Особенности формирования акта приемки

Акт формируется на основании документов, подтверждающих поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, ответственным исполнителем из состава приемочной комиссии или иным уполномоченным лицом.
Заполнение формы акта может осуществляться как уполномоченным лицом учреждения, так и уполномоченным лицом исполнителя контракта или договора.
Если участие представителя исполнителя в приемке не предусмотрено, то в случае выявления качественных или количественных расхождений или иных обнаруженных недочетов приемка производится в соответствии с обычаями делового оборота.
письмо Минфина от 29.11.2024 № 02-06-06/120312

Методические рекомендации по применению унифицированных форм электронных документов

• Министерство финансов РФ подготовило методические рекомендации по применению унифицированных форм электронных первичных учетных документов.

• Рекомендации касаются Акта приемки товаров, работ, услуг, Акта о списании материальных запасов, Ведомости группового начисления доходов и Решения об оценке стоимости имущества.

• Рекомендации размещены на официальном сайте Минфина РФ.

Методические рекомендации по заполнению Решения об оценке стоимости имущества

• Решение об оценке стоимости имущества применяется всеми типами учреждений бюджетной сферы.

• Решение формируется Комиссией субъекта учета для оценки стоимости имущества, признанного не активом или выявленного как излишки.

• Решение составляется при наличии решения о реализации имущества или его использовании.

• Решение заполняется ответственным исполнителем из состава комиссии.

Особенности заполнения граф Решения

• В заголовочной части указываются наименование, номер и дата документа-основания и документа согласования.

• В содержательной части отражаются данные из Инвентарной карточки учета нефинансовых активов.

• В графе 10 указывается способ метода рыночных цен для определения справедливой стоимости.

• В графе 11 указывается справедливая стоимость, определенная Комиссией.

• В графах 12-14 указываются данные отчета оценщика.

Процесс заполнения и утверждения Решения

• Ответственный исполнитель формирует Решение, проставляя отметки и прикрепляя документы.

• Проводится контроль на заполнение обязательных полей и наличие скан-копий документов.

• Решение подписывается ответственным исполнителем, членами комиссии и председателем комиссии.

• Председатель комиссии подписывает Решение ЭЦП и направляет на утверждение руководителю учреждения.

• Руководитель учреждения утверждает Решение, подписывая его ЭЦП.

Утверждение и направление Решения (ф. 0510442)

• Решение утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом.

• После утверждения направляется для отражения в бухгалтерском учете.

Цели определения справедливой стоимости

• Информация отражается в соответствующих документах в зависимости от цели.

• При отрицательном решении формуляр переходит в статус "Отказан" и направляется на хранение.

Пример заполнения Решения (ф. 0510442)

• Федеральное бюджетное учреждение "Институт химии" подготовило Решение об оценке стоимости принтера Epson WorkForce Pro WF-6090 DW.

• Информация заполняется из Инвентарной карточки (ф. 0509215).

• Справедливая стоимость определена методом рыночных цен.

Бизнес-процесс "Создание формуляра Решение комиссии по поступлению и выбытию активов"

• Включает создание формуляра Решения (ф. 0510442).

• Пример заполнения в редакторе MS-Excel.

Методические рекомендации по формированию Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452)

• Применяется с 1 января 2024 года всеми типами учреждений бюджетной сферы.

• Применяется с 1 января 2025 года для контрактов, подлежащих казначейскому сопровождению.

• Формируется для оформления приемки товаров, работ, услуг, не включенных в реестр контрактов.

• Обязателен при приемке товаров, работ, услуг по Закону N 44-ФЗ и Закону N 223-ФЗ.

• Формируется ответственным исполнителем или уполномоченным лицом.

• Подписывается уполномоченным лицом заказчика или поставщика.

• Подписание может осуществляться на бумажном носителе или в электронном виде с применением ЭЦП.

Подписание Акта приемки

• В случае невозможности подписания электронного документа представителем поставщика, формируется скан-копия на бумажном носителе.

• Если приемка осуществляется без присутствия поставщика, Акт приемки утверждается без подписи и направляется скан-копия.

Заполнение формы Акта приемки

• Реквизиты заголовочной части заполняются на основании данных контракта и документов.

• В случае казначейского сопровождения указываются номера лицевого счета и аналитического раздела.

• В реквизитах раздела 1 отражаются сведения о поставщике, грузоотправителе и страхователе.

• Раздел 2 заполняется при транспортировке груза транспортной организацией.

• Раздел 3 заполняется при транспортировке груза и участии представителя поставщика.

