Согласно ч. 15 ст. 4 Закона № 44-ФЗ и Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236, сроки хранения закупочных документов зависят от их категории. Основные правила:
1. Общий срок хранения — 6 лет
Действует для большинства документов, связанных с закупкой, включая:
- Извещение о закупке;
- Протоколы (вскрытия заявок, рассмотрения, итоговый);
- Контракт и дополнительные соглашения;
- Отчеты об исполнении контракта;
- Жалобы участников и решения по ним.
Отсчет срока: С момента размещения извещения о закупке в ЕИС (для электронных процедур) или подписания первого документа (для закупок у единственного поставщика).
2. Увеличенные сроки хранения
Установлены для отдельных категорий документов:
3. Особые случаи
- Электронные документы: Хранятся в ЕИС, но заказчик обязан обеспечить их сохранность в формате, исключающем несанкционированные изменения (ч. 10 ст. 4 Закона № 44-ФЗ).
- Муниципальные закупки: Сроки определяются локальными актами, но не могут быть меньше 6 лет.
- Ликвидация организации: Документы передаются правопреемнику или в государственный архив.
4. Рекомендации для заказчиков
- Классифицируйте документы сразу после завершения закупки (например, отделяйте гособоронзаказ от стандартных закупок).
- Используйте электронные архивы с метками времени и ЭЦП для защиты от изменений.
- Уничтожайте документы только после истечения срока и оформления акта (форма утверждена Приказом Росархива № 236).
5. Ответственность за нарушение
- Утрата документов: Штраф для должностных лиц — до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
- Несвоевременная передача в архив: Штраф до 5 тыс. руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).
Пример: Уничтожение протокола закупки через 3 года после размещения извещения — нарушение ч. 15 ст. 4 Закона № 44-ФЗ.
Заключение:
Соблюдайте сроки хранения, ориентируясь на категорию закупки. Для сложных случаев (например, объекты культурного наследия) консультируйтесь с архивными службами.