопрос 2: Нужно ли вносить должность кассира в штатное расписание?
Ответ: Да. Для оформления совмещения должность кассира должна быть в штатном расписании.
Вопрос 3: Можно ли назвать должность «бухгалтер-кассир»?
Ответ: Нет. Это считается нарушением. Нужно ввести в штатное расписание и должность бухгалтера, и должность кассира, по которой бухгалтеру оформляется совмещение.
Вопрос 4: Если бухгалтер отказывается выполнять обязанности кассира, можно ли его уволить?
Ответ: Нет. Отказ от выполнения дополнительной работы, не предусмотренной трудовым договором, не является основанием для увольнения. Работодатель не вправе принуждать работника к совмещению.
Вопрос 5: Нужно ли заключать договор о материальной ответственности, если бухгалтер будет вести кассу временно?
Ответ: Да. Договор о полной материальной ответственности заключается независимо от срока, на который возлагаются обязанности кассира.
8. Заключение
Возложение на бухгалтера обязанностей кассира — это не «простое поручение», а юридически значимая процедура, требующая соблюдения всех формальностей.
Ключевые выводы:
- Согласие работника — обязательно. Без письменного согласия возлагать дополнительные обязанности нельзя.
- Дополнительная оплата — обязательна. Размер доплаты фиксируется в дополнительном соглашении.
- Дополнительное соглашение — основной документ. В нём указываются срок, содержание, объём работы и размер доплаты.
- Приказ — необходим, но недостаточен без допсоглашения.
- Договор о полной материальной ответственности — обязателен, чтобы иметь возможность взыскать полную сумму ущерба при недостаче.
- Штатное расписание — должно содержать должность кассира.
Для работодателей это означает: нельзя экономить на оформлении. Попытка «упростить» процедуру может обернуться штрафами от трудовой инспекции и невозможностью взыскать ущерб при недостаче. Для бухгалтеров — защита: вы имеете право на дополнительную оплату и не обязаны выполнять неоплачиваемую работу, не предусмотренную трудовым договором.
🎙 Экспертное мнение
Комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY:
«Возложение на бухгалтера обязанностей кассира — это одна из тех ситуаций, где работодатели чаще всего допускают ошибки. И причина, как правило, одна: попытка "упростить" себе жизнь за счёт нарушения трудовых прав работника.
Что я вижу как ключевые риски на практике?
Первый и самый главный — отсутствие дополнительной оплаты. Многие работодатели считают: "Бухгалтер и так работает с деньгами, пусть и кассу ведёт". И не доплачивают. Это прямое нарушение статьи 60.2 ТК РФ. И если работник обратится в трудовую инспекцию, работодателю грозит штраф.
Второй риск — игнорирование договора о материальной ответственности. Бухгалтер, который ведёт кассу без такого договора, при недостаче отвечает только в пределах среднемесячного заработка. А это, как правило, копейки по сравнению с суммой недостачи. Работодатель просто не сможет взыскать ущерб.
Третий риск — попытка оформить всё одним приказом. Многие думают: "Издал приказ — и достаточно". А Роструд говорит: нет, недостаточно. Нужно дополнительное соглашение, нужно согласие работника, нужно указать срок, объём и размер доплаты. Без этого — нарушение.
Четвёртый риск — объединение должностей в одну. Должность "бухгалтер-кассир" — это ошибка. Нужно две должности в штатном расписании и совмещение. Иначе — проблемы при проверках.
Что я рекомендую на практике?
Работодателям — не пытайтесь сэкономить на оформлении. Дополнительное соглашение, доплата, договор о материальной ответственности — это не "бумажная волокита", а ваша защита. Если вы всё оформите правильно, у вас не будет проблем ни с трудовой инспекцией, ни с взысканием ущерба при недостаче.
Бухгалтерам — знайте свои права. Если на вас возлагают обязанности кассира без доплаты — это нарушение. Вы имеете право отказаться. И если вы соглашаетесь — требуйте письменного оформления и чёткого указания размера доплаты.
И последнее: не стоит думать, что это разъяснение касается только крупных компаний. Оно применимо к любому работодателю — от ООО до государственного учреждения. Правила едины для всех».