• Раздел 4 заполняется при приемке товаров, работ, услуг и содержит данные о коде товара, наименовании, стране происхождения, единицах измерения и стоимости.

Общие сведения о заполнении Акта приемки

• В графах 11-13 указываются ставка НДС, сумма НДС, стоимость товаров с НДС.

• В графе 14 указывается регистрационный номер декларации или партии товара.

• В графе 15 указывается номер сертификата соответствия.

• В графах 16-18 указываются количество фактически принятого товара, количество несоответствующего товара, отклонение по количеству.

Заполнение раздела 4

• Раздел 4 заполняется на основании документов поставщика.

• В разделе 4 указываются количество фактически принятого товара, количество несоответствующего товара, отклонение по количеству.

• Раздел 4 формируется после заполнения раздела 6.

Заполнение раздела 5

• Раздел 5 заполняется только при наличии отклонений по графам 17 и 18.

• В разделе 5 указываются порядковый код строки, код товара, наименование товара, количество отклонений, стоимость товаров с НДС, количество недостач и излишков, стоимость недостач и излишков, количество брака и боя, стоимость брака и боя.

• В графах 12-16 указываются цифровой код и краткое наименование страны происхождения, регистрационный номер декларации, информация о несоответствии требованиям, прочая информация о несоответствии качества.

Заполнение раздела 6

• Раздел 6 заполняется при приемке строительно-монтажных работ.

• Раздел 6 состоит из подразделов 6.1 и 6.2.

• В подразделе 6.1 указываются отчетный период, наименование и адрес стройки, наименование объекта, код строки, номер позиции по смете, наименование строительно-монтажных работ, номер расценки, код и условное обозначение единицы измерения, количество и стоимость выполненных работ.

• В подразделе 6.2 указываются код строки, наименование видов выполненных работ, код работ, стоимость выполненных работ и затрат нарастающим итогом.

Формирование Раздела 4 при приемке строительно-монтажных работ

• Раздел 4 формируется на основании показателей Подразделов 6.1 и 6.2 Раздела 6

• Включает данные о коде товара, наименовании, стране происхождения, единицах измерения, количестве, цене, НДС и стоимости с НДС

• Указываются регистрационный номер декларации и номер сертификата соответствия

Реквизиты оформляющей части Акта приемки

• Заполняются данные о приложении, подписи, должности и контактные данные ответственных лиц

• Акт подписывается ответственным лицом, членами комиссии, представителем поставщика и утверждается руководителем учреждения

Описание бизнес-процесса

• Акт приемки формируется ответственным исполнителем из состава приемочной комиссии

• Включает два варианта бизнес-процесса: приемка товаров, работ, услуг и строительно-монтажных работ

• Создание формуляра осуществляется ответственным исполнителем, заполнение данных может быть автоматическим или ручным

• После заполнения осуществляется формато-логический контроль и переход в статус "На подписании"

Процесс подписания Акта приемки (ф. 0510452)

• Ответственный исполнитель создает формуляр Акта приемки на бумажном носителе.

• Представитель поставщика подписывает копию формуляра на бумажном носителе.

• Формуляр направляется на подписание лицу, принявшему товары, работы, услуги.

• Если лицо, принявшее товары, работы, услуги, не может подписать электронный документ, оно подписывает копию формуляра на бумажном носителе.

• Ответственный исполнитель делает скан-копию подписанного формуляра и прикрепляет ее к электронному формуляру.

Подписание электронного формуляра

• Если лицо, принявшее товары, работы, услуги, может подписать электронный документ, ответственный исполнитель делает скан-копию и прикрепляет ее к электронному формуляру.

• Электронный формуляр подписывается лицом, принявшим товары, работы, услуги, и возвращается ответственному исполнителю.

Подписание приемочной комиссией

• Если в учреждении создана приемочная комиссия, электронный формуляр направляется на подписание членам комиссии.

• Формуляр подписывается членами комиссии и председателем комиссии.

• Если председатель комиссии не подписал документ, он направляется на доработку.

• Если председатель комиссии подписал документ, он направляется на утверждение руководителю учреждения.

Утверждение и учет

• Если руководитель учреждения не подписал документ, он направляется ответственному исполнителю.

• Ответственный исполнитель переводит формуляр в статус "Аннулирован" и создает новую версию.

• Если руководитель учреждения подписал документ, он переходит в статус "Утвержден".

• Утвержденный документ направляется в бухгалтерскую службу для отражения в учете.

Процесс приемки строительно-монтажных работ

• Ответственный исполнитель заполняет реквизиты формуляра на основе контракта и электронных документов.

