Введение: когда паспорт важнее свидетельства о браке
Работница устроилась на работу, а в её паспорте значится фамилия, полученная при вступлении в брак. При этом свидетельства о заключении брака у неё нет, так как брак давно расторгнут, а фамилию она оставила прежнюю. Как в такой ситуации правильно оформить трудовую книжку? И нужно ли вообще вносить какие-либо изменения, если документы уже на руках?
Этот вопрос поступил на сайт «Онлайнинспекция.рф», и специалисты Роструда дали на него чёткий ответ. В этой статье разберём, как правильно внести запись об изменении фамилии в трудовую книжку, если основанием служит не свидетельство о браке, а действующий паспорт сотрудницы.
Правовая основа: пункт 7 Правил ведения трудовых книжек
Основной документ, регулирующий порядок внесения изменений в трудовые книжки, — Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Согласно пункту 7 Приложения № 2 к этому приказу, изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании:
Ключевой вывод: перечень документов, на основании которых можно изменить запись о фамилии, не является закрытым. В нём прямо указан паспорт как самостоятельное основание.
Таким образом, если у работницы нет свидетельства о браке, но в паспорте значится фамилия, которую она оставила после развода, это не является препятствием для правильного оформления трудовой книжки.
Позиция Роструда: запись делается по действующему паспорту
Специалисты Роструда разъяснили: если при трудоустройстве выяснилось, что у сотрудницы иная фамилия, которую она получила в браке и решила оставить после развода, запись об изменении фамилии нужно дополнить ссылкой на действующий паспорт.
Это означает, что:
- Свидетельство о браке не обязательно. Если сотрудница разведена и оставила фамилию бывшего мужа, она может подтвердить свою фамилию действующим паспортом.
- Запись вносится на основании паспорта. В качестве документа-основания указываются реквизиты паспорта, а не свидетельства о браке.
- Отсутствие свидетельства не является препятствием. Работодатель не вправе требовать от сотрудницы документ, которого у неё нет, если фамилия подтверждена паспортом.
Пошаговая инструкция: как внести запись об изменении фамилии
Шаг 1. Получите от сотрудницы заявление и документы
Сотрудница должна подать письменное заявление о внесении изменений в трудовую книжку в связи со сменой фамилии. К заявлению необходимо приложить копию действующего паспорта с новой фамилией.
Шаг 2. Внесите изменения на титульный лист
Согласно пункту 7 Порядка, изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки:
Шаг 3. Оформите ссылку на документ-основание
Ссылки на документы, на основании которых произведены изменения, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Что нужно указать:
- номер документа;
- дату выдачи;
- орган, выдавший документ.
Пример формулировки:
«Фамилия “Иванова” изменена на фамилию “Петрова” на основании паспорта 46 06 852985, выданного 08.09.2015 Правдинским ГОМ Пушкинского УВД Московской области, и свидетельства о расторжении брака № 345611099 от 05.06.2022, выданного отделом ЗАГС г. Пушкино».
Если свидетельства о браке нет, а фамилия уже есть в паспорте:
«Фамилия “Иванова” изменена на фамилию “Петрова” на основании паспорта 46 06 852985, выданного 08.09.2015 Правдинским ГОМ Пушкинского УВД Московской области».
Шаг 4. Заверьте запись
Запись на обложке должна быть заверена:
- подписью работодателя или специально уполномоченного им лица;
- печатью организации (или печатью кадровой службы) при наличии печати.
Особые случаи: что делать, если на титульном листе нет места
Если на титульном листе трудовой книжки уже нет свободного места для внесения изменений (например, фамилия менялась несколько раз), необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку.
Порядок действий:
- На титульном листе вкладыша указывается последняя фамилия из титульного листа основной трудовой книжки.
- Затем оформляется изменение фамилии на новую по тому же порядку (зачёркивание, новая запись, ссылка на обложке).
- Вкладыш вшивается в трудовую книжку и заверяется печатью.
Часто задаваемые вопросы
❓ Нужно ли перезаключать трудовой договор при смене фамилии?
