Когда 6-НДФЛ лучше сдавать по каждому сотруднику отдельно: Разбор ситуации ИП с патентами в разных регионах
В практике предпринимателей, ведущих деятельность в нескольких регионах, часто возникает вопрос о том, как корректно сдавать отчётность по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ). Ситуация, которую разобрали в Телеграм-чате ФНС, является наглядным примером: ИП зарегистрирован в одном субъекте РФ, но имеет патенты на розничную торговлю и нанятых сотрудников в двух соседних регионах. Налоговая служба дала по этому поводу важное разъяснение, которое носит рекомендательный, но крайне желательный к применению характер.
1. Суть ситуации и проблема
Исходные данные:
- Место регистрации ИП: Один регион (место жительства предпринимателя).
- Места ведения деятельности: Два других, соседних региона.
- Налоговый режим: Патентная система налогообложения (ПСН) для каждого места деятельности.
- Персонал: Два сотрудника-продавца, каждый из которых трудоустроен в своей торговой точке в разных регионах.
Проблема:
Как заполнять расчёт по форме 6-НДФЛ?
- Вариант А: Подать один общий расчёт на всех сотрудников, указав ОКТМО по месту регистрации ИП.
- Вариант Б: Подать два отдельных расчёта — по каждому сотруднику (месту ведения деятельности) с разными кодами ОКТМО.
ФНС России в своём ответе склонилась ко второму варианту.
2. Правовое обоснование: Почему нужны отдельные расчёты?
Рекомендация ФНС основана на нормах Налогового кодекса РФ (НК РФ), которые определяют, куда и как нужно представлять налоговую отчётность по НДФЛ.
- Пункт 2 статьи 230 НК РФ: Устанавливает, что налоговые агенты (в данном случае — ИП) представляют расчёты в налоговый орган по месту своего учёта.
- Пункт 7 статьи 226 НК РФ: Уточняет, что индивидуальные предприниматели, которые относятся к категории налоговых агентов, состоят на учёте в налоговых органах по месту своего жительства.
Ключевой момент: Однако здесь же есть важная оговорка. Если предприниматель применяет специальные налоговые режимы (к которым относится ПСН) и ведёт деятельность, связанную с этим режимом, вне места своего жительства, то он обязан встать на учёт в налоговом органе по месту осуществления такой деятельности (на основании патента).
Таким образом, ИП в описанной ситуации состоит на учёте:
- Как налогоплательщик — по месту жительства.
- Как налоговый агент, применяющий ПСН, — в двух налоговых органах по месту действия каждого патента.
Поскольку 6-НДФЛ — это отчётность налогового агента, её логично представлять в те инспекции, где ИП учтён в этом качестве в связи с конкретной деятельностью. Доход каждого сотрудника возникает и выплачивается по месту ведения этой деятельности, а не по месту прописки самого предпринимателя.
3. Что такое ОКТМО и почему его нельзя путать?
ОКТМО (Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований) — это код, который идентифицирует территорию муниципального образования (город, район, поселок), где осуществляется деятельность или находится работник.
Указание неверного ОКТМО в расчёте 6-НДФЛ приводит к тому, что:
- Отчётность не поступает в нужную налоговую инспекцию.
- Данные о начисленных и уплаченных налогах не закрепляются за правильным муниципальным образованием, что может повлиять на межбюджетные расчёты.
- У налогового агента (ИП) возникает риск признания отчётности непредставленной, что влечёт за собой штраф по статье 126 НК РФ в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки.
Сдача отдельных расчётов по месту деятельности с правильными кодами ОКТMO позволяет избежать этих рисков.
4. Пошаговый алгоритм действий для ИП
Чтобы правильно исполнить обязанности налогового агента, предпринимателю следует:
- Определить места постановки на учёт как налогового агента. Это те инспекции, в которых были получены патенты.
- Закрепить каждого сотрудника за конкретным местом деятельности (патентом). В трудовых договорах и приказах о приёме на работу лучше прямо указать место работы (адрес торговой точки).
- Заполнить отдельные расчёты 6-НДФЛ на каждого сотрудника.
- Для сотрудника в Регионе 1: В расчёте указывается ОКТМО муниципального образования, на территории которого работает торговая точка в Регионе 1. Расчёт сдаётся в ИФНС по месту выдачи патента для Региона 1.
- Для сотрудника в Регионе 2: В расчёте указывается ОКТМО муниципального образования для Региона 2. Расчёт сдаётся в ИФНС по месту выдачи патента для Региона 2.
4.Уплатить НДФЛ по соответствующим КБК и ОКТМО. При перечислении налога в бюджет также необходимо указывать код ОКТМО, соответствующий тому, что указан в расчёте для каждого сотрудника.
5. Почему ФНС говорит «рекомендует», а не «обязывает»?
Формально, по букве закона, ИП как налоговый агент стоит на учёте по месту жительства и может сдавать общий расчёт туда. Однако на практике это приводит к путанице, запросам из других инспекций и техническим ошибкам.
Слово «рекомендует» используется, потому что НК РФ прямо не прописывает механизм сдачи 6-НДФЛ для ИП с сотрудниками в разных регионах на ПСН. Но эта рекомендация основана на логичном и правильном толковании норм кодекса. Следование ей — это проявление должной осмотрительности, которое избавляет предпринимателя от потенциальных споров с налоговиками.
6. Какие риски несёт ИП при подаче единого расчёта?
Если предприниматель проигнорирует рекомендацию ФНС и подаст один расчёт по месту своей регистрации, он может столкнуться с:
- Претензиями от ИФНС по месту нахождения патентов: Налоговые органы, не видя отчётности по сотрудникам, работающим на их территории, могут посчитать, что расчёт не представлен, и выставить штраф.
- Техническими ошибками при связке данных: Может возникнуть несоответствие между уплаченным НДФЛ (который будет привязан к разным ОКТМО) и поданным расчётом (с одним ОКТМО).
- Запросом пояснений и необходимостью доказывать свою правоту, что отнимает время и силы.
Заключение
Ситуация, рассмотренная ФНС, является важным прецедентом для всех предпринимателей, ведущих деятельность в нескольких регионах. Несмотря на рекомендательный характер, сдача отдельных расчётов 6-НДФЛ по каждому месту ведения деятельности на ПСН — это единственный на сегодня способ обеспечить полную прозрачность и соответствие требованиям законодательства. Такой подход минимизирует риски административной ответственности и выстраивает чёткие и понятные отношения с налоговыми органами по всем местам осуществления бизнеса.