• Осуществляется формато-логический контроль на заполнение обязательных полей.

• Если результат контроля отрицательный, формуляр направляется на доработку.

• Если результат контроля положительный, формуляр переходит в статус "На подписании".

• Если участие представителя подрядчика и (или) организации, осуществляющей строительный контроль, не требуется, формуляр направляется на подписание лицу, принявшему работы.

• Если у лица, принявшего работы, нет технической возможности подписания электронного документа, копия формуляра подписывается на бумажном носителе.

Процесс подписания Акта приемки (ф. 0510452)

• Подписание акта на бумажном носителе и прикрепление к электронному формуляру.

• Создание скан-копии акта на бумажном носителе для подписания лицом, принявшим работы.

• Подписание электронного формуляра лицом, принявшим работы, с использованием ЭЦП.

Подписание акта приемочной комиссией

• Направление электронного формуляра на подписание членам приемочной комиссии.

• Подписание членами комиссии с использованием ЭЦП.

• Направление на подписание председателю приемочной комиссии.

Утверждение акта руководителем учреждения

• Подписание акта руководителем учреждения с использованием ЭЦП.

• Перевод электронного формуляра в статус "Утвержден".

Подписание акта заказчиком

• Направление электронного формуляра заказчику на подписание.

• Подписание заказчиком с использованием ЭЦП.

• Расчет суммы денежных обязательств и запись в электронный формуляр.

Бухгалтерский учет

• Электронный формуляр автоматически поступает в бухгалтерскую службу.

• Отражение факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете.

Пример заполнения Акта приемки (ф. 0510452)

• Описание исходных данных и условий договора.

• Информация о поставщике, грузоотправителе и страхователе.

• Описание процесса приемки товаров и выявления несоответствий.

• Заполнение заголовочной части Акта приемки.

• Описание товаров и их характеристик.

• Подписание и утверждение акта.

Приемка товаров

• При приемке товаров выявлены несоответствия по качеству и стране происхождения.

• По пункту 1 "Тонер-картридж ТК-1140 Kyocera" несоответствие страны происхождения, признаки неоригинальности, QR-коды не проходят.

• По пункту 2 "Тонер-картридж ТК-3190 Kyocera" также признаки неоригинальности, QR-коды не проходят.

Заполнение заголовочной части Акта приемки

• Указаны данные о получателе, структурном подразделении, главном администраторе бюджетных средств, наименовании бюджета, валюте, адресе грузополучателя и заказчика.

• Указаны документы-основания для создания приемочной комиссии и приемки товаров.

Заполнение Раздела 1 Акта приемки

• Указаны сведения о поставщике, грузоотправителе и страхователе.

• Указаны дата и время доставки груза, время начала и окончания приемки, место составления Акта приемки.

Заполнение Раздела 2 Акта приемки

• Указаны код строки, целостность опломбирования, вид упаковки, состояние упаковки, наименование и код единицы измерения, способ измерения, количество мест груза.

• Указаны условия хранения товара на складе получателя.

Заполнение Раздела 3 Акта приемки

• Указаны товары, содержащиеся в упаковке, условия хранения товара на складе получателя.

Заполнение Раздела 4 Акта приемки

• Указаны код товара, наименование товара, цифровой код и краткое наименование страны происхождения, код по ОКЕИ и условное обозначение единицы измерения, количество, цена, стоимость товаров без НДС, ставка НДС, сумма НДС, стоимость товаров с НДС, регистрационный номер декларации, номер сертификата соответствия, фактически принято всего, количество фактически принятого товара, не соответствующего качеству, отклонения по количеству.

Заполнение Раздела 5 Акта приемки

• Указаны код строки, код товара, наименование товара, всего отклонений по количеству и качеству, стоимость товаров с НДС, не соответствующих количеству и качеству, цифровой код и краткое наименование несоответствия страны происхождения, прочее.

Решение комиссии

• Установлены явные признаки неоригинальности, QR-коды на картриджах не проходят.

Подписание и утверждение Акта приемки

• Акт приемки подписывается лицом, принявшим товары, ЭЦП, ответственным исполнителем и членами комиссии.

• Утверждается руководителем учреждения и подписывается ЭЦП.

• Подписывается уполномоченным лицом заказчика ЭЦП с отражением суммы принятого денежного обязательства.

Несоответствие характеристик товаров

• В случае несоответствия качественных характеристик товаров условиям договора, Акт приемки передается в соответствующее структурное подразделение для оформления претензии.

