Федеральное казначейство утвердило новый график документооборота при централизации учета. В нем прописало для всех электронных и бумажных документов маршруты движения между казначейством и обслуживаемыми учреждениями. Конечный пункт — журнал операций. приказ Федерального казначейства от 04.06.2024 № 4н
Централизация бухгалтерского учета подразумевает создание единого централизованного подразделения, отвечающего за ведение учета нескольких организаций или структурных подразделений. Это позволяет оптимизировать процессы обработки финансовой информации, снизить затраты на содержание бухгалтерии и повысить эффективность учета. Новый график документооборота в таком случае предусматривает согласованную передачу первичных документов от обособленных подразделений в центральную бухгалтерию. Рассмотрим подробнее, какие изменения могут произойти в документообороте при переходе на централизованный учет.
Основные изменения в графике документооборота:
- Передача первичной документации:
- Первичная документация (акты выполненных работ, накладные, платежные документы и т.д.) передается в центральное подразделение для дальнейшей обработки. График передачи может включать ежедневную или еженедельную отправку документов.
- Обработка и проверка документов:
- В центральной бухгалтерии проводится обработка и проверка подлинности документов, проверка соответствия сумм и данных.
- Корректировка или возврат документов:
- Если выявлены ошибки или несоответствия, документы возвращаются подразделениям для внесения исправлений. Необходимо разработать механизм оперативного возврата документов с указанием на ошибку.
- Формирование отчетности:
- Центральная бухгалтерия формирует отчетность на основе обработанных документов. Важно настроить интеграционные механизмы для автоматического формирования отчетов, исключив ручную обработку данных.
- Хранение документов:
- Определить единые правила хранения документов, чтобы исключить дублирование и минимизировать риск потери документов.
Преимущества нового графика документооборота:
- Оптимизация ресурсов: Снижение затрат на ведение учета за счет сокращения штата бухгалтерии в отдельных подразделениях.
- Повышение точности учета: Централизованная бухгалтерия позволяет минимизировать человеческий фактор и уменьшить количество ошибок, возникающих при обработке большого числа документов.
- Упрощенное управление: Центральный отдел бухгалтерии получает доступ ко всем данным, что облегчает анализ финансовой отчетности и принятие управленческих решений.
Возможные сложности и пути их преодоления:
- Задержка в передаче документов: В случае задержки передачи документов, важно внедрить системы электронного документооборота для ускорения процессов.
- Потеря документов: Автоматизированная система учета позволит предотвратить потерю документов благодаря использованию цифровых технологий.
- Ошибки в документации: Внедрение автоматизированных систем поможет сократить вероятность ошибок, а также упростить проверку и корректировку документов.
Централизацию учета целесообразно сопровождать переходом на современные технологии, такие как ERP-системы, которые позволяют автоматизировать большинство процессов и интегрированные системы документооборота, что минимизирует влияние человеческого фактора и повышает точность учета.