Электронные расчетные листки: новые правила для работодателей в 2025 году
Введение
Цифровая трансформация кадрового документооборота продолжает набирать обороты в России. Одним из ключевых изменений 2025 года стали новые правила использования электронных расчетных листков — документов, которые работодатели обязаны предоставлять сотрудникам при выплате заработной платы. Эти изменения направлены на повышение эффективности документооборота и соблюдение конфиденциальности персональных данных.
📌 Обязательность выдачи расчетных листков
Согласно ст. 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан извещать каждого сотрудника о составных частях заработной платы, размерах начислений и удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате. Это требование распространяется на всех работников, включая:
- Штатных сотрудников (включая сезонных и временных).
- Дистанционных работников.
- Совместителей (для каждой должности отдельно).
Важно: Для работников по гражданско-правовым договорам (ГПХ) расчетные листки не требуются, так как на них не распространяются нормы Трудового кодекса.
📄 Форма выдачи: электронная vs бумажная
Бумажный формат
- Традиционный способ, который не требует дополнительных технических средств.
- Подходит для сотрудников, не имеющих доступа к компьютерам (например, производственный персонал).
- Требует физического хранения и обеспечения конфиденциальности.
Электронный формат
Разрешен только при условии, что работодатель внедрил кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Обязательные условия:
Преимущества:
Обязательные условия:
- Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для подписания документов.
- Использование защищенных каналов передачи данных (например, корпоративная почта или специализированные системы ЭДО).
Преимущества:
- Экономия на печати и хранении.
- Ускорение процесса рассылки и получение подтверждения доставки.
- Снижение риска потери или несанкционированного доступа.
⚠️ Требования к электронным расчетным листкам
Соответствие форме:
- Документ должен содержать все обязательные элементы: начисления, удержания, общую сумму к выплате.
- Форма должна быть утверждена локальным нормативным актом (ЛНА) работодателя (например, положением об оплате труда).
Защита персональных данных:
- Передача данных должна осуществляться через зашифрованные каналы.
- Доступ к документам должен иметь только сам сотрудник и уполномоченные лица.
Подтверждение получения:
- Системы КЭДО автоматически фиксируют факт отправки и получения документа.
- При использовании email рекомендуется запрашивать уведомление о прочтении.
🔄 Частота выдачи
- Расчетные листки выдаются один раз в месяц — при выплате окончательного расчета за месяц 412.
- Выдача при авансе не обязательна, так как на момент аванса не все компоненты заработной платы могут быть определены.
💻 Особенности для дистанционных работников
Для удаленных сотрудников действуют особые правила:
- Расчетные листки могут отправляться по электронной почте или через мессенджеры, если это предусмотрено трудовым договором или ЛНА.
❌ Распространенные ошибки работодателей
Отправка расчетных листков по email без внедрения КЭДО:
- Это нарушение требований Трудового кодекса, так как с 2023 года Минтруд признал такой способ не соответствующим законодательству без использования КЭДО.
Игнорирование запросов на бумажную версию:
- Если сотрудник просит предоставить расчетный листок в бумажном формате, работодатель обязан сделать это в течение 3 рабочих дней.
Неполная информация в документе:
- Например, указание кодов начислений без расшифровки или отсутствие данных об удержаниях.
💰 Ответственность за нарушения
За несоблюдение правил выдачи расчетных листков предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ
💎 Заключение
Переход на электронные расчетные листки — это важный шаг в цифровизации кадрового документооборота. Однако он требует от работодателей соблюдения строгих правил:
- Внедрение КЭДО — обязательное условие для использования электронной формы.
- Согласие сотрудников — необходимо получать в письменном виде.
- Защита данных — передача документов должна осуществляться через безопасные каналы.
Работодателям, которые еще не перешли на электронный формат, рекомендуется начать с обновления локальных нормативных актов и получения согласий от сотрудников. Это поможет избежать штрафов и претензий со стороны проверяющих органов.
Для получения дополнительной информации о настройке электронного документооборота вы можете обратиться к консультантам или изучить материалы Минтруда.