Пример заполнения Акта приемки

• Пример заполнения Акта приемки (ф. 0510452) для капитального ремонта в Городской клинической больнице имени С.П. Боткина.

• Акт заполняется на основании государственного контракта и данных подрядчика.

• В акте указываются сведения о поставщике, грузоотправителе, страхователе и объекте капитального строительства.

• Заполняются разделы 1, 6 и 4 Акта приемки.

Заполнение разделов Акта приемки

• В разделе 1 указываются сведения о поставщике и его реквизиты.

• В разделе 6 отражаются данные о выполненных работах и их стоимости.

• В разделе 4 указываются итоговые суммы с учетом НДС.

Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452)

• Отражение данных в Разделе 6: код строки, код товара, наименование товара, цифровой код и краткое наименование страны происхождения, код по ОКЕИ, количество, цена, стоимость без НДС, ставка НДС, сумма НДС, стоимость с НДС, регистрационный номер декларации, номер сертификата соответствия, фактически принято, отклонения по количеству, отклонения по качеству.

• Отражение данных в Разделе 5: код строки, код товара, наименование товара, всего отклонений, стоимость товаров с НДС, отклонения по количеству и недостачи.

• Решение комиссии подписывается ответственным исполнителем, членами комиссии, председателем комиссии, руководителем учреждения, представителем подрядчика и представителем организации, осуществляющей строительный контроль.

• Акт приемки передается в структурное подразделение для оформления претензии в адрес подрядчика.

Методические рекомендации по формированию первичного учетного документа "Акт о списании материальных запасов" (ф. 0510460)

• Применяется для всех типов учреждений бюджетной сферы.

• Формируется при списании израсходованных материальных запасов, врученных ценных подарков, недостаче, гибели, уничтожении, утрате потребительских свойств, истечении срока использования специальной одежды, списании в пределах норм естественной убыли.

• Не применяется для списания бланочной продукции строгой отчетности.

• Периодичность формирования устанавливается в рамках учетной политики.

• Формируется ответственным исполнителем из состава Комиссии.

• Заполняется раздельно для объектов, требующих или не требующих уничтожения.

• Прилагаются документы, подтверждающие обстоятельства списания.

Ответственное лицо и местонахождение объектов

• Указывается ответственное лицо и адрес объектов материальных запасов.

• Данные берутся из соответствующих аналитических данных.

Приказ о создании комиссии

• Указывается наименование акта о создании комиссии и его номер.

• Данные берутся из справочника комиссий или родительского документа.

Необходимость уничтожения

• Указывается необходимость уничтожения объектов.

• Значения "да" или "нет" указываются в кодовой зоне.

Содержательная часть Акта о списании

• Формируется по аналитическим группам материальных запасов.

• Включает учетный номер объекта, наименование единицы измерения, норму расхода и другие данные.

• Указывается стоимость и причина списания.

• Проводится голосование членами комиссии.

Реквизиты оформляющей части

• Заполняются данные о приложении, подписи и должности.

• Указываются контактные данные ответственного исполнителя.

• Заполняется реквизит "Особые отметки" при отсутствии члена комиссии.

Подписание и утверждение Акта

• Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

• Выбытие материальных запасов с забалансового счета осуществляется после утверждения Акта об утилизации.

Описание бизнес-процесса

• Ответственный исполнитель формирует проект документа.

• Заполняются реквизиты и содержательная часть.

• Осуществляется форматно-логический контроль и контроль кворума присутствия.

• Проводится голосование в Листе голосования.

• Подписанный Лист голосования направляется для голосования членам комиссии.

Процедура голосования и подписания

• Члены комиссии голосуют аналогично ответственному исполнителю.

• Подписывают Лист голосования простой ЭП.

• В случае ошибок документ направляется на доработку.

• Председатель комиссии голосует аналогично ответственному исполнителю.

• В случае ошибок направляет документ на доработку.

Проверка кворума и утверждение

• После голосования Лист голосования переходит в статус "Подписан председателем".

• Если по всем кодам строк нет кворума, документ переходит в статус "Не одобрено комиссией".

• Если по отдельным кодам строк нет кворума, в соответствующих строках проставляется "снято с обсуждения".

• Акт о списании направляется на утверждение руководителю учреждения.

Утверждение и учет

• Руководитель учреждения утверждает документ с применением ЭЦП.

• Если документ не утвержден, он переходит в статус "Отказан" и хранится в архиве.

• Если формирование Акта об утилизации не требуется, документ направляется в бухгалтерскую службу.

• Если формирование Акта об утилизации требуется, документ направляется на утилизацию.

