С 1 февраля 2026 года вступают в силу долгожданные поправки, упрощающие оформление одного из ключевых документов в электронном документообороте — машиночитаемой доверенности. Приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001 вносит значительные изменения в правила, снижая административную нагрузку на организации и минимизируя риск технических ошибок при заполнении. Эти корректировки важны для всех, кто участвует в госзакупках, работает с государственными информационными системами или активно использует электронные подписи для представления интересов.
Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, составленный по установленному формату, который позволяет информационным системам автоматически считывать и проверять данные о представителе. Она является обязательной для совершения юридически значимых действий от имени организации в цифровой среде.
Что изменилось: ключевые нововведения с 1 февраля 2026 года
Новый приказ Минцифры вносит принципиальные изменения в состав обязательных реквизитов машиночитаемой доверенности, делая процесс её формирования более логичным и удобным.
Упрощение данных о документе, удостоверяющем личность представителя.
Ранее в доверенность требовалось вносить все детали паспорта или иного документа: вид, серию, номер, дату выдачи, а также полное наименование и код выдавшего органа. С 1 февраля 2026 года эти сведения перестают быть обязательными для заполнения. Теперь их можно указывать по желанию в качестве дополнительной информации. Для электронных систем будет достаточно указания ФИО представителя.
Изменение подхода к указанию места нахождения (адреса).
Уточнены требования к заполнению адресных данных. Акцент сделан на однозначную идентификацию с использованием официальных справочников, что повышает точность и снижает количество ошибок, связанных с ручным вводом произвольных формулировок.
Актуализация формата и технических требований.
Изменения синхронизируют формат машиночитаемой доверенности с обновлёнными требованиями к электронному документообороту в государственных информационных системах, включая Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС).
Ранее в доверенность требовалось вносить все детали паспорта или иного документа: вид, серию, номер, дату выдачи, а также полное наименование и код выдавшего органа. С 1 февраля 2026 года эти сведения перестают быть обязательными для заполнения. Теперь их можно указывать по желанию в качестве дополнительной информации. Для электронных систем будет достаточно указания ФИО представителя.
Изменение подхода к указанию места нахождения (адреса).
Уточнены требования к заполнению адресных данных. Акцент сделан на однозначную идентификацию с использованием официальных справочников, что повышает точность и снижает количество ошибок, связанных с ручным вводом произвольных формулировок.
Актуализация формата и технических требований.
Изменения синхронизируют формат машиночитаемой доверенности с обновлёнными требованиями к электронному документообороту в государственных информационных системах, включая Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС).
Сравнительная таблица: старые и новые правила
В таблице ниже наглядно показано, какие поля в форме машиночитаемой доверенности перешли из разряда обязательных в рекомендательные.
Практический пример: как теперь выглядит заполнение
Рассмотрим, как изменится процесс оформления доверенности для участия в электронном аукционе по 44-ФЗ.
Ситуация: Организация «Альфа» выдает доверенность своему сотруднику Петрову А.И. для участия в аукционе и подписания контракта от имени компании.
По старым правилам (до 01.02.2026):
- В структуру доверенности в блоке о представителе принудительно включались бы строки: *«удостоверен паспортом гражданина РФ серии 4510 № 123456, выданным Отделом УФМС России по г. Москве в районе Тверской 15 января 2015 года, код подразделения 770-001»*. Отсутствие любой из этих деталей могло привести к техническому отказу системы в распознавании документа.
- В доверенности достаточно указать: «в лице представителя Петрова Александра Ивановича». Все реквизиты паспорта можно не указывать. Если организация сочтет нужным (например, для внутреннего учета), она может добавить эти данные в специальное необязательное поле, но на юридическую силу доверенности и её восприятие информационной системой это не повлияет.
Пошаговая инструкция по оформлению упрощенной доверенности
Использование актуального ПО. Убедитесь, что с 1 февраля 2026 года ваши средства электронной подписи и плагины для работы с ЕИС обновлены и поддерживают новую версию формата доверенности.
Заполнение полей формы. При создании документа в специализированном мастере:
Заполнение полей формы. При создании документа в специализированном мастере:
- Введите полные и корректные данные доверителя (организации) и представителя (ФИО).
- При указании адреса, по возможности, выбирайте значения из выпадающих списков, предлагаемых системой и сверенных с официальными справочниками.
Определение полномочий. Четко и подробно опишите перечень действий, которые вправе совершать представитель (например, «участие в электронных процедурах на площадке ЭТП «...», подача заявок, подписание контрактов, актов»).
Подписание. Доверенность должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации или иного лица, имеющего право действовать от имени юрлица без доверенности.
Подписание. Доверенность должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации или иного лица, имеющего право действовать от имени юрлица без доверенности.
Переходный период и рекомендации для организаций
Хотя новые правила вступают в силу 1 февраля 2026 года, доверенности, выданные по старому формату, остаются действительными до окончания срока их действия. Перевыпускать их досроно нет необходимости.
Что сделать организациям заранее:
- Обновить внутренние регламенты и инструкции, связанные с выдачей доверенностей для участия в закупках и электронного документооборота.
- Проинформировать сотрудников, ответственных за оформление таких документов (юристов, специалистов контрактных служб), о ключевых изменениях.
- Проверить совместимость корпоративного программного обеспечения с обновленными требованиями.
Заключение
Упрощение требований к машиночитаемым доверенностям — это логичный шаг на пути цифровизации и снижения избыточных административных барьеров. Новые правила минимизируют количество технических ошибок, вызванных опечатками в длинных реквизитах паспорта, и делают процесс оформления документа более быстрым и удобным.
Организациям важно своевременно подготовиться к этим изменениям, чтобы с 1 февраля 2026 года беспрепятственно продолжать работу в системах электронного взаимодействия, эффективно используя упрощенный механизм делегирования полномочий.