Введение
С 1 сентября 2026 года в России началась масштабная реформа грузоперевозок: вступил в силу Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который закрепил обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) . Теперь транспортные накладные, заказы-заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые авианакладные должны оформляться исключительно в электронном виде через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) .
Переход на обязательный режим стал возможен благодаря успешному добровольному функционированию ГИС ЭПД с 1 сентября 2022 года. За четыре года через систему оформлено уже свыше 50 миллионов электронных документов, к ней подключено более 38 тысяч организаций из 83 регионов . Крупные участники рынка — X5, «Деловые линии», Ozon, «Магнит» — уже активно внедрили электронный документооборот в свои бизнес-процессы .
Однако законодательство предусмотрело ряд исключений, когда бумажные документы остаются допустимыми. Кроме того, Президент России поддержал введение нештрафуемого переходного периода до 1 марта 2027 года . В этой статье мы подробно разберём, какие документы стали электронными, кто может продолжать работать с бумагой, какие шаги необходимо предпринять для перехода и что говорят эксперты.
Какие документы перешли в электронный формат
Согласно Федеральному закону № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года в обязательном электронном виде оформляются следующие документы:
Исключения: когда бумажные документы всё ещё допустимы
Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 (с изменениями от 02.09.2026 № 391) определил перечень случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка могут оформляться на бумажном носителе .
Случаи для бумажных накладных
- Перевозка грузов военного назначения — если грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны России, а также МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР и ФСО .
- Участие иностранного юридического лица — если грузоотправитель и (или) грузополучатель являются иностранными организациями .
- Отправка личных вещей физических лиц — при перевозках для личных нужд .
- Самовывоз или доставка транспортом поставщика — если продавец сам доставляет товар покупателю на своём автомобиле или покупатель самостоятельно забирает товар со склада поставщика .
- Перемещение собственных грузов — при перевозке товаров между своими складами, магазинами или подразделениями собственным транспортом .
- Курьерская доставка — для документов или небольших заказов .
- Отсутствие технической возможности — если у участника информационного взаимодействия нет технической возможности передать документы в ГИС ЭПД.
- Отсутствие интернета в населённом пункте — если населённый пункт включён в специальный перечень с отсутствием доступа к сети Интернет.
- Перевозки на территориях с особым статусом — при введении режимов повышенной готовности или ЧС, чрезвычайного или военного положения, а также правового режима контртеррористической операции .
Важно: даже в этих исключительных случаях организация вправе продолжать оформлять документы в электронном виде, если обладает необходимой технической готовностью .
Переходный период до 1 марта 2027 года
По предложению Министерства транспорта Президент России поддержал введение нештрафуемого переходного периода, который действует до 1 марта 2027 года . В течение этого времени участники перевозок, оформившие документы на бумажном носителе в случаях, предусмотренных законом, не будут привлекаться к административной ответственности.
Это означает, что у бизнеса есть время для плавной адаптации к новым требованиям без риска штрафов. Однако уже с 1 сентября 2026 года электронный формат стал обязательным по умолчанию, а бумажный — исключением.
Как подключиться к системе ГИС ЭПД: пошаговая инструкция
Для перехода на электронные перевозочные документы ФНС России рекомендует следующий порядок действий :
Шаг 1: Получите электронную подпись
Оформите сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Для сотрудников необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
Шаг 2: Подключитесь к аккредитованному оператору
Заключите договор с одним из аккредитованных операторов ИС ЭПД — организацией, которая предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД. Перечень аккредитованных операторов размещён на сайте Минтранса России.
Шаг 3: Настройте доступ для сотрудников
Предоставьте доступ к сервису для сотрудников компании, назначьте администратора, а при необходимости — подключите водителей. Это позволит всем участникам перевозочного процесса работать с электронными документами в единой системе.
Преимущества электронных перевозочных документов
Переход на ЭПД даёт бизнесу ряд ощутимых выгод :
- Сокращение расходов на печать, бумагу и курьерские услуги.
