📧 Расчетные листки удаленным работникам: можно ли отправлять по электронной почте в 2025 году?
С развитием дистанционной работы многие работодатели столкнулись с вопросом: как правильно выдавать расчетные листки удаленным сотрудникам? В отличие от офисных работников, передать документ лично невозможно, поэтому актуальным становится использование электронных каналов связи. Разберемся, допустимо ли направлять расчетные листки по электронной почте, как это правильно оформить и какие риски избежать.
📌 Законодательная база: что говорит ТК РФ?
Согласно частям 4 и 5 статьи 312.3 Трудового кодекса РФ, взаимодействие между работодателем и дистанционным работником, включая предоставление документов, может регулироваться:
- Коллективным договором.
- Локальным нормативным актом (например, положением об удаленной работе).
- Трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
Таким образом, отправка расчетных листков по электронной почте разрешена, но только если этот способ заранее предусмотрен в одном из указанных документов. Это подтверждается разъяснениями Роструда и Минтруда.
📝 Как правильно оформить отправку расчетных листков по email?
Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов, работодателю необходимо выполнить следующие шаги:
1. Закрепите способ отправки в локальных документах
Внесите условие о направлении расчетных листков по электронной почте в:
- Трудовой договор с дистанционным работником (например, в раздел «Порядок обмена документами»).
- Положение об удаленной работе или правила внутреннего трудового распорядка.
- Коллективный договор (если он действует в организации).
2. Получите согласие работника
Убедитесь, что сотрудник указал актуальный email-адрес и согласен получать расчетные листки в электронном виде. Это можно оформить:
- Заявлением от работника с просьбой отправлять документы на его email.
- Дополнительным соглашением к трудовому договору.
3. Обеспечьте конфиденциальность
Расчетный листок содержит персональные данные (сведения о доходах), поэтому важно:
- Использовать защищенные каналы связи (например, корпоративную почту).
- Не допускать передачи данных третьим лицам .
4. Используйте электронную подпись
Для придания документу юридической силы рекомендуется подписывать расчетные листки усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Это особенно важно, если работник требует предоставить листок в бумажном формате.
⚠️ Что будет, если нарушить правила?
Если работодатель не закрепит порядок отправки расчетных листков в локальных актах, он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Штраф для организации: 30 000 – 50 000 руб.
- Штраф для должностных лиц: 1 000 – 5 000 руб.
Кроме того, работник вправе потребовать бумажную версию листка, и работодатель обязан предоставить ее в течение 3 рабочих дней.
💡 Практические рекомендации для работодателей
Разработайте шаблон расчетного листка
Утвердите форму документа в локальном нормативном акте. Включите в него все обязательные элементы:
Утвердите форму документа в локальном нормативном акте. Включите в него все обязательные элементы:
- Составные части зарплаты (оклад, премии, надбавки).
- Размеры удержаний (НДФЛ, алименты и пр.).
- Итоговую сумму к выплате.
Настройте автоматическую отправку
Используйте системы электронного документооборота (например, Контур.КЭДО), чтобы упростить процесс рассылки и получить подтверждение доставки.
Храните доказательства отправки
Сохраняйте:
Используйте системы электронного документооборота (например, Контур.КЭДО), чтобы упростить процесс рассылки и получить подтверждение доставки.
Храните доказательства отправки
Сохраняйте:
- Скриншоты исходящих писем.
- Уведомления о прочтении.
- Это поможет защититься в случае споров.
Учитывайте пожелания работников
Если сотрудник просит бумажную версию листка, выдайте ее лично или отправьте заказным письмом.
Если сотрудник просит бумажную версию листка, выдайте ее лично или отправьте заказным письмом.
🔍 Частые ошибки
- Отправка листков без согласия работника. Это нарушает конфиденциальность и требования ТК РФ.
- Использование неутвержденной формы документа. Расчетный листок должен соответствовать нормам ст. 136 ТК РФ.
- Игнорирование запросов на бумажную версию. Работник вправе получить документ в традиционном формате.
💎 Заключение
Отправка расчетных листков дистанционным работникам по электронной почте — удобный и законный способ информирования о начислениях и удержаниях. Однако чтобы избежать штрафов и споров, работодатель должен:
- Закрепить этот порядок в локальных актах.
- Получить согласие сотрудников.
- Обеспечить конфиденциальность данных.
- Использовать электронную подпись для защиты документа.
Соблюдение этих правил позволит наладить бесперебойный документооборот с удаленными сотрудниками и минимизировать риски.
Источники:
- Статья 312.3 Трудового кодекса РФ.
- Письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.
- Разъяснения Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф»
