Минфин разъяснил порядок оформления расписки при инвентаризации: новые правила для госсектора
Введение
Инвентаризация имущества и обязательств — ключевой процесс для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и отчетности. Одним из важнейших, но часто формально выполняемых этапов этой процедуры является оформление расписки материально ответственным лицом. Министерство финансов РФ в своем письме от 21 мая 2025 года № 02-07-08/49981 дало четкие разъяснения по обязательному порядку составления этого документа, отдельно выделив различия для плановых и внезапных проверок. Эти указания обязательны к применению всеми организациями государственного сектора.
1. Нормативная база: какой стандарт требует оформления расписки?
Минфин в своем ответе ссылается на фундаментальный документ, регулирующий процедуру инвентаризации в госсекторе, — Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (СГС «Учетная политика»), утвержденный приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н.
Именно общие требования к инвентаризации, изложенные в этом стандарте, делают расписку не просто формальностью, а обязательным документом, отсутствие которого может поставить под сомнение всю процедуру проверки.
2. Что такое расписка и какова ее роль в инвентаризации?
Согласно разъяснениям Минфина, Расписка — это документ, который:
- Цель: Подтверждает, что материально ответственное лицо (МОЛ) передало инвентаризационной комиссии к началу проверки все первичные и сводные учетные документы, подтверждающие движение объектов инвентаризации (поступление, выбытие, перемещение).
- Юридический статус: Является неотъемлемой частью инвентаризационной описи или акта о результатах инвентаризации. Это означает, что опись без приложенной к ней расписки может быть признана неполной.
- Содержание: В расписке МОЛ фактически заверяет комиссию, что все документы, которые могли бы повлиять на результаты проверки (например, не оприходованные вовремя накладные или справки), переданы и учтены.
3. Ключевое разъяснение Минфина: порядок оформления в зависимости от вида инвентаризации
Наиболее ценная часть письма Минфина — это четкое разделение момента оформления расписки для двух разных типов проверок.
📋 Плановая инвентаризация
Порядок действий:
- Инвентаризационная комиссия собирается для проведения плановой проверки.
- До начала любого осмотра, пересчета или замера активов ответственное лицо передает комиссии все непереданные в бухгалтерию первичные документы.
- Сразу после передачи документов, но ДО начала проверки фактического наличия, материально ответственное лицо оформляет и передает комиссии расписку.
Логика: Комиссия должна начинать работу, имея на руках полный комплект документов и официальное подтверждение об их передаче. Это исключает ситуации, когда МОЛ «вспоминает» о неучтенных документах уже в процессе пересчета.
🚨 Внеплановая (внезапная) инвентаризация
Этот вид проверки проводится без предварительного уведомления МОЛ, чтобы исключить возможность манипуляций.
Порядок действий:
- Комиссия уведомляет материально ответственное лицо о начале внезапной инвентаризации.
- В этот момент МОЛ еще не имеет физической возможности передать все документы.
- После уведомления, но ДО того, как комиссия приступит к осмотру и пересчету активов, МОЛ оформляет расписку.
- Фактическая передача документов может происходить параллельно с началом работы комиссии, но расписка, подтверждающая обязательство передать все документы, должна быть получена заранее.
Важный нюанс: Минфин подчеркивает, что в случае внезапной проверки оформление расписки возможно после уведомления, но ее наличие остается строго обязательным до начала любой физической проверки ценностей. Это формализует процесс и защищает как комиссию, так и МОЛ.
4. Какие документы передает материально ответственное лицо?
Минфин приводит примерный перечень документов, которые должны быть переданы комиссии до начала инвентаризации и на которые распространяется расписка:
- Накладные на поступившие и/или выбывшие нефинансовые активы.
- Отчеты о движении активов (например, отчеты о расходе материалов).
- Документы-основания для принятия обязательств (акты выполненных работ, оказанных услуг и т.д.).
- Любые другие первичные и сводные учетные документы, подтверждающие операции с объектами инвентаризации, которые по каким-то причинам еще не были переданы в бухгалтерию.
5. Практические выводы и последствия для организаций
Для руководителей и главных бухгалтеров:
- Закрепите процедуру в учетной политике. Пропишите детальный порядок оформления расписки для плановых и внезапных инвентаризаций, сославшись на СГС «Учетная политика» и письмо Минфина.
- Разработайте и утвердите единую форму расписки. Это может быть отдельный бланк или раздел в начале инвентаризационной описи.
- Обучите комиссии и МОЛ. Доведите до всех сотрудников, участвующих в инвентаризации, что начало пересчета без оформленной расписки недопустимо.
Для инвентаризационных комиссий:
- Соблюдайте последовательность. Не начинайте осмотр помещений и активов, пока не получите на руки подписанную расписку. Нарушение этого порядка может сделать результаты инвентаризации оспоримыми.
- Фиксируйте момент. В журнале или протоколе инвентаризации можно отмечать время получения расписки и время начала фактической проверки.
Для материально ответственных лиц:
- Понимайте ответственность. Расписка — это ваш официальный документ, подтверждающий, что вы предоставили комиссии всю информацию для объективной проверки.
- Готовьтесь к внезапным проверкам. Имейте в доступном месте систему хранения «живых» документов, чтобы оперативно передать их комиссии после уведомления.
Заключение
Письмо Минфина России от 21.05.2025 № 02-07-08/49981 устраняет возможные разночтения в практике проведения инвентаризаций и подчеркивает важность расписки как процессуального документа. Оно вносит ясность и в работу в условиях внезапных проверок, делая процедуру более прозрачной и юридически корректной.
Соблюдение этих разъяснений позволит организациям госсектора не только соблюсти требования стандартов, но и повысить качество проводимых инвентаризаций, минимизировать риски возникновения расхождений и обеспечить реальную достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.