- Ускорение взаиморасчётов — оплата за перевозку приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку не нужно отправлять бумажный оригинал.
- Исключение потери документов — электронные документы хранятся в ГИС ЭПД и у операторов.
- Единый источник данных — все участники работают с одним и тем же документом, изменения появляются одновременно.
- Упрощение взаимодействия с контрольно-надзорными органами — доступ к информации о перевозке снижает количество запросов к бизнесу.
Ответственность за нарушение требований
Несмотря на переходный период, нарушение требований к оформлению перевозочных документов влечёт административную ответственность. В частности:
- Отсутствие электронной транспортной накладной приравнивается к перевозке груза без сопроводительных документов .
- За ведение деятельности без внесения сведений в реестр экспедиторов (с 1 марта 2026 года) предусмотрены штрафы по ч. 3 ст. 11.14.3 КоАП РФ .
Экспертное мнение: комментарий Евгения Красавина, руководителя учебного центра PRO-ABILITY
«Переход на электронные перевозочные документы — это не просто замена бумаги на цифру. Это фундаментальная смена модели работы всей транспортно-логистической отрасли. И бизнесу важно не просто адаптироваться, а использовать этот переход как возможность для оптимизации процессов.
Первое. Ключевое новшество — нештрафуемый переходный период до 1 марта 2027 года. Это даёт бизнесу время на подключение к ГИС ЭПД и тестирование системы без риска штрафов. Однако не стоит откладывать переход на последний момент: подключение к оператору, настройка электронной подписи и обучение сотрудников занимают время.
Второе. Обратите внимание на исключения для бумажных документов. Приказ Минтранса № 262 с изменениями от 02.09.2026 № 391 существенно расширил перечень случаев, когда можно работать с бумагой. Это особенно важно для организаций, работающих с военными грузами, иностранными контрагентами или в регионах с отсутствием интернета. Но даже в этих случаях электронный формат остаётся допустимой альтернативой.
Третье. Самовывоз и доставка транспортом поставщика — ситуации, когда ЭТрН не требуется. Если продавец сам привозит товар покупателю на своём автомобиле или покупатель забирает товар со склада поставщика, достаточно товарной накладной или УПД. Это важное разъяснение, которое снимает многие вопросы.
Четвёртое. Преимущества ЭПД — не просто маркетинг. Ускорение оплаты на 20 дней, снижение расходов на бумагу и курьеров, исключение потери документов — это реальные выгоды, которые уже оценили крупные компании. X5, «Деловые линии», Ozon, «Магнит» активно используют ГИС ЭПД.
Пятое. Мой совет: не откладывайте переход. Получите электронную подпись, выберите аккредитованного оператора, обучите сотрудников. В учебном центре PRO-ABILITY мы уже включили в программы для бухгалтеров и логистов разбор работы с ЭПД. Практика показывает: те, кто начал переход заранее, проходят адаптацию без стресса и потерь для бизнеса».
Заключение
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали обязательными для большинства участников грузоперевозок. Бумажные документы сохраняются лишь в ограниченном перечне случаев, установленных приказом Минтранса № 262. Переходный период без штрафов действует до 1 марта 2027 года.
Ключевые выводы:
- Обязательный электронный формат введён для транспортных накладных, заказов-заявок, экспедиторских документов, железнодорожных и авианакладных.
- Бумажные документы допустимы в исключительных случаях: военные грузы, иностранные контрагенты, личные вещи, самовывоз, отсутствие интернета и др.
- Переходный период без штрафов — до 1 марта 2027 года.
- Для подключения к ГИС ЭПД необходимо получить КЭП, оформить МЧД, заключить договор с аккредитованным оператором и настроить доступ для сотрудников.
- Преимущества ЭПД: ускорение оплаты на 20 дней, снижение расходов, исключение потери документов.
- Ответственность за нарушение требований сохраняется.
Бизнесу рекомендуется не откладывать переход на электронные перевозочные документы и использовать переходный период для плавной адаптации. При возникновении сложностей — обратиться к специалистам или пройти обучение в PRO-ABILITY.
