Положение о контрактной службе по 44-ФЗ на 2026 год: образец и пошаговая инструкция по разработке
Для заказчиков с совокупным годовым объемом закупок (СГОЗ) более 100 миллионов рублей наличие контрактной службы и утверждённого Положения о ней — прямая обязанность, установленная статьёй 38 Федерального закона № 44-ФЗ. Это не просто внутренний регламент, а ключевой документ, который определяет, кто и как в организации будет выполнять весь цикл закупок: от планирования до приёмки товаров, работ и услуг. Грамотно составленное Положение позволяет не только выстроить эффективную систему управления закупками, но и служит надёжной защитой от претензий контролирующих органов.
В этом материале мы разберём все этапы создания Положения о контрактной службе с учётом актуальных требований 2026 года, рассмотрим его типовую структуру и дадим практические рекомендации, чтобы ваш документ соответствовал закону и реальным процессам.
Часть 1. Правовая основа: когда и зачем создавать контрактную службу
1.1. Обязанность заказчика по 44-ФЗ
Контрактная служба создаётся на основании статьи 38 Федерального закона № 44-ФЗ. Это требование становится обязательным, если совокупный годовой объем закупок (СГОЗ) заказчика превышает 100 миллионов рублей.
При меньшем СГОЗ заказчик имеет право выбора: либо создать контрактную службу (в том числе из нескольких человек), либо назначить единственного контрактного управляющего, на которого возлагаются все функции и полномочия по закупкам.
1.2. Нормативная база для разработки Положения
При разработке Положения о контрактной службе необходимо опираться на следующие документы:
1.3. Функции Положения
Положение о контрактной службе выполняет несколько ключевых функций в организации закупочной деятельности:
- Устанавливает круг задач и полномочий сотрудников, участвующих в закупках;
- Регламентирует порядок взаимодействия между работниками контрактной службы и с другими подразделениями;
- Снижает риски организационных и правовых ошибок, чётко разграничивая ответственность;
- Формирует основу для внутреннего контроля и внешнего аудита;
- Демонстрирует контролирующим органам наличие выстроенной системы управления закупками.
Часть 2. Ключевые требования к контрактной службе в 2026 году
2.1. Состав и численность
Контрактная служба может быть создана как отдельное структурное подразделение, либо её функции могут выполняться штатными работниками без образования такого подразделения. В любом случае:
- Минимальная численность — не менее двух человек (руководитель и работник контрактной службы).
- Руководитель контрактной службы назначается приказом руководителя заказчика.
- Структура и штатная численность определяются руководителем заказчика и фиксируются в Положении.
2.2. Квалификационные требования к работникам
Согласно части 6 статьи 38 Закона № 44-ФЗ, работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.
2.3. Новые обязанности в 2026 году
С учётом изменений законодательства, в Положении о контрактной службе на 2026 год рекомендуется закрепить следующие обязанности:
- Работа с реестром независимых гарантий, цифровыми контрактами и цифровыми дополнительными соглашениями;
- Соблюдение требований по национальному режиму (постановление Правительства РФ № 1875);
- Контроль прослеживаемости и маркировки товаров;
- Формирование новой отчётности (начиная с 2026 года — обязательный отчёт);
- Расчёт НМЦК с учётом новых правил (индексов, ставки НДС 22% и т.д.);
- Учёт изменений в реестре контрактов (с 1 июля 2026 года реестр дополняется сведениями об оплате налогов и удержанных неустойках).
Часть 3. Структура Положения о контрактной службе: типовое содержание
Положение о контрактной службе — это внутренний нормативный документ заказчика, который утверждается его руководителем. Типовая структура Положения, разработанная на основе приказа Минфина № 158н, включает следующие разделы:
3.1. Общие положения
В этом разделе указываются:
- Правовые основания для создания контрактной службы (ссылки на статьи 44-ФЗ, ГК РФ, БК РФ);
- Нормативные акты, которыми руководствуется служба в своей деятельности;
- Порядок взаимодействия с другими подразделениями заказчика.