Нет. Смена фамилии не является изменением условий трудового договора, а лишь изменением сведений о работнике. Достаточно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать новую фамилию.
❓ Можно ли внести изменение фамилии только на основании паспорта?
Да. Пункт 7 Порядка прямо предусматривает внесение изменений на основании паспорта. Если фамилия сотрудницы уже изменена в паспорте, это является достаточным основанием для внесения записи в трудовую книжку.
❓ Что делать, если сотрудница отказывается предоставлять свидетельство о браке?
Работодатель не вправе требовать документ, которого у сотрудницы нет. Если фамилия подтверждена действующим паспортом, этого достаточно для внесения изменений.
❓ Нужно ли вносить изменения в трудовую книжку, если сотрудница при трудоустройстве уже имеет паспорт с новой фамилией?
Да. Если в трудовой книжке указана старая фамилия, а в паспорте — новая, запись об изменении фамилии должна быть внесена независимо от того, когда именно произошла смена фамилии.
❓ Кто должен вносить изменения в трудовую книжку?
Изменения вносит работодатель по последнему месту работы на основании документов, представленных работником.
❓ Можно ли использовать штамп или машинную печать вместо рукописной записи?
Да. Запись можно делать не только вручную шариковыми и гелевыми ручками, но и с использованием штампов или машинной печати.
Ответственность работодателя за нарушения
Если работодатель не вносит изменения в трудовую книжку при смене работником фамилии, он может быть привлечён к административной ответственности.
Заключение
Роструд дал чёткое разъяснение: запись об изменении фамилии в трудовую книжку может быть внесена на основании действующего паспорта, даже если у сотрудницы нет свидетельства о браке. Это особенно актуально для ситуаций, когда женщина после развода оставила фамилию бывшего мужа.
Ключевые выводы:
Главное, что должны запомнить кадровики и работодатели: если фамилия сотрудницы изменилась, а в трудовой книжке осталась старая, это нарушение необходимо исправить. И для этого не нужно требовать от сотрудницы документы, которых у неё нет. Достаточно паспорта — и правильно оформленной записи на титульном листе и обложке трудовой книжки.
Экспертное мнение
Комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY:
«Это разъяснение Роструда — важный сигнал для всех кадровиков. Многие до сих пор считают, что для изменения фамилии в трудовой книжке нужно обязательно свидетельство о браке. А если сотрудница разведена и оставила фамилию мужа, то возникает ступор: "А что делать? Документа-то нет!".
В чём суть разъяснения?
Роструд чётко указал: паспорт — это самостоятельное и достаточное основание для внесения записи об изменении фамилии. Если в паспорте сотрудницы значится фамилия, полученная при вступлении в брак, и она её оставила после развода — этого достаточно. Никакого свидетельства о браке требовать не нужно.
Почему это важно для кадровиков?
Во-первых, это упрощает процедуру. Не нужно дожидаться, пока сотрудница найдёт свидетельство о браке или получит его дубликат. Запись можно сделать сразу на основании паспорта.
Во-вторых, это защищает права работников. Работодатель не может отказать во внесении изменений только потому, что у сотрудницы нет свидетельства о браке.
В-третьих, это соответствует букве закона. Пункт 7 Порядка № 320н прямо называет паспорт в числе документов, на основании которых вносятся изменения.
Что я рекомендую кадровикам?
- Всегда проверяйте соответствие фамилии в паспорте и в трудовой книжке при приёме на работу. Если они не совпадают — сразу вносите изменения.
- Не требуйте от сотрудницы документы, которых у неё нет. Если фамилия подтверждена паспортом — этого достаточно.
- Оформляйте запись правильно: на титульном листе — зачёркивание и новая фамилия, на обложке — ссылка на паспорт.
- Заверяйте запись подписью и печатью. Без этого она не имеет юридической силы.
На наших курсах мы разбираем такие ситуации, чтобы кадровики знали свои права и обязанности, а также умели правильно оформлять документы. Потому что в 2026 году цена ошибки в кадровом делопроизводстве — это не только штрафы, но и репутационные потери компании».