• После утилизации документ направляется в бухгалтерскую службу для отражения в учете.

Пример заполнения Акта о списании

• В примере рассматриваются случаи списания материальных запасов на нужды учреждения и утраты потребительских свойств.

• В первом случае Акт о списании заполняется на основании отчета ответственного лица.

• Во втором случае Акт о списании заполняется на основании Решения о списании.

Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460)

• Необходимость уничтожения (утилизации) указывается как "да".

• Сведения о списываемых объектах: "Материальные ценности на хранении" с кодом группы "02".

• В таблице содержательной части отражаются коды строк, наименования материальных ценностей, учетные номера, единицы измерения, количество, цена списания, сумма, причина списания, принятое решение.

• Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

• На основании утвержденного Акта формируется Акт об утилизации.

• После утилизации Акт о списании переходит в статус "Отработан".

Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431)

• Применяется для начисления администрируемых доходов бюджета.

• Формируется в виде электронного документа.

• Не применяется для межбюджетных трансфертов, субсидий, субвенций, арендных платежей, платежей по гражданско-правовым договорам, долгосрочных договоров, налогов и сборов.

• Формируется и подписывается ответственным исполнителем администратора доходов бюджета.

• В заголовочной части указываются дата, наименование учреждения, обособленное подразделение, наименование структурного подразделения, главного администратора доходов бюджета, наименование бюджета.

• В содержательной части отражаются наименование группы плательщиков, порядковый код строки, уникальный номер реестровой записи, код дохода, код вида финансового обеспечения, код КОСГУ, код по ОКТМО, код статуса операции, код валюты, сумма начисления в иностранной валюте, сумма начисления в рублях, особые отметки.

Описание формы Ведомости (ф. 0510431)

• Ведомость отражает доходы в иностранной валюте и рублях в разрезе кодов доходов по бюджетной классификации РФ.

• В строках "в том числе" детализируются доходы по кодам КОСГУ, ОКТМО и статусам операций.

• Ведомость подписывается ответственным исполнителем с указанием должности, расшифровки подписи, номера телефона и адреса электронной почты.

Формирование Ведомости (ф. 0510431)

• Формирование может осуществляться в модуле формирования начислений и квитирования оплат системы "Электронный бюджет" или в ведомственной информационной системе.

• Ведомость может быть подписана ЭЦП в модуле формирования начислений и квитирования оплат или в подсистеме учета и отчетности.

Процесс формирования Ведомости (ф. 0510431) в МУН/ВИС

• Ответственный исполнитель формирует Ведомость в МУН/ВИС и подписывает её ЭЦП.

• Ведомость направляется в бухгалтерию для загрузки в ПУиО.

• В ПУиО осуществляется форматно-логический контроль, результат которого может быть "отрицательным", "положительным в части" или "положительным".

• При "отрицательном" или "положительном в части" результате контроля формируется уведомление о необходимости формирования первичного документа.

• Ведомость переходит в статус "Отказан", "Принят в части" или "На отражении" в зависимости от результата контроля.

• При "положительном" результате контроля Ведомость переходит в статус "Отражена в учете".

Процесс формирования Ведомости (ф. 0510431) в ПУиО

• Ответственный исполнитель формирует Ведомость в ПУиО и подписывает её ЭЦП.

• Ведомость возвращается ответственному исполнителю для корректировки.

Процесс контроля и отражения в учете

• Ведомость (ф. 0510431) переходит в статус "Отказано" при положительном результате контроля в части.

• Ведомость переходит в статус "Принят в части" при положительном результате контроля.

• Ведомость переходит в статус "На отражении" при положительном результате контроля.

Процесс отражения в бухгалтерском учете

• Ведомость в статусе "Принят в части" или "На отражении" отражается в бухгалтерском учете.

• По завершении процесса отражения Ведомость переходит в статус "Отражен в учете".

• Бухгалтерские операции отражаются в Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам (ф. 0504071).

Пример заполнения Ведомости (ф. 0510431)

• Ведомость сформирована специалистом отдела администрирования доходов Управления Россельхознадзора по Брянской, Смоленской и Калужской областям.

• В Ведомости отражаются показатели по двум группам плательщиков и уникальным номерам реестровых записей.

• Код дохода по бюджетной классификации и код КФО имеют значения "1 16 11050 01 0000 140" и "1" соответственно.

• Код по КОСГУ и код по ОКТМО также указаны.

• Код статуса операции и код валюты по ОКВ имеют значения, соответствующие операциям.

• Сумма в рублях указана для каждой строки.