Пример формулировки:
«Контрактная служба в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом о контрактной системе, гражданским и бюджетным законодательством, нормативными правовыми актами о контрактной системе, Типовым положением (регламентом) о контрактной службе, утверждённым приказом Минфина России от 31 июля 2020 г. № 158н, а также настоящим Положением».
3.2. Организация деятельности контрактной службы
В этом разделе необходимо закрепить:
- Состав и структуру контрактной службы (отдельное подразделение или штатные работники);
- Численность (не менее двух человек);
- Порядок назначения руководителя и работников;
- Требования к квалификации (наличие высшего образования или дополнительного профобразования в сфере закупок);
- Обязанность по предотвращению и урегулированию конфликта интересов.
3.3. Функции и полномочия контрактной службы
Это самый объёмный раздел Положения. В нём подробно описываются действия контрактной службы на всех этапах закупочного процесса:
3.3.1. Функции при планировании закупок
3.3.2. Функции при определении поставщика
- Выбор способа определения поставщика (аукцион, конкурс, запрос котировок, закупка у ЕП);
- Разработка извещений и документации о закупках;
- Обеспечение работы комиссии по осуществлению закупок.
3.3.3. Функции при исполнении, изменении и расторжении контракта
- Контроль за исполнением контрактов и соблюдением сроков поставок;
- Организация приёмки товаров, работ, услуг (в том числе с оформлением документа о приёмке);
- Подготовка и заключение дополнительных соглашений (в случаях, предусмотренных ст. 95 44-ФЗ);
- Размещение сведений в реестре контрактов и реестре независимых гарантий.
3.4. Разграничение обязанностей и ответственности
В этом разделе Положения необходимо чётко определить:
- Обязанности руководителя контрактной службы (общее руководство, распределение полномочий, контроль);
- Обязанности работников контрактной службы (по этапам закупочного процесса);
- Порядок взаимодействия с другими подразделениями заказчика (юридической службой, бухгалтерией, профильными отделами).
Важно: Обязанности между работниками контрактной службы распределяются руководителем и фиксируются в Положении. Работники контрактной службы также обязаны принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов в соответствии с Федеральным законом № 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
3.5. Порядок внесения изменений в Положение
В Положении следует предусмотреть, кто имеет право вносить изменения, в каком порядке они утверждаются и как доводятся до сведения работников.
Часть 4. Пошаговая инструкция по разработке и утверждению Положения
Разработка и утверждение Положения о контрактной службе включает несколько последовательных этапов.
Шаг 1. Разработка проекта документа.
Учитывайте внутренние процессы, особенности закупок и правовую базу. Лучше всего использовать готовый шаблон (например, типовое положение из приказа Минфина № 158н) и адаптировать его под структуру и численность вашей организации.
Шаг 2. Согласование с заинтересованными подразделениями.
Направьте проект на согласование в юридический отдел, бухгалтерию, профильные подразделения, которые участвуют в закупочном процессе. Это поможет избежать конфликтов на этапе исполнения.
Шаг 3. Проверка на соответствие актуальному законодательству.
Убедитесь, что Положение учитывает все изменения 2026 года: новые требования к реестру контрактов, национальный режим, ставку НДС 22% и другие новеллы.
Шаг 4. Утверждение Положения руководителем.
Положение утверждается приказом руководителя заказчика. В приказе также можно назначить руководителя и состав контрактной службы.
Шаг 5. Ознакомление работников.
Все работники контрактной службы должны быть ознакомлены с Положением под подпись.
Шаг 6. Размещение информации о контрактной службе в ЕИС (при необходимости).
Сведения о контрактной службе (состав, руководитель) должны быть отражены в реестре зарегистрированных организаций в ЕИС.
Часть 5. Ответственность работников контрактной службы
Работники контрактной службы несут персональную административную ответственность за нарушения законодательства о контрактной системе в пределах своих полномочий. Примечание к статье 2.4 КоАП РФ прямо приравнивает контрактных управляющих и работников контрактной службы к должностным лицам.
Ниже приведены основные составы административных правонарушений, за которые работники контрактной службы могут быть привлечены к ответственности:
Часть 6. Частые ошибки при разработке Положения
Часть 7. Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Нужно ли разрабатывать Положение о контрактной службе, если СГОЗ менее 100 млн рублей и назначен контрактный управляющий?
Ответ: Нет, в этом случае разработка Положения не требуется. Достаточно назначить контрактного управляющего и закрепить его полномочия в приказе или должностной инструкции.
Вопрос 2. Можно ли совмещать функции контрактной службы с другими должностными обязанностями?
Ответ: Да, если численность организации не позволяет выделить отдельных сотрудников. Функции контрактной службы могут выполняться штатными работниками без образования отдельного структурного подразделения. Однако их основные должностные обязанности должны быть скорректированы с учётом функций по закупкам.
Вопрос 3. Как часто нужно обновлять Положение?
Ответ: Положение необходимо актуализировать при каждом существенном изменении законодательства о контрактной системе, а также при изменении штатной структуры или объёма закупок заказчика. Рекомендуется не реже одного раза в год проверять Положение на соответствие актуальным нормам.
Вопрос 4. Нужно ли размещать Положение о контрактной службе в ЕИС?
Ответ: Прямой обязанности размещать само Положение в ЕИС нет. Однако сведения о контрактной службе (состав, руководитель) должны быть отражены в реестре зарегистрированных организаций. Положение является внутренним документом организации.
Вопрос 5. Что делать, если в организации несколько обособленных подразделений (филиалов), которые осуществляют закупки самостоятельно?
Ответ: В этом случае рекомендуется разработать отдельные Положения для каждого подразделения, либо в едином Положении предусмотреть особенности организации закупок для филиалов, закрепив порядок взаимодействия с головным офисом.
Часть 8. Где скачать образец Положения
Вы можете использовать следующие источники для разработки собственного Положения:
- Типовое положение (регламент) о контрактной службе, утверждённое приказом Минфина России от 31.07.2020 № 158н — базовая структура документа.
- Примерная форма положения о контрактной службе на портале ГАРАНТ (октябрь 2025).
- Образцы реальных Положений, утверждённых органами местного самоуправления (например, Администрации Валдайского муниципального округа).
Важно: Не копируйте чужие Положения без адаптации. Обязательно учитывайте штатную структуру, численность и специфику закупок вашей организации.
Заключение
Ключевые выводы по разработке Положения о контрактной службе в 2026 году:
- Положение о контрактной службе обязательно для заказчиков с СГОЗ более 100 млн рублей. При меньшем объёме закупок можно ограничиться назначением контрактного управляющего.
- При разработке следует руководствоваться приказом Минфина № 158н. Старое типовое положение, утверждённое Минэкономразвития № 631, утратило силу с 27 ноября 2026 года.
- Положение должно чётко разграничивать обязанности и полномочия между руководителем и работниками контрактной службы, а также определять порядок взаимодействия с другими подразделениями.
- В 2026 году в Положении необходимо учесть новые требования: работу с реестром независимых гарантий, национальный режим, прослеживаемость товаров, новую отчётность и расчёт НМЦК с учётом ставки НДС 22%.
- Работники контрактной службы несут персональную административную ответственность за нарушения в сфере закупок. Чёткое распределение обязанностей в Положении — залог правильного определения виновного при проверках.
- Положение — это «живой» документ. Его необходимо регулярно актуализировать при изменении законодательства, штатной структуры или объёма закупок.
Грамотно разработанное Положение о контрактной службе — это не просто формальный документ, а эффективный инструмент управления закупками и защиты от претензий контролирующих органов.
