статьи кадры

Правила визирования кадровых и других документов

Визирование документов — это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Своей подписью визировавший подтверждает, что ознакомился с содержанием документации и согласен с ним. На документе виза выглядит, как печать, штамп или личная подпись.



Где ставить визу

В зависимости от того, что вы собираетесь делать с визируемым документов, может быть несколько вариантов для расположения визы на документе.
Если подлинник документа будет отправлен, то виза проставляется ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.
Если подлинник остается в организации (это прежде всего внутренние документы), виза располагается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

Кто визирует документ

Визирование документа может быть как внутренним, так и внешним. Внутреннее визирование подразумевает согласование с теми подразделениями к чьей работе непосредственно относится реализация данного документа. В организациях, имеющих юридический отдел, документы до подписания согласовываются с юристом. Согласование некоторых документов подразумевает визу исключительно генерального директора или другого руководителя.
Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением ряда сторонних компаний. Например, это могут быть вышестоящие организации, органы государственного контроля и пр.

Что должна содержать виза

Согласно п. 5.21 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов":
«виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования»
Если же в организации применяется система электронного документооборота, то согласование может проводиться и в электронной форме. В этом случае распечатывают лист согласования из программы ЭДО и прикладывают к документу. Согласование можно провести и с помощью офисной программы Outlook или мессенджеров. Но на окончательном варианте документа визирующие лица должны будут
проставить свои подписи.

Какие документы необходимо визировать

Для коммерческих организаций законом не установлено, какие кадровые документы нужно согласовывать и утверждать. Каждый работодатель самостоятельно решает вопрос о целесообразности этих процедур.
Если вы считаете, что какой-либо кадровый документ перед тем, как попасть на стол директору, должен пройти согласование других должностных лиц, в инструкции по кадровому документообороту необходимо это прописать. Определите инструкцией какое должностное лицо и в какой срок визирует документ, какой аспект документа проверяет. Для разных документов состав визирующих лиц может быть различным.