статьи кадры

Как передать бумажную трудовую книжку уволенному сотруднику

Случается, что при увольнении сотрудник не может лично явиться за бумажной трудовой книжкой. Что делать работодателю в такой ситуации?!

Для начала напомним, что делать категорически нельзя. Как бы не настаивал сотрудник, не передавайте трудовую книжку через бывших коллег или любое другое третье лицо. В причине отказа сошлитесь на письмо Минтруда от 16.11.2022 №14-2/ООГ-7143). Исключением в данной ситуации является только наличие нотариальной доверенности на получение трудовой книжки третьим лицом.

Согласно трудовому кодексу, если сотрудник не забрал свою трудовую книжку в последний рабочий день, то работодатель должен направить бывшему работнику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправку документа по почте. Обращение составляется в свободной форме. Само предложение необходимо вручить письменно, либо заказным письмом с описью и уведомлением о доставке. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Если работник письменно согласился на получение трудовой по почте, то в течении трех рабочих дней необходимо отправить его документы. Лучше всего если это будет заказное письмом с описью и уведомлением о вручении. После того, как придёт уведомление о вручении, в Книге учета движения трудовых книжек указать, что трудовая книжка отправлена по почте, реквизиты квитанции о ее получении и дату получения.

Если за книжкой работник так и не пришел, а на предложения отправить ее по почте не отвечает, то трудовую книжку необходимо хранить в компании на протяжении 50 лет. Держите ее отдельно от трудовых книжек действующих работников (п. 449 приказа Росархива от 20.12.2019 г. № 236).