Обязательность внесения изменений в трудовой договор при смене фамилии: порядок действий и риски

📌 Правовая основа

Согласно ст. 57 ТК РФ, фамилия работника относится к персональным данным, которые являются существенным условием трудового договора. Смена фамилии требует корректировки договора через дополнительное соглашение (п. 16 Постановления Пленума ВС РФ № 1 от 26.01.2023).

✅ Порядок внесения изменений

Оформление допсоглашения

Укажите реквизиты трудового договора (дата, номер);
Перечислите изменяемые пункты:

«Стороны договорились изменить пункт 1.1 ТД: ФИО Работника читать как "[Новая фамилия] [Имя] [Отчество]" вместо "[Прежняя фамилия] [Имя] [Отчество]"»;

Подписи сторон с расшифровкой новой фамилии работника (п. 1.2 Письма Роструда № 937-6-1 от 23.12.2022).

Издание приказа

Зарегистрируйте приказ о внесении изменений в личные данные (унифицированная форма отсутствует);
Основание: допсоглашение и документ о смене фамилии (свидетельство о браке/разводе).

Корректировка кадровых документов:

Трудовая книжка: вносится запись на титульном листе без зачеркиваний (п. 2.3 Инструкции № 148н);
Личная карточка Т-2: изменения в разделе I;
Личное дело: прикладывается копия свидетельства и допсоглашения.

❗ Что не нужно менять

Предыдущие допсоглашения к трудовому договору: они сохраняют юридическую силу, так как личность работника не изменилась (Разъяснения Роструда № 226430);
Локальные акты (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка): фамилия работника в них не фиксируется.

⚠️ Риски при отсутствии изменений

Нарушения в кадровом и бухгалтерском учёте

Нарушения в кадровом и бухгалтерском учёте: ответственность и основания

Нарушение	Ответственность	Основание
Неактуальные данные в договоре	Штраф: 50 000 руб. (юрлицо); 5 000 руб. (должностное лицо)	Ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ
Ошибки в начислении пособий/пенсии	Иски работника о возмещении ущерба	Ст. 234 ТК РФ
Проблемы при налоговых проверках	Доначисление взносов за «неучтённых» работников	Ст. 122 НК РФ

💼 Практические рекомендации

Сроки: внесите изменения в течение 3 рабочих дней с момента предоставления свидетельства о смене фамилии.
Электронный документооборот: при использовании ЭДО подпишите допсоглашение квалифицированной электронной подписью.
Пенсионный фонд: подайте форму СЗВ-ТД с кодом «ПЕРС» в течение 3 дней после изменения данных (п. 2.2 ст. 11 385-ФЗ).

Пример допсоглашения:

«Работник [Новая фамилия И.О.] предоставил свидетельство о заключении брака серии ХХ № YYYYYY от 00.00.2025. Стороны договорились, что пункт 1.1 ТД от 00.00.20__ считается изложенным в новой редакции: "Трудовой договор заключен между ООО "Компания" и [Новая фамилия] [Имя] [Отчество]..."».

Вывод: Игнорирование смены фамилии в трудовом договоре — прямое нарушение ТК РФ. Оформление занимает 15 минут, но защищает от штрафов до 100 000 руб. (при повторном нарушении). Предыдущие допсоглашения переоформлять не